שלמה סיקסט הטמיעה פתרון חיתום דיגיטלי של קומסיין

קבוצת שלמה החלה ליישם פתרון לחתימה דיגיטלית על גבי טאבלטים, במרכזי השירות והמכירה שלה. הפתרון פותח בשיתוף קומסיין (Comsign). היקפו הכספי של הפרויקט עומד על רבע מיליון שקלים. הפתרון פותח בשיתוף מחלקת מערכות מידע של הקבוצה. הוא יושם ב-200 עמדות בסניפי חברת ההשכרה ובהמשך יושק בסניפי חברת המכירה.

המענה, קומסיינטראסט, מבטל את הצורך בהדפסת החוזה בעת השכרת רכב והוא עומד בתקני האבטחה לחתימה דיגיטלית. אפליקציית החתימה על גבי טאבלט מאפשרת לדייל ההשכרה לסרוק אוטומטית לחוזה כל מסמך הנדרש להשלמת העסקה, לרבות תעודת הזהות, רישיון הנהיגה, דרכון ומסמכים נוספים. כך, הלקוח יכול לראות את המסמך בשלמותו, לדלג מנקודת חתימה אחת לאחרת ולחתום בכל נקודה ונקודה הנדרשת לחתימה. בתום התהליך, נציג החברה חותם בחתימה אלקטרונית שלו ובכך נועל את המסמך, ובכך המסמך מקבל תוקף משפטי.

כיום, ארגונים רבים נדרשים להחתים את לקוחותיהם בעמדת השירות על טופסי הצטרפות לשירות, הזמנת עבודה, הזמנת מוצרים בנקודות מכירה, טופס פרטים אישיים וטפסים נוספים. במקרים אלה, נותן השירות בארגון מדפיס את הטופס ומבקש מהלקוח לחתום  פיזית על הניירת, מצלם מסמכי זיהוי נדרשים ועוד. בסופו של התהליך, סורק הארגון את המסמכים ומעביר אותם לארכיב דיגיטלי, או שומר אותם בקלסרים.

שלמה סיקסט הבינה כי קיים הכרח בהחלפת השיטה המיושנת, שכן נדרש להקל על השירות שמקבלים לקוחותיה ולמנוע המתנה מיותרת במרכזי השירות והמכירות שלה. לאחר החתימה על טופס אלקטרוני על גבי הטאלבט, הטפסים החתומים מועברים אל הלקוח ישירות למייל האישי שלו ולארכיון הדיגיטלי של הספק – במקביל. עלות פתרון כזה עומדת על כ-500 דולר לעמדה.

יובל שני, סמנכ"ל מערכות המידע בקבוצת שלמה, אמר כי "החברה תמיד משקיעה בהובלה ושמירה על יתרון שירותי וטכנולוגי בשוק. הפתרון שהטמענו מהווה יתרון משמעותי ללקוחותינו, הן מבחינת רמת הנוחות והן מבחינת חווית הלקוח במרכזי השירות. בנוסף, חיפוש המסמכים אצלנו קל ונוח ואין צורך בהדפסת המסמכים". שני ציין כי "המשוב שקיבלנו מהמשתמשים והלקוחות הוא מצוין ובכוונתנו לפתח את המערכת בעתיד לשימושים נוספים".

ניר בר-לב, מנהל מחלקת מוצרים בקומסיין ציין כי "ייעול התהליך היה אתגר טכנולוגי, שכן מדובר באפליקציה המשלבת רמת אבטחה גבוהה, נוחה למשתמש וחסכונית בזמן. עד היום ראינו מחשבים שעומדים על השולחן עם הגב אל הלקוח, כאשר הפקיד מכין הסכם לחתימה, מדפיס אותו ומבקש מהלקוח בנקודת המכירה לחתום. המערכת החדשה מאפשרת הצגת התכנים גם בצד של הלקוח, על גבי הטאבלט – וגם בצד של הספק, על גבי המחשב. כך, הלקוח רואה בדיוק את אותו מסך שהספק רואה בעת התהליך, בשקיפות מלאה ובזמן אמת, עם אפשרות לקרוא בנחת ולחתום בנחת".