IFN העלתה מערכת ניהול מסמכים בעיריית רמת גן במיליוני שקלים

IFN מקבוצת יעל הטמיעה מערכת של יבמ (IBM) לניהול מסמכים ותהליכי עבודה בעיריית רמת גן. הפרויקט ארך כשנה והסתיים בימים אלה. היקפו הכספי של הפרויקט עומד על מיליוני שקלים.

הפרויקט כלל הטמעת תשתית FileNet Content Manager של הענק הכחול, יחד עם מוצר ה-DriveU של IFN. המערכת מספקת פתרון כולל לשליפה ולאחזור של מסמכים בפורמטים שונים מארכיוני המחלקות השונות וניהול תהליכי עבודה כדוגמת: פניות ציבור, גבייה, תיקי עובדים ועוד.

המערכת החדשה החליפה את המערכת הקיימת בעירייה, והיא תרחיב, תייעל ותשפר את ניהול המסמכים ותהליכי העבודה במחלקות ואגפי העירייה. המערכת תשרת מאות משתמשים בכלל מחלקות ולשכות העירייה.

המערכת שהותקנה בענן, מטפלת בסביבות עבודה הכוללות ממשקים וקישורים למערכות IT אחרות בעירייה, כגון CRM. בנוסף, הפתרון שהוטמע כולל יכולות סריקה, אוטומציה והסבת המסמכים ממקורות שונים.

ירון יהב, מנמ"ר עיריית רמת גן. צילום: ניב קנטור צילום: ניב קנטור

ירון יהב, מנמ"ר עיריית רמת גן, אמר כי "יישום הפרויקט מאפשר לעירייה, בצורה ממוכנת ודיגיטלית, לנהל באופן מרוכז את כלל המסמכים שלה – הן הפנימיים והן אל מול התושבים. הוא מאפשר למשתמשים נגישות מהירה וממוקדת למידע".

יהב הוסיף כי "הטמעת הפרויקט היא צעד נוסף ומשמעותי בהליכי התייעלות ושיפור השירות לתושב. זאת, בהתאם לחזון ראש העיר ולעשייה העירונית במשך שלוש השנים האחרונות. המערכת תייעל את הפעילות באגפי העירייה השונים ומצטרפת למערכות ניהול חכמות נוספות ששולבו בפעילות העירייה באחרונה".

משה יבניאל, משנה למנכ"ל IFN, הוסיף כי "המוצרים שלנו מותקנים כיום בכ-220 רשויות ועיריות, לשימוש מחלקות העירייה ובממשקים למערכות התפעוליות. הפרויקט הביא לחידוש מערך ניהול המסמכים והתהליכים העסקיים בעיריית רמת גן והוא נידבך חשוב בהתחדשות העירונית".