"נגמרו הימים בהם ה-IT יכול לעכב את הארגון; עליו להיות תחרותי"

"הימים בהם ה-IT יכול היה לעכב את הארגון אינם עוד, הם נגמרו. ה-IT של ימינו צריך להיות גורם תחרותי, שלא מפריע לעסק להתפתח", כך אמר נועם זיימן, מנהל ה-BI של שטראוס מים.

זיימן דיבר במפגש של פורום BI מבית אנשים ומחשבים, שהתקיים אתמול (ב') ב-yes Planet בראשון לציון. מנחה המפגש היה אמיר רסקין, שותף ב-B-Pro.

השאלה המרכזית עליה ענה זיימן היא: איך להפוך מחברה שמידע הוא כאב עבורה לחברה שבה הוא מהווה יתרון תחרותי?

"מאות דו"חות מסתובבים בארגון, אנליסטים מבזבזים שעות וימים על להוציא דו"חות, לאגד אותם, לשלוח סיכומים יומי ושבועי – והימים נעלמים", אמר. "ישיבות מתבזבזות על כך שהמחלקות בארגון לא מדברות את אותה השפה ושיש מקרים בהם לא מתקבל המידע הנכון בזמן הנכון. ארגונים רוצים שזה יקרה, ולא לקבל החלטות על סמך מידע חלקי. נגמר העידן שבו הם יכולים להחליט על סמך אינטואיציה. אי אפשר להחליט היום עם המתודולוגיות של אתמול ולהיות במחר".

"כיצד ה-BI יכול לסייע בכך?", שאל והשיב: "הוא יכול לספק לארגון את ההחלטות, על ידי כך שיספק להנהלה את כל המידע, בצורה קלה ופשוטה ותוך יכולת לחלוק אותו האחד עם השני. ברגע שמבינים את המידע ומסדרים אותו נכון, אפשר לקבל החלטות הרבה יותר בקלות".

המקרה של שטראוס מים

זיימן הדגים את דבריו באמצעות המקרה של החברה בה הוא עובד, שטראוס מים. "היו לנו שלוש מערכות Legacy שבכל אחת מהן היו דו"חות שונים, בסך הכול – יותר מ-630. גילינו שלמעלה מ-50% מהדו"חות לא בשימוש. מספרם צריך להיות הרבה פחות מחצי, הגם שמדובר בארגון שיש בו עושר של מידע", ציין.

"החלטנו להקים מערכת Data warehouse (או DW) מרכזית, כי כמו הרבה ארגונים, הבנו שאי אפשר להתנהל ככה. היה לנו חשוב שכולם ידברו את אותה השפה ושניתן למשתמשים את הכלים הנכונים והקלים לבנות דו"חות. כך, למשל, ה-Excel שלנו מחובר ל-DW ושואב ממנו בכל יום את הנתונים. המטרה היא לאפשר למשתמשים לשמור את הדו"חות שהם רוצים בצורה שהם רוצים", אמר זיימן.

הוא ציין כי "היה לנו חשוב להטמיע מערכת שתסתכל גם ברמה הפרטנית, כדי לאפשר לאנליסטים לעבוד, וגם ברמה הכללית, כך שההנהלה תוכל לקבל יותר נתונים".

זיימן הוסיף ש-"בהטמעה של מערכת BI חדשה בארגון, אחת ההתלבטויות הראשונות היא מה יהיה המודל הראשון שיוטמע. החלטנו ללכת על מודל הלקוחות מאחר שהוא נותן מידע עליהם לכמעט כל מחלקה בארגון. לאחר מכן המשכנו עם המודלים המסורתיים כמו מכירות, כוח אדם ואיכות, והיה לנו חשוב לתת ערכים מוספים שמערכות ישנות לא יכולות לתת. כך, למשל, הכנסנו ל-DW רשתות חברתיות: אנחנו יכולים לדעת מה אומרים עלינו בהן ואיך זה משפיע עלינו ועל הפעילות שלנו מול הלקוחות, שולחים סקרי שביעות רצון ועוד. חלק מהכלים פותחו אצלנו וחלק על ידי חברות חיצוניות".

עוד הוא אמר ש-"בעתיד נכניס למערכת מידע מאתרי אינטרנט ואנחנו הולכים לקראת אינטרנט של הדברים ומובייל".

מה מביא הטמעת מערכת BI להצלחה?

בהמשך מנה זיימן את הגורמים שמביאים להצלחת הטמעה של מערכת BI. הוא אמר ש-"הרבה הטמעות של BI נכשלות – בגלל מחסור בתקציב, פוליטיקה ארגונית או צורת הטמעה לא מתאימה. אלא שיש כמה דברים חשובים שיכולים להוביל את הפרויקט לכיוון ההפוך".

אחד הדברים אותם ציין הוא שותפות. "הטמעה של מערכת BI היא מסע ארוך מאוד. צריך לעשות אותו בשותפות עם הביזנס. למעשה, פרויקט IT מוצלח הוא פרויקט שמי שמוביל אותו הוא הביזנס. כשהוא זה שמציג את הנתונים בפגישות, הדבר מתקבל בצורה הרבה יותר טובה מאשר כשה-IT עושה זאת", אמר.

"בנוסף, צריך צוות נכון, אנשים שידעו להציג את הדברים מול הארגון, להיות שם בשביל הלקוחות. עליו להיות רתום ב-100% לפרויקט ואם יש קריאה מלקוח – לעזוב הכול ולטפל בה, כדי לתת למשתמש את החוויה הכי טובה שיש", הוסיף.

זיימן ציין ש-"אחת המחלות הכי קשות בתהליך היא הרחבת התכולה. צריך לחתוך את הגרסאות והמודלים לכמה שיותר חלקים, לעלות מהר עם משהו. כשמעלים גרסה רזה של המערכת, לקוחות מתחילים להבין איך הדברים הולכים להיראות. היא גם מספקת אפשרות לתקן באגים בגרסאות הבאות – וכאלה יש תמיד".

"באותו היום שבו המערכת החדשה נכנסת, המערכות הישנות והדו"חות הישנים יורדים", הדגיש.

לסיום, הוא אמר כי לאחר ביצועו, כדאי למתג את הפרויקט. "צריכה להיות הפרדה מיתוגית בולטת בין המערכות החדשות והישנות. עשיתם שינוי משמעותי בארגון – תנו לו ביטוי", ציין. "עשו למערכת החדשה השקה רועשת, בנו סביבה הייפ ותנו לו לחלחל בארגון".