הפורטל הארגוני מסתער קדימה (3/4)

בחלק הראשון ראינו שהפורטל הארגוני עבר שדרוג רציני בשנים האחרונות וכיום הוא יכול לשמש ככלי עזר רציני לארגון. בעזרתו מתאפשר ניהול יעיל מהיר ומקצועי של המשאבים החשובים ביותר בארגון. בחלק השני ראינו דוגמה נפלאה כיצד בבנק הפועלים הפכו את הפורטל הארגוני לבעל ערך משמעותי ביותר לעסקים שלהם. הפורטל בבנק הפועלים משמש לא רק להפצת מידע, אלא איפשר לבנק להגיע למצב של שיתוף מידע וניהול הידע באופן אפקטיבי. הוא משמש כמרכז הבינה הארגונית, כתשתית שבה מנוהל הידע הבנקאי וכערוץ תקשורת מרכזי ויעיל.

בפלאפון שדרגו את המושג פורטל ארגוני, ובחרו לשפר את התקשורת הפנימית בין ההנהלה לעובדים, בין המחלקות השונות ובין העובדים עצמם באמצעות "אתר בית" סלולרי, שחוסך זמן ומייעל את הפעילות השוטפת. יתרון חשוב של הפורטל הסלולרי הוא האפשרות להתחבר אליו מהדרך, מהבית ומכל מקום וזמן. הפתרון שנבנה מתאים במיוחד לסוכנים, אנשי מכירות ואנשי שטח הפועלים מחוץ למשרד.

ד"ר מוריה לוי, מנכ"ל ROM Knowledgeware – שמתמחה בתחום ניהול הידע, מאשרת ומאששת את המגמה של שדרוג הפורטל הארגוני. היא מצביעה על חידושים ומגמות בתחום הפורטל הארגוני. לדבריה, הפורטל הארגוני שמשמש כפתרון להרבה ארגונים ומיושם בהם הלכה למעשה כבר מספר שנים עובר שינוי. בשנה האחרונה רואים מגמה של שינוי תפיסה, המשדרגת את הפתרון המוצע באמצעות הפורטל. המקור לשינוי הוא עולם המדיה החברתית, מה שכונה עד לאחרונה Web 2.0.

"כולנו נפעמים מהתהילה ומההילה של המדיה החברתית ורוצים לאמץ זאת גם בפורטל הארגוני", אומרת ד"ר לוי. לדבריה, ניתן לשלב את המדיה החברתית בפורטל בשלוש רמות:

1.    נראות – לשלב את ה-Look & Feel של רכיבי המדיה החברתית בפורטל, ללא מימושם האמיתי.
למי מתאים: לארגונים שאינם בשלים לשילוב אמיתי של המדיה החברתית.
היתרון: מאפשר ליהנות מהתחושה של "ללכת בלי ולהרגיש עם". יתרון זה הוא משמעותי ואין לזלזל בו היות ולמדנו כי הנראות משפיעה מאד על תפיסת האיכות ועל הנכונות לעשות שימוש בכלי.
דוגמה: שילוב תמונות של אנשים הנמצאים בפורטל בדף הבית, באופן דומה לשילוב תמונות החברים בפייסבוק.
דוגמה נוספת: הצגת לוח הודעות ארגוני כ-Wall (למרות שלמעשה מהווה לוח הודעות רגיל)

2.    יישום כלים ממוקדים – לשלב כלים אותם אנו מכירים מעולם המדיה החברתית בפועל בתוך הפורטל.
למי מתאים: לארגונים שיותר בשלים, ושהפתרונות המוצעים לשילוב מתאימים לצרכים ספציפיים של הארגון. היתרון: מאפשר ליהנות מהיתרונות של כלי המדיה החברתית בצרכים העסקיים / מקצועיים / ארגוניים. כמובן, ישנו גם יתרון הנראות.
דוגמה: הקמת רשת מומחים מקצועיים בארגון בסגנון רשת חברתית.
דוגמה נוספת: הקמת מוקד שירת לקוחות מבוסס וויקי.
הערה: ארגונים המשלבים רמה זו, משלבים בנוסף גם את הרמה שמעליה.

3.    יישום תפיסת המדיה החברתית והרשת – לשלב את תפיסת השיתופיות ותפיסת החשיבה הרשתית בתפיסת הפורטלים (הארגוני והמקצועיים) המוקמת.
למי מתאים: לארגונים גדולים, בשלים, הנמצאים בתהליך של בשלות וקפיצת מדרגה בפתרונות ניהול הידע אותם מממשים.
היתרון: מאפשר ליהנות משיתופיות ברמה גבוהה הרבה יותר.
דוגמה: דמוקרטיה בניהול הפורטל והקמת מאגרי ידע.
דוגמה נוספת: רשת פורטלים המקושרים ביניהם ומאפשרים לעובד לשוטט באופן חכם בין פריטי ידע רלוונטיים לו ולנושא בו הוא עוסק, בכמה חתכים/ממדים שונים.

ד"ר לוי מציינת מגמה נוספת שבאה לידי ביטוי בפורטל והיא התחזקות תפקידו של מנוע החיפוש. הבנה שלא ניתן לנהל את כלל המידע והידע בתוך הפורטלים השונים והשקעה מסיבית בפרויקטים בתחום. דגשים:

–    התחברות למספר מקורות חיפוש ולמספר מנועי חיפוש נוספים (חיפוש פדרטיבי)
–    השקעה בהקמת ממשק חיפוש המקל על תהליך החיפוש הראשוני ועל החיפוש המדורג, ומציג את התוצאות באופן ממוקד ונוח יותר לשימוש

לסיכום היא אומרת, כי "אסור להתבלבל. מי שחושב שניתן להקים עם הכלים הקיימים כיום בקלות במהירות ובזול את כל מה שהזכרנו לעיל – טועה. הכל ישים, אך ברמה המעשית, להשגת תוצאות משמעותיות המאפשרות ניהול ידע אפקטיבי למשתמש, יש להשקיע לא מעט הן כספית, ניהולית ומקצועית. ארגונים מתחילים לדבר על זה, וניתן להניח שהפורטל הארגוני אולי לא ישנה את שמו, אך בהחלט ישנה את מהותו".