"לא עוצרים תוך כדי העבודה על המעבר – מתקדמים ומתמודדים"

מאות מומחים ואנשי מקצוע התכנסו באחרונה באולם LAGO בראשון לציון בכנס מעבר משרדים 2017 – Moving IT Office. כולם הגיעו כדי ללמוד, לדסקס ולהעשיר את הידע שלהם אודות ניהול פרויקט "מעבר המשרד".

בין משתתפי הכנס היו גם רבים העוסקים מזה שנים רבות בתהליך המורכב הזה, הדורש ידע טכני ומקצועי נרחב, ושלהם ניסיון מצטבר בתחום.

אודי חנוני, מנהל יחידת מחשב בבנק HSBC, הגיע כדי להוכיח לבאי הכנס שיש חיים אחרי מעבר משרד ענק. קבוצת HSBC אחזקות היא אחת הקבוצות הפיננסיות הגדולות בעולם, ומבחינת שווי נכסים הקבוצה שניה רק לקבוצת סיטיבנק (CitiBank).

רשמית נחשב הבנק בריטי, ומשרדיו הראשיים נמצאו מאז שנות ה-90 של המאה הקודמת במרכז העסקים של לונדון, אך לאחרונה הועברו מוקדי הנהלה רבים להונג קונג, כי עיקר הצמיחה של הבנק בשנים הבאות צפויה להגיע מכיוון אסיה. הקבוצה מעסיקה מעל 300 אלף עובדים שפעילים בכ-7,000 משרדים ב-87 מדינות.

לא עוצרים

חנוני המליץ על סמך ניסיון המעבר האחרון של הקבוצה כי "לא עוצרים. מתקדמים ומתמודדים תוך כדי העבודה על המעבר".

הוא הציע לחברות לבדוק היטב את המומחים שבוחרים – לבחון המלצות ורקע. "אנחנו בחרנו להתעסק עם מספר רב של יועצים. תחומי התקשורת, התאורה, החשמל, ועוד. כולם חשובים ליצירת משרדים חכמים".

לדבריו, "מנהל הפרויקט צריך לדעת מהם המדדים שעל פיהם נוכל להגדיר הצלחה של פרויקט או כישלון. יש חברות, כמו חברות ביטוח, שהחליטו לפרוס את המעבר על פני כמה ימים, אולי בסופי שבוע. אנחנו עברנו בסוף שבוע אחד, ומניסיוננו אולי כדאי בכל זאת לפרוט זאת על פני מספר פעימות", הוא המליץ.

מוטי בניאן, עורך דין ואדריכל. צילום: ניב קנטור

חברות היי-טק, סטארט-אפ, עיריות ומועצות מקומיות ועוד ארגוני ענק רבים, צריכים גם לתת את הדעת על הפן המשפטי-חוזי של המעבר העתידי. מוטי בניאן, עורך דין ואדריכל שכתב שלושה ספרים ומרצה בשלוש מכללות, שיתף את באי הכנס בניסיונו העשיר.

"יש מושגים משפטיים ודברים שעליכם כלקוח לדעת גם כשמצוידים בעורכי דין. אני תמיד חושב שהלקוח עצמו רואה נכון יותר את הבעיות", פתח עו"ד בניאן את דבריו.

"כל חוזה בין בני אדם נמצא תחת קטגוריה של 'חוק החוזים', לא משנה מה נושא המחלוקת. אבל יש תחומים שבהם החוק הכללי, להרגשת המחוקק, לא מספיק ואז נחקק חוק מיוחד, למשל חוק הנדל"ן או חוק יחסי ממון", אמר בניאן.

בניאן ממליץ להקפיד על גילוי נאות – בין שני הצדדים של החוזה, תמיד לאחד יש יותר ידע. החוק מחייב אותו, גם אם הצד השני לא שואל, לגלות את המידע הרלוונטי. למשל, אם אני יודע שאני משכיר לך מתחם שבו חלקים שנבנו ללא היתר, אם מיוזמתי לא סיפרתי – ניתן לתבוע אותי".

התנגדות לא סבירה

"השופט אהרן ברק, הוא שלפני מספר שנים קבע שמיוזמת הצדדים לגלות אלו לאלו את כל הפרטים גם בלי שישאלו. בנוסף, כל סוג של חוזה שצד אחד נכנס אליו מתוך או תוך הסתמכות על עובדה מוטעית – אפשר לבטל אותו. חוץ מכדאיות העסקה. כי דיני חוזים יוצאים מנקודת הנחה שהפעולה של הצדדים חייבת לנבוע משקיפות ומבלי שלאחד הצדדים יש חוזק על האחר".

