רפאל העלתה מערכת לניהול ושיתוף ידע

רפאל העלתה מערכת לניהול ושיתוף ידע, כך נודע לאנשים ומחשבים. המערכת עלתה לאוויר בדצמבר 2012, ונמצאת בשימוש מאות מתוך אלפי עובדי החברה.

עדי פ., אחראי על הטמעת תהליכים ומתן פתרונות בנושא ניהול ידע ומדיה חברתית, בחטיבת החימוש, היבשה ומינהל הרכש ברפאל, הוא שחשף את דבר קיומה של מערכת ניהול הידע בארגון הביטחוני. עדי פ. תיאר את המערכת בפני משתתפי KMI, פורום ניהול הידע מבית אנשים ומחשבים, שהתכנס השבוע במלון שרתון בתל אביב.

המערכת, "ידע בריבוע" שמה, משמשת כויקיפדיה (Wikipedia) ארגונית, אמר. הידע, לדברי עדי פ., "הוא אחד המשאבים החשובים ביותר בארגון – ומכאן נגזר הצורך לנהלו. ברפאל ידע וניהולו הם מאבני היסוד של הביזנס". לדבריו, "ניהול הידע מאפשר להתחרות בעולם העסקי מול מאות מתחרים. אם הידע נגיש ומהיר – יותר קל להיענות לדרישות לקוחות פנימיים וחיצוניים. חדשנות טכנולוגית מביאה להתבססות על מאגרי ידע בארגון, והידע שהופך לזמין – מאפשר לפתח ולקדם את הארגון".

על פי עדי פ., "מטרת ניהול הידע ברפאל היא כפולה – לשתף ידע פנימי, קיים, בין העובדים השונים, ולהביא למענה לדרישות הלקוח ולהפיק את מלוא התיעוד הנדרש לתכנון וביצוע פרויקט".

הידע מתחלק לזה הפורמלי, "כזה המיועד לפרויקט. הוא מנוהל, מבוקר, בעל תצורה, ויש לו מערכות לניהול וטיפול. לצדו יש ידע א-פורמלי, מה שיש בראש של אנשים, ידע אותו הם צברו במהלך עבודתם".

בשנים האחרונות, אמר עדי פ., "לא הייתה פלטפורמה לניהול ידע א-פורמלי ברפאל. היו 'איים' של טיפול במידע. לא היה קיים שיתוף בין כלל היחידות ברפאל. בשל כך פותחו פרויקטים במקביל, נרכשו טכנולוגיות מחוץ לארגון – בעוד טכנולוגיות דומות או זהות היו קיימות פרי פיתוח פנימי".

אחת הסיבות לאי שיתוף הידע, הסביר, היא בשל תופעה שקיימת החברה כמה שנים, "תופעה של הדבשת הכפולה של הגמל: יש ברפאל הרבה צעירים עד גיל 30 והרבה בני 60 ויותר. בגילאי האמצע אין כמעט עובדים".

כך, הסביר, "נוצר ואקום שלתוכו נכנסה היחידה שבה אני עומד. הרמנו ויקיפדיה ארגונית לניהול ידע א-פורמלי. היא מבוססת SharePoint 2010, עם פיתוחים יעודיים לרפאל". לדבריו, "זהו כלי מרכזי ברמת הארגון לניהול ולשיתוף ידע א-פורמלי. הוא משמש אמצעי תקשורת בין העובדים, המנהלים ואנשי המו"פ".

לדברי עדי פ., מה שמאפיין את מערכת ניהול הידע שהוקמה, הוא "שאין פרסונה המנהלת אותה, ומצד שני, כולם מנהלים אותה, כולם מעדכנים, כולם מגיבים. על כל הדפים שהוזנו – חתומים העובדים. פיתחנו תוספות ייחודיות. הויקיפדיה הארגונית היא טכנולוגית, הנדסית, והיא מוכוונת לטובת אנשי הפיתוח. המערכת היא ברמת סיווג 'שמור', היא מקושרת למערכת ניהול מסמכים, שם ניתן לעשות הרשאות על מסמכים מסווגים יותר. המערכת מנטרת את הדפים העולים אליה, בהיבט ביטחון מידע, ובנוסף – כל דף מקבל חותמת איכות".

עדי פ. סיכם באומרו כי "להטמיע מערכות ניהול ידע בארגון זה לא קל, כי זו לא מערכת תפעולית או ניהולית – זו מערכת וולונטרית. גייסנו ספונסר, מדען בסוף דרכו המקצועית, והוא היה ה'מנוע' להקמתה. הקמנו 'סיירת מומחים', 'זקני השבט', כל אחד מהם מומחה בתחומו. ביצענו הדרכות ברמות השונות, ערכנו פעולות שיווק. כיום יש בה 1,500 ערכים, ולה 900 משתמשים מתוך 2,000 אנשי המו"פ ברפאל. בכל יום נוספים 4 ערכים חדשים. אף שיש ירידה בכמות הדפים הנכתבים – הרי יש עלייה בכמות המשתמשים במערכת".