רשתות חברתיות – ההזדמנות שבפתח הארגון (3/4)

בחלקים הקודמים ראינו שהשימוש ברשתות חברתיות למטרות העסקיות של ארגונים עתיד לחולל מהפכה של ממש, והבאנו מספר עצות לארגונים כיצד להיערך לנושא. אם בתחילת דרכן שימשו רשתות חברתיות אנשים פרטיים, הרי שכיום גם ארגונים משתמשים בהם לתועלתם. עובדה היא שיותר ויותר עובדים בארגונים שייכים לדור ה-Y (ילידי שנות ה-80 וה-90), שהשימוש ברשתות החברתיות הינו דבר טבעי עבורם.

נתי אברהמי, מנכ"ל קבוצת יעל, טוען שמה שנכון לרשת האינטרנט – נכון גם לרשת הארגונית. "אנשים בארגונים ובחברות שונות עובדים כחלק מצוות, ולא בוואקום. העברת אינפורמציה ושיתופיות ביניהם הינה קריטית בעבודת צוות לצורך השלמת המשימות בהצלחה". לדבריו, "רשתות חברתיות בעולם העסקי מכילות מידע רב. האתגר הינו למנף את המידע ולהציג אותו למשתמש באופן שיאפשר לו למצוא את האינפורמציה הרלוונטית אליו. כל זאת מבלי לבקש מהמשתמש לשנות את הרגלי העבודה שלו או לצפות ממנו להתרגל לממשקים חדשים ומסובכים. חברות שימנפו את מגוון המידע הקיים בארגון בשילוב הרשת החברתית ימנפו את האופן שבו מנוהלים מסמכים וייהנו מיתרון על מתחריהן".

דוגמה מובהקת לכך, מציין אברהמי, הינה השימוש המשולב ב-SharePoint