הצורך בגיבוי – כלים לשכנוע מנהלים ומנהלי מיחשוב

חברות מיחשוב, מנהלי מיחשוב ונותני שירותים בתחום הגיבוי, נתקלים לא מעט במחסומים רבים ובחוסר הבנה בנוגע לחשיבות של גיבוי המידע בארגון. בעלי עסקים ומנהלים אינם מקצים את התקציבים הדרושים על מנת שהמידע הארגוני שלהם יהיה מגובה באופן תקין ונכון, המאפשר שחזור יעיל ומהיר של מידע בשעת הצורך.

עולמנו נחלק לשני סוגים של אנשים: אלו שחוו אובדן מידע וכתוצאה מכך דואגים לגיבוי באופן קפדני, ואלו המאמינים שהמחשב ימשיך לעבוד ללא תקלות לעד – ולא מייחסים חשיבות מספקת לגיבוי.

כמנכ"ל חברת גיבוי אני נתקל פעמים רבות במנהלים שאינם נותנים לגיבוי את המקום הראוי לו בחשיבותו ומקצים תקציבים זעומים שלא מספקים הגנה מלאה לארגון.

ישנם כלים ברורים כיצד להבהיר למקבלי ההחלטות את חשיבות הגיבוי בארגון שלהם:

1.    הצגת תקציבי הגיבוי מול עלויות אובדן מידע והוצאות שחזור
2.    הצגת טכנולוגיות הגיבוי הקיימות וההגנה שכל אחת מספקת
3.    תיעדוף של המידע הארגוני על פי סדר חשיבות

המנהל, מצידו, יצטרך לשים לפניו את הנתונים ולבחון את העלות מול התועלת. מטרת נותן שירות היא למנוע ממנהלי העסקים לטעות  בהערכת חשיבות הגיבוי והתקציב הנכון שיש להקצות לעניין זה. כמו כן, ישנו צורך אמיתי להבהיר את החשיבות של הגיבוי המרוחק שנותן הגנה מפני אסונות כגון שריפה, פריצה וכו'. כיום כבר לא מספיק לבצע גיבוי מקומי ויש צורך בגיבוי מרוחק או שינוע הגיבוי המקומי מחוץ לארגון. הצורך הזה הוא אקוטי וכל ארגון חייב לדאוג לכך ששריפה או אסון טבע לא יגרמו לאובדן מידע חשוב שעלול לגרום לנזקים אדירים ולעיתים אפילו לסגירת בית העסק.

להלן נקודות חשובות שאותן יש להעלות כשבוחנים את נושא הגיבוי הארגוני:

1.    האם בוחרים בגיבוי מקומי בלבד או מגבים את המידע גם מחוץ לארגון בצורה מאובטחת כפי שנדרש?
2.    מי אחראי בארגון על הגיבוי? אדם זה צריך להיות בקשר מתמיד עם נותני שירותי המיחשוב וחברת הגיבוי. האחראי על הגיבוי צריך לדעת כיצד לפעול ברגע של אובדן מידע ואת מי להפעיל על מנת לצמצם את זמני השחזור.
3.    מהו נפח המידע שאותו יש לגבות? נתון זה אמור להיות נגיש בארגונים בהם המידע מסודר כראוי. בארגונים בהם יש חוסר סדר במידע נפח, הגיבוי יהיה גדול מהנדרש ויבזבז משאבים יקרים של הארגון.
4.    מהי רמת האבטחה של הגיבוי? ארגונים רבים אינם מודעים לכך שקלטות הגיבוי שמשונעות בתדירות גבוהה מחוץ לארגון אינן מוצפנות ומהוות חור רציני באבטחת המידע של הארגון. קלטת גיבוי שתיפול לידיים הלא נכונות עלולה לגרום נזקים כבדים לארגון.
5.    נושא ניהול היסטוריית המידע של הגיבוי הינו קריטי וחשוב ביותר. יש צורך לתכנן מראש כמה אחורה הארגון ישמור מידע.

לסיום, אני פונה אל בעלי העסקים, מנהלים ואנשי מיחשוב, וקורא להם להגביר את המודעות בנוגע לתהליכי הגיבוי המתנהלים בארגון. יש צורך אמיתי להקצות משאבים מספיקים לנושא הגיבויים ולהשקיע בתוכנית התאוששות מאסון על מנת להקטין את זמני ההתאוששות.

גיבוי המידע העסקי הפך להיות נושא מורכב החולש על פני רוב המערכות בארגון ועל כן נדרש ידע מקצועי על מנת לישם תוכנית גיבוי יעילה ובטוחה.

עופר א. לידסקי הינו מייסד ומנכ"ל טרהסייף (TerraSafe), העוסקת במתן שירותי גיבוי מקצועיים לעסקים קטנים ובינוניים