הפורטל הארגוני מסתער קדימה (4/4)

בחברת נמלי ישראל הוקם לפני כשנתיים פורטל ארגוני על בסיס טכנולוגיה מוכרת, תוך שימוש ברכיבים שנכתבו עבור פורטל האינטרנט של החברה. אחד הנושאים העיקריים המופעלים בפורטל הוא "מרכז המסמכים", בו מנוהלים עשרות אלפי מסמכי החברה.

"החברה עוסקת בפיתוח התשתיות הנמליות", מסביר גדי בן משה, מנהל תשתיות מיחשוב ואבטחת מידע בנמלי ישראל. "פרויקטים אלו הם תהליכים ארוכי שנים במהלכם מצטבר ידע רב – ממסמכי התכנון ועד לשרטוטי ה-AS MADE, ולכן קיימת חשיבות רבה בניהול הידע, בשיתוף מידע בין הגורמים הרבים המעורבים ובמציאת המידע הנדרש במהירות".

לדבריו, הודות לשמירת המסמכים במקום מרכזי אחד הזמין לכולם על פי מערכת הרשאות, המסמכים ניתנים לאחזור גם לאחר שבעל תפקיד סיים את עבודתו בחברה. במרכז המסמכים ניתן לאחזר את המסמכים באמצעות חיפוש לפי סט של מאפיינים המוצמדים לכל מסמך, כגון נושא, סוג מסמך, נמען וכו'. עם זאת, דרך החיפוש השימושית ביותר במרכז המסמכים היא במלל חופשי, כפי שכולם רגילים היום בשימוש הביתי במנועי החיפוש באינטרנט.

"המעבר לעבודה במרכז המסמכים לא דרש פרויקט הסבה של מסמכים מהכוננים הרישתיים וזאת הודות ליכולת החיפוש שהוכנסה למערכת המאפשרת לחפש מסמכים במספר מקורות, ביניהם בכוננים הרישתיים הישנים אשר בינתיים נחסמו להוספה", מספר בן משה. "למרכז המסמכים מועלים מסמכים ומצגות מכנסים, כמו כן זמינים בו לכל עובדי החברה מדריכים למשתמש ליישומים שונים. קיים קישור ממרכז המסמכים למערכת המידע הגאוגרפית המאפשר לפתוח בקליק אחד את המפה הרלונטית למסמך, ומצד שני להציג את המסמכים הרלונטיים לאזור במפה. בהמשך אנו מתכננים לפתח קישור ממודול הרכש של סאפ (SAP) למרכז המסמכים ויכולת חיפוש בארכיון הדואר ממרכז המסמכים".

בן משה מוסיף ואומר, כי "כפי שפרויקט תס"ק-ים (תהליכי סחר ממוחשבים בקהילת הים), אשר מבוצע על ידי אגף מערכות המידע בחברה, העביר את קהילת הים משימוש בניירת לשימוש במסרים אלקטרוניים – כך החברה מקדמת עוד יוזמות של משרד ללא נייר ומרכז המסמכים הוא נדבך מרכזי במהלך זה. בין היתר הוכנס תהליך בו הדואר הנכנס נסרק, מוכנס למרכז המסמכים ומופץ ממנו, כך שסל הדואר הנכנס הישן והטוב שנמצא בשולחנות המנהלים נשאר מעט 'מיותם'…".

לסיום, הוא אומר, שהצלחת מרכז המסמכים מוכחת גם בסטטיסטיקת השימוש: "בממוצע כל יום נכנסים למרכז המסמכים לפחות שליש מעובדי החברה ובמהלך חודש, כל החברה ניגשת למרכז המסמכים לפחות פעם אחת. הפורטל הארגוני של החברה הוא לא רק 'לוח המודעות' המודרני בו מוצג מידע על משרות פנויות, לקט ידיעות יומי, נהלי החברה, הודעות רווחה ומשאבי אנוש ועוד. הפורטל הארגוני הוא שער הכניסה המרכזי לעובדי החברה ליישומים שונים מבוססי Web: מרכז המסמכים, פורטל סאפ, מערכת המידע הגאוגרפי, מערכת ה-Data Warehouse, ופורטל ההגדרות למרכזית ה-IP". בכדי לשמור את הפורטל בקדמת הטכנולוגיה, מתכננים בחברת נמלי ישראל לשדרג את הפורטל במהלך 2012 לגירסה טכנולוגית מתקדמת, יחד עם בחינת הוספת פונקציונליות חדשה.

מהים לאוויר
הפורטל הארגוני שהוקם ברשות שדות התעופה, תומך וממנף תהליכי ניהול, שיתוף ושימור ידע. הפורטל מכיל עשרות אתרים, תהליכי עבודה, רשימות ומסמכים, ומהווה בעצם ממשק לחיבור של העובדים השונים לארגון עצמו.

ירון מלמד, מנמ"ר הרשות, מפרט מספר דוגמאות של תהליכי ניהול ידע שמתבצעים באמצעות הפורטל:

•    חיבור למערכת התפעולית – חיבור למערכות תפעוליות להעברת דוחות תקציבי פרויקטים
•    שילוב תהליכי עבודה מול Mobile – שליחת הודעות יומיות ותורנים באמצעות מסרונים
•    תכנית עבודה להיערכות תקציבית שנתית – יישום כלי לניהול הכנת דרישות לתוכנית עבודה ולתקציבים, לרבות אישורם
•    מערכת מידע וניהול משמרת למנהל תורן – פורטל המכיל נתונים לבניית תמונת מצב למנהל תורן בנמל התעופה והכולל בין השאר: נתונים אודות בעלי תפקידים, משמרות, תנועת נוסעים, מזג אויר ועוד
•    כלי לניהול סיכונים – ניהול סיכונים פרויקטאליים וגזירת משימות לביצוע לרבות מעקב אחר המשימות ועדכון הסיכון בהתאם
•    ניהול ביקורים – אפשרות להזנת טופס בקשה לביקור באתר האינטרנט, קליטתו בפורטל הפנימי והפעלת תהליך עדכון ואישור הביקור
•    נהלים – נהלי רשות שדות התעופה מנוהלים בפורטל בצורה של ניהול מסמכים: כתיבת נהלים ע"י צוות של מספר אנשים בסביבה ייעודית, פרסום הנהלים לקריאה לכלל עובדי רשות שדות התעופה. על הנהלים מתבצע ניהול גרסאות והעברה לארכיון
•    תהליך "קרא וחתום" – מימוש תהליכי "קרא וחתום" שמטרתם יידוע העובדים הרלוונטיים בנהלים, הנחיות והוראות עבודה, אישור העובד על עצם קריאת ההנחיה ומעקב אחר אישורם של העובדים לקריאת הנחיות

הפורטל הארגוני של רשות שדות התעופה החל את דרכו ככלי להחצנת תכנים, אך מדי שנה מתרחב ומעמיק השימוש בפורטל ככלי עבודה תפעולי, ותרומתו לארגון הולכת וגדלה. מעת לעת מתווספות יחידות נוספות ומתבצעת העמקת תהליכי ניהול ידע. "באמצעות הפורטל אנו משפרים את העברת הידע המקצועי והתפעולי בין עובדי הארגון ומייעלים תהליכי עבודה", אומר מלמד.

עם האוכל בא התיאבון וברשות מתכננים שדרוג הפורטל, הן מהבחינה הטכנולוגית – על מנת להשתמש בשירותים חדשים, והן מהבחינה הפונקציונלית. מדובר על שיפור בפונקציות אפליקטיביות, כמו שיפור ביכולות איתור המידע, הגדרת תהליכי עבודה בצורה טובה יותר וכד', וכן שילוב סביבת הפורטל המשודרגת יחד עם מערך ה-BI הארגוני.

מנסיונו בהקמת הפורטל, מייעץ מלמד:

•    התאמה לשטח – המערכת חיה את הארגון בשטח ולכן חשוב לבצע התאמות בזמן קצר על מנת לשמר את עבודת המשתמשים במערכת
•    שילוב בין הבנה טובה של עולם התוכן של הארגון לבין מתודולוגית ניהול ידע – ניהול השינוי של תהליכים וכל זאת במעטפת של טכנולוגיה מתאימה שמספקת למשתמש הקצה כלי עבודה ידידותיים ומייעלת את תהליכי העבודה הישנים
•    להשתמש עד כמה שניתן ביכולות שמובנות בפלטפורמה שנבחרה ורק אם אין ברירה כותבים קוד. צריך לקחת בחשבון שכל קוד שכותבים צריך לבצע עבורו התאמות כשרוצים להסב לגרסאות מתקדמות

הפורטל הארגוני של הספריה הלאומית
בספרייה הלאומית, שנוסדה לפני כ-120 שנה, נאספים ספרים עתיקים וחדשים, וכל חומר רלוונטי אחר במגוון ענק של פורמטים שנוצרו במקומות שונים ברחבי העולם היהודי. בהיותה הספרייה הלאומית של ישראל, שומרת הספרייה את כל הספרים, העיתונים, התקליטים וכמעט כל חומר פיזי אחר הנדפס בארץ. כספרייה הלאומית של העם היהודי, רוכשת/מקבלת הספרייה כל פרסום הקשור ליהדות וליהודים המתפרסם בכל מקום בעולם. חזון הספרייה הלאומית כולל שימור והנגשה חופשית של אוצרותיה לכל המתעניין ומתן שירותים, ייעוץ, הדרכה, אירועים ותרבות סביב כל מוקדי התוכן.

בספרייה הלאומית הקימו פורטל פנימי כחלק מתהליך של שינוי ארגוני רחב, והקמת ספרייה דיגיטלית לאומית. הפורטל מספק לעובדי הספרייה הלאומית בסיס מובנה וכלים פשוטים ונוחים לשיתוף מידע וידע הקיים בארגון, ניהול מסמכים ותקשורת בין כל משתמשי סביבת העבודה, שכל כך נדרשים בגוף שהפוקוס העיקרי שלו הינו בשירות לקהלי היעד שלו.

"בין היעדים שהצבנו לעצמנו ניתן למצוא: נגישות מכל מקום ובכל עת לפורטל, כלים לסטנדרטיזציה ולשיתוף (Collaboration) של תכנים ומסמכים, ופרסום (Publishing) של מידע רלוונטי המגיע ממומחי תוכן שונים (כגוף הנוגע באקדמיה ובחינוך) לגורמים נוספים בארגון, מסגרת מתודית ואחידה לפעילות השוטפת של עובדי הספרייה, וכן כלי בקרה ומעקב למנהלים בטווח הפעילות הכוללת של הספרייה בתחום הפרויקטים הרבים המבוצעים בספרייה", אומר אלון שטרסמן, מנהל אגף מערכות מידע וטכנולוגיה בספרייה הלאומית. לדבריו, הפרויקט הובל על ידי מחלקת משאבי האנוש בארגון, בתמיכת צוות האינטרנט של האגף שלו, כאשר חברי הצוות המוביל ליישום הפורטל גויסו בתחילת הדרך כ-"נאמני הפורטל" – נציגים מכל מחלקות הארגון שהשתתפו באפיון, בעיצוב ובהדרכה של מה ניתן לעשות בפורטל – הדרכה הניתנת לכל העובדים (לאחר שהנאמנים הודרכו בעצמם).

שטרסמן מוסיף, שהפורטל הוטמע בספרייה אחרי עלייה מוצלחת של פלטפורמת ניהול התוכן החיצוני ואוסף אתרי הספרייה לציבור הרחב בסוף 2011: "באתרי התוכן לציבור ניתן למצוא תכנים מגוונים ורבים כגון: 500,000 דפי עיתונות היסטורית שנסרקו ועברו תהליכי OCR לחיפוש טקסטואלי, ערוץ המוסיקה שבו ניתן לחפש כיום מספר אלפי קטעי מוסיקה מארכיון הצליל הלאומי ובעתיד מאות אלפי שירים וקטעי הקלטות נדירים, גישה למאגרי מידע, לתערוכות וכמובן – כל גישה אל כל האוביקטים הדיגיטליים אותם מתכוונת הספרייה להעלות לרשת במסגרת פרויקט הספרייה הדיגיטלית הלאומית".

הפורטל ממשיך להתפתח והוא מתוכנן לשמש את הארגון הן כבסיס ידע מתקדם וכן ככלי הפצה גם לרשתות החברתיות וגם לאתר החיצוני של הספרייה. שטרסמן נותן דוגמה: "סרט או מאמר ש-'עלה' לפורטל, יכול בהחלט לעשות את דרכו גם לפירסום חיצוני כפוסט בפייסבוק (Facebook), כסרטון בערוץ הספרייה ביו-טיוב (YouTube), או כחדשה באתר החדשות של הספרייה הלאומית".