בנוגע למושג חכירה וחכירה לדורות, הסביר בניאן כי "לפי החוק שכירות – עד חמש שנים, כולל האופציה, זה חוזה שלא טעון מסמך בכתב. לחיצת יד מספיקה ויכולה לאכוף על הצד השני את החוזה. רק מעל חמש שנים יש צורך במסמך כתוב לצורך תוקף משפטי, ומעל 10 שנים זה נחשב כבר כחכירה לדורות".

"השכרת-משנה או העברת שכירות לגורם אחר – גוף ששוכר שטח ל-10 או יותר שנים, לטווח ארוך, ומרגיש אחרי זמן שחלק מהשטח מיותר, יהיה מעוניין באופציה להשכרת-משנה או להעברת שכירות, גם אם בחוזה כתוב שאסור לך לעשות זאת על-פי חוק השכירות וההשאלה אתה רשאי לעשות זאת והבעלים לא יכול להתנגד אלא מטעמים סבירים".

"הפילוסופיה של דיני נדל"ן בנויה על כך שאיש לא ירגיש כבן ערובה ושיש ביקוש מספיק לנכס. בית המשפט יכול בהחלט לחייב את הבעלים ולומר לו שההתנגדות שלו לא סבירה. זה מכונה סעיף קוגנטי".

"הרבה פעמים המשכירים משכירים בתוך המבנים שטחים שעל-פי חוק אסור לעשות עליהם עסקה כי הם רכוש משותף. מבחינת השווי – יש לקחת זאת בחשבון. חללים ללא היתר צריכים לצאת מהתשלום, כי משלמים רק על נכס חוקי מבחינה עירונית. אם למשל יש ממ"ד לכל הקומה בשטח הזה – אין לשלם עליו".

היתר – "אין בניין במדינה שנראה אותו דבר כמו התסריט שעל פיו קיבלו את היתר הבנייה. רק לאחר ההיתר מתחילים השינויים של הקבלן, והעירייה יודעת זאת", אמר בניאן.

למנוע עוגמת נפש גדולה בעתיד

"מה שאתם צריכים לבקש זה את התסריט הסופי, איך הנכס עומד להיראות בסוף העבודה. למה זה חשוב? כי לבסוף נבחן הנכס האם נבנה לפי ההיתרים. בעניין הזה אם שכרתי עסק לתקופה ארוכה, העירייה עלולה להגיש כתב אישום לא רק כנגד הקבלן אלא גם כנגד השוכר כמחזיק".

"צריך להיות סעיף שאם מסיבה כלשהי הרשות המקומית מבקשת להפסיק את השימוש כי הוא בניגוד לכללים – שתהיה לי האופציה לצאת. המשכיר המצוי אוהב לפצל קומות לכמה שיותר משרדים – לפעמים הוא אומר לעצמו 'מה אכפת לעירייה אם אני מפצל?'. זה לא עובד ככה. פיצול פירושו עוד מקום בחנייה, במקלט, בהסדרי כיבוי האש".

"יש מחויבות לדאוג לכל מני תקנים שכאלו ואם אלו לא יוקפדו, העירייה יכולה לבוא ולומר שהקומבינה הזו בניגוד לתקנותיה, ולכן עליכם לעזוב את המקום ולסגור את המשרד. דאגה מראש לפרטים אלו תמנע עוגמת נפש גדולה בעתיד.

"שימו לב לשטח נטו וברוטו של הנכס", הפציר בניאן בשומעיו. "המחוקק שינה לפני כשבע שנים את המצב והתקין את חוק מטר דירות – שטח נטו לפי החוק החדש הוא שטח הדירה נטו, אבל עם תוספת של מחצית משטח הקירות".

ודבר נוסף, אמר בניאן לסיכום, "לכל חוזה צריך לצרף תסריט ואת המפרט הטכני. למפרט יש חשיבות גדולה מאוד, כי רואים בו בכל חדר כמה שקעים ונקודות חיבור, ולפיכך – באיזה צד יהיו הרהיטים והציוד. כך תמנעו מכבלים מאריכים ומיתר אלתורים".