עצות למנמ"ר להתמודדות עם חידוש מערכות הארגון

לפני שחושבים על חידוש מערכות הארגון, ראשית צריך להבין היטב מה רוצים לחדש ולמה. כלומר, חידוש לשם חידוש אינו  אוי, אלא אם זה משרת מטרה גדולה יותר – וזה לעזור לארגון לצמוח ולהיות יותר תחרותי.

ארגון IT טוב צריך כל הזמן לשאול את עצמו שלוש שאלות; למה? מה? ואיך?

● למה? היכולת להקשיב ולזהות מה הלקוח רוצה וגם צריך (כי לא תמיד הלקוחות יודעים להגיד מה הם צריכים).
● מה? היכולת לייצר באופן קבוע רעיונות חדשים לשירותים ומוצרים חדשים (שהלקוחות רוצים וצריכים).
● איך? היכולת להוציא את אותם מוצרים ושירותים מהר לשוק.

כדי ליישם כל אחת מהיכולות האלה, נדרש IT חזק, יוזם, פרואקטיבי וחדשני.

אם המנמ"ר שאל נכון את השאלות והגיע לתשובות טובות, הוא ייצר אג'נדה נכונה שמובילה את הארגון קדימה.

פעילות המנמ"ר בהיבט של חידוש המערכות אמורה בגדול להתמקד במספר עולמות:
● תשתיות המאפשרות להרים סביבות באופן מהיר לטובת פיתוח המוצרים והשירותים החדשים, ואפשרות להקמה מהירה של סניפים חדשים בפריסה גלובלית.
● איסוף וניתוח דטה המאפשרים הבנה טובה יותר של צרכי הלקוחות, של התנהגות הלקוח ובהתאם לכך מאפשרות להציע את המענה הנכון בזמן הנכון ובמקום הנכון שבו הלקוח צריך אותו.
● פתרונות התומכים בשירותי Self Service ופעילות דיגיטלית המאפשרים ללקוח לצרוך את השירות ו/או המוצר של החברה מכל מקום ובכל זמן.
● טכנולוגיות המאפשרות פרואקטיביות (לדוגמה, אינטרנט של הדברים), המאפשרות עליה ברמה של חוויית הלקוח המוצעת על ידי החברה ללקוחותיה.

חשוב לציין שלצד החידושים בטכנולוגיות ובמערכות, נדרש גוף מערכות המידע (כמו גם כל הארגון) להטמיע תהליכי עבודה אג'יליים, שיאפשרו באמת את הגמישות – לא רק ברמת גוף הפיתוח, אלא ברמת הארגון – כדי להגיע למצב שבו השירותים והמוצרים החדשים מגיעים מהר לשוק, ללקוחות.

סדר העדיפויות אמור להיקבע בהתאם לפער שבין המצב הרצוי שציינתי קודם לבין המצב הקיים והאילוצים הקיימים בחברה.

אני מאמינה בפעולה מקבילה הן לטווח הקצר והן לטווח הארוך. יחד עם זאת, ברור שכדי להגיע לחוויית לקוח יוצאת דופן, מערכות המידע צריכות גם לתמוך בכך.

לדוגמה, אם המידע המגיע ממספר מקורות אינו מסונכרן, חייבים קודם כל לייצר את הסנכרון והאינטגרציה בין הנתונים השונים על מנת שניתן יהיה לנתח אותם כהלכה ולעשות בהם שימוש חכם המאפשר לחברה לעבור למוד פרואקטיבי מול הלקוחות שלה.

בנוסף, אני ממליצה לבחון פלטפורמות טכנולוגיות המאפשרות חיבור קל ופשוט בין היישומים השונים של מכירות, שירות, אתר לקוחות, e-commerce, וכו'.

ככל שהפלטפורמה מאפשרת יותר פונקציונליות, כך יש פחות צורך בפיתוח ממשקים (כלומר, פחות נקודות כשל בתהליך ופחות זמן פיתוח).

אז אפשר להתחיל לפתח גם אפליקציות שהן חדשניות יותר, שבאמת נותנות ללקוח ערך מוסף על מה שהוא כבר מקבל ממילא. כי לפתח עוד אפליקציה, או לשדרג את אתר הלקוחות רק כי זה טרנדי – אין בזה שום תועלת. אם כבר עושים את זה – צריך שזה יביא איתו ערך מוסף ללקוח (וכתוצאה מזה ישמור את הלקוח נאמן  לחברה, ויביא כמובן ערך מוסף לחברה עצמה).

איך אנחנו עוזרים למנמ"ר?

בשוק קיים מגוון עצום של פתרונות ופלטפורמות טכנולוגיות, אשר בסופו של דבר עונות כמעט על כל צורך ונבדלות אחת מהשנייה בניואנסים.

איך בוחרים את הפתרונות הנכונים לארגון הספציפי? התשובה היא שרק באמצעות בניית Ever Adapting IT והסתכלות הוליסטית על כלל ההיבטים (טכנולוגיה, תהליכי עבודה ומיינדסט ארגוני), אבחון של הארגון הספציפי והמצב שבו הוא נמצא באותו רגע וחשיבה קריאייטיבית, ניתן להתאים את הפתרונות הטכנולוגיים הרצויים ולייצר סדר עדיפויות שמאפשר יצירת ערך אופטימלית.

הכל תלוי בפער שבין המצב שבו הארגון נמצא לרמה שאליה הוא שואף להגיע ובנכונות של הארגון לבדל את עצמו באמת מכל שאר המתחרים ולא לנסות לעשות "עוד מאותו דבר".

הסיוע שלנו למנמ"רים

מאחר ואנו חברה חדשנית ופורצת דרך, אנחנו משלבים חדשנות טכנולוגית, תהליכי עבודה אפקטיביים ושיטות ניהול מתקדמות בגישת One Stop Shop, משלב האסטרטגיה ועד ההטמעה.

אנו נותנים את הפתרון על ידי הסתכלות מעגלית שמתחילה מהלקוח פנימה לתוך הארגון ומהארגון החוצה ללקוח, ועובדים לפי שיטה המתבססת על עקרונות עבודה אג'יליים, המאפשרת להשיג Quick Wins – ערך מקסימלי ללקוח תוך מינוף המשאבים הקיימים ובזמן קצר.

כשאנו עובדים עם המנמ"ר אנחנו מביאים את הגישה ההוליסטית ומהווים גשר שבין הביזנס לטכנולוגיה, תוך הבנה של האילוצים שאיתם מתמודדים המנמ"רים, ויכולת "הכלה" של הארגון כולו.

אנחנו עוזרים למנמ"ר ולארגון כולו  לעשות את השינוי, תוך רתימה של כל הגורמים המושפעים, על מנת לא ליצור טלטלות בתוך הארגון וכדי  לייצר סיסטם ארגוני שיאפשר לארגון להתאים את עצמו לכל שינוי שיגיע, כדרך חיים.

תהליכי הייעוץ שלנו מתחילים בשלב של אבחון של כלל האספקטים, לאחר מכן עוברים לשלב בניית התוכנית האסטרטגית, תעדוף הפרויקטים הנגזרים מהתוכנית האסטרטגית, בניית תכנית עבודה אג'ילית, הבנויה מ-"ספרינטים" קצרים, וליווי הארגון בשלב הביצוע.

הכותבת הינה מנכ"לית Experity.