גיבוי וסנכרון – מה ההבדלים?

תוכנות לסנכרון קבצים הינן נפוצות מאוד ומשתמשי מחשב רבים מתקינים אותן ומשתמשים בהן. אולם, משתמשים רבים אינם מבדילים בין סנכרון וגיבוי – הם מבלבלים ביניהם ולעיתים אף עושים בהם שימוש לא נכון.

שירותי סנכרון קבצים מקוונים, כגון Dropbox או Google Drive, הינם שירותים יעילים להפליא המאפשרים למשתמש לוודא כי קבצים שנבחרו מראש יהיו זמינים בין מחשבים שונים המחוברים לאינטרנט, ולעיתים גם לענן המיחשוב – ללא תלות במיקום הגיאוגרפי שלהם על פני כדור הארץ. המדובר בשירות פרקטי ונדרש ביותר, שכן בעולם הדינמי של היום יש צורך בנגישות לקבצים ובמיוחד לאלו שנדרשים לנו במסגרת העבודה, ממחשבים שונים – בבית, בעבודה, בסמארט-פון ובטאבלטים המתקדמים.

ומכאן אנו מגיעים להבדל הראשון והמהותי ביותר בין גיבוי לסנכרון. סנכרון קבצים דואג לכך שכל הקבצים הנבחרים ישוכפלו כמעט בזמן אמת לכל המחשבים שהמשתמש בחר בהם. במקרה בו מחקתם קובץ מהספרייה המסונכרנת, הקובץ הזה ייעלם מכל המחשבים המסונכרנים. מנגד, גיבוי מידע מבוסס על העיקרון של אחסון המידע בצורה קבועה, כך שגם אם נמחק קובץ ממחשב מסוים במהלך העבודה, ניתן עדיין לשחזר אותו משרת מרוחק עליו נשמר הקובץ. ישנן תוכנות סנכרון מתקדמות יותר, שיודעות לשמור גרסאות שונות של אותו הקובץ – אך ברוב המקרים זה לא המצב.

מקרה אחר בו רואים הבדל בין גיבוי וסנכרון הוא בו הקובץ עצמו לא נמחק, אלא התוכן שלו נפגע. למשל, מקרה בו טקסט בקובץ וורד (Word) סומן, נמחק וניתנה פקודת שמירה. באותו רגע הקובץ מתרוקן מתוכן בכל המחשבים שהוגדרו מראש בהגדרות הסנכרון. במידה ואין לכם גיבוי של הקובץ, תוכנו בעצם נעלם לתמיד – למרות שהקובץ עצמו עדיין קיים.

מכאן ניתן בעצם ללמוד על חשיבות הגיבוי. הגיבוי נותן מענה למצבים של אובדן מידע ופגיעה במידע. משתמש שמגבה באופן סדיר ועל בסיס יומי את המידע החשוב שלו, מקטין את סיכויי אובדן המידע בצורה משמעותית ביותר, ומסוגל לשחזר קבצים שנפגעו גם במקרים בהם במהלך יום העבודה נעשו טעויות או אירעו שגיאות בקבצים השונים (דוגמת מחיקת הטקסט במסמך וורד).

כיום עסקים נדרשים לדאוג לכך שמערכות הגיבוי בעסק יהיו תקינות ומעודכנות על בסיס יומי. זוהי דרישה בסיסית מכל עסק, במיוחד מכיוון שהתלות של עסקים במידע הדיגיטלי הינה קריטית לקיומו. עסקים שאינם מגבים באופן סדיר, נמצאים תחת סכנה ממשית לאבד מידע קריטי לפעילות השוטפת של העסק.

את תוכנית הגיבוי של העסק יש להכין עם אנשי מקצוע וליישם תוכנית גיבוי המכילה את כל המידע הקריטי של העסק. מומלץ ביותר לבצע שחזורי מידע יזומים באופן תקופתי על מנת לבדוק את תקינות המידע והכירות של תהליכי שחזור המידע.

ישנה חשיבות עליונה לתכנון מקצועי של היסטוריית המידע של הגיבוי, הקובעת כמה אחורה בזמן בית העסק שומר מידע בגיבוי. זהו פרמטר יסודי בכתיבת תוכנית גיבוי עסקית. יש לקחת בחשבון שמקרים רבים של אובדן מידע מתגלים זמן רב לאחר התקרית עצמה, כלומר קובץ אקסל (Excel) המכיל דו"ח רבעוני שנמחק מהמערכת, בדרך כלל יתגלה רק לאחר זמן רב – כשיהיה צורך להשתמש בקובץ שוב.

לסיכום, על משתמשי המחשב ומנהלי המיחשוב להכיר את כלי הגיבוי והסנכרון ולהבין את ההבדלים ביניהם. הידע של הכלים הללו יאפשר שימוש נכון וימנע מצבים של אובדן מידע. שני הכלים הללו העומדים לרשות משתמשי המחשב ומנהלי המחשוב הינם שימושיים ביותר ויש צורך לדעת להטמיע כל אחד מהם לפי הצורך.

עופר א. לידסקי הינו מייסד ומנכ"ל טרהסייף (TerraSafe), העוסקת במתן שירותי גיבוי מקצועיים לעסקים קטנים ובינוניים