איך סתמו את החורים השחורים בשירותי הדת בישראל?

ועדת המדע והטכנולוגיה של הכנסת דנה היום (ב') בפרויקט הדגל הטכנולוגי של המשרד לשירותי דת, שירת הים, בדיון שהתקיים במעמד השר לשירותי דת, הרב דוד אזולאי. זהו אחד מפרויקטי ה-IT המשמעותיים ביותר שנערכו במגזר הממשלתי בשנים האחרונות.

הפרויקט חולש על 132 מועצות דתיות ומאות גופי קבורה כגון חברה קדישא, שיש להם ממשק עם כמעט על אזרח במדינה. המועצות הדתיות ממונות על ידי הרשויות המקומיות והינן גופים סטטוטוריים עצמאיים המתוקצבים על ידי המדינה. גופי הקבורה הם עמותות וחברות שמקבלות רשיון והקצאת קרקעות מהמדינה להקמת בתי עלמין ולטיפול בתהליך הקבורה. הפרויקט זכה בפרס מצטייני המחשוב של אנשים ומחשבים והמנמ"ר, ליאור אשכנזי, אף קיבל את פרס המנמ"ר המצטיין לשנת 2016 – ולא במקרה.

אשכנזי ירצה על המערכת בכנס פורום המנמ"רים והמנכ"לים C3 מבית אנשים ומחשבים, שייערך בסוף השבוע הקרוב בדבלין, בירת אירלנד. הוא מגדיר את המציאות שהייתה לפני כניסתה של המערכת לשימוש כ-"חורים שחורים במחשוב שירותי הדת". כל מועצה רכשה מערכות לעצמה, אם בכלל, חלקן ללא רישוי, פעולות כמו הנהלת חשבונות ושכר בגופים חיצוניים נעשו במיקור-חוץ ותהליכי הרכש ומשאבי האנוש לא היו מבוקרים.

את התוצאות הרגיש כל אזרח ואזרח במגע שלו עם שירותי הדת, שלדברי אשכנזי מתקיימים "מהלידה ועד המוות שלו". רבים מאתנו חוו על בשרם לפחות פעם אחת חוויה לא נעימה של ביקור באחד ממשרדי הדת, כדי לטפל בנושאי רווקות, נישואים או הוצאת תעודת פטירה, לא עלינו. בכל אחד מגופי הדת הייתה מערכת עצמאית, שלא היה לה כל ממשק עם משרדי הממשלה האחרים – עובדה שהקשתה מאוד על הפיקוח, הבקרה וכמובן התקצוב היעיל.

הטמעת המערכת והתוצאות – בקצרה

איך זה קרה? בתחילה, אשכנזי הציג תוכנית אב למחשוב בפני הנהלת המשרד, שנועדה לתת מענה לכל אותם חורים שחורים. התהליך לא היה קל. המטרות, כפי שהוגדרו בפני ההנהלה, היו האחדת תהליכי העבודה, גמישות והתאמה לצרכים שונים, והכי חשוב – שיפור השירות לאזרח.

היישום לא היה פחות קשה מאישור קבלת התוכנית. מדובר בגופים שמנוהלים על ידי גורמים שונים, שלכל אחד יש אינטרסים משלו. יש את המועצות הדתיות, שמנהלות מאז ומתמיד אג'נדה שדורשת מהמשרד לשירותי דת עצמאות מקסימלית, את מועצת הרבנות הראשית, שלא מאפשרת למשרד זה לשחק יותר מדי במגרש שלה, יש גורמי ממשלה עם מגמות שונות וכמובן, איך אפשר בלי פוליטיקה. אנשי מערכות המידע היו צריכים לתמרן בין כל אלה בזהירות, אבל בנחישות.

הפרויקט תוקצב ב-45 מיליון שקלים, ארך שלוש שנים והוא מקיף כ-2,000 משתמשים. המערכת פותחה בטכנולוגיית דוט.נט בשילוב כלי נוספים, בהם Office 365, ומנגנוני אבטחת מידע. המטרה הייתה לתת מענה לכל קשת הנושאים שהגופים הללו מטפלים בהם: נישואין, כשרות, קבורה, מקוואות ועירובין, ותהליכי העבודה הפנימיים של המועצות.

בנוסף לפיתוח מערכת המידע, המשרד פורס תשתיות תקשורת ועמדות קצה בכלל המועצות הדתיות ומלווה את הטמעת המערכת באמצעות צוות מדריכים.

השינוי, ללא ספק, מורגש. מי שנזקק לשירותי המשרד בשנה-שנתיים האחרונות גילה שיש שורה של שירותים, טפסים ותהליכים שניתן לעשותם אונליין, מבלי שצריך להגיע פיזית למשרדים.

לדברי אשכנזי, המפתחות להצלחת הפרויקט, שכאמור – זכה לשבחים רבים וגם לפרסים לא מעטים, הם: חיבור לאסטרטגיה של המשרד, רתימה ושיתוף כלל בעלי העניין בו, ופיתוח מערכת שמותאמת למשתמשים, על מנת שיצליחו להתחבר אליה. הוא לא שוכח לציין מפתח חשוב להצלחת הפרויקט, בדמות הצוותים שעשו את העבודה, שאת הנמנים עליהם הוא מגדיר "שחקני נשמה". המצגת שתוצג בדבלין כוללת שקף ובו מכתבי תודה שכתבו משתמשים – תופעה ממש לא מובנת מאליה במערכת היחסים שהייתה קיימת בין גופים אלה לציבורים רחבים.

השורה התחתונה: שירת הים היא לא עוד פרויקט טכנולוגי מוצלח, אלא פרויקט שבעזרת כלים טכנולוגיים אפשר מהפך ארגוני דרמטי באחד הגופים שהיו יותר מסורבלים בשירות הממשלתי. לא פחות חשוב, הוא אפשר למשרד ולממשלה שליטה, בקרה, ותקצוב נכון יותר של שירותים.

כאשר מדברים על פרויקטי IT, המונח "חורים שחורים" עולה באופן תדיר. המקרה של המשרד לשירותי דת הוא מקרה מובהק שבו הטכנולוגיה הצליחה לסתום את מירב החורים השחורים הללו, וזה לא דבר של מה בכך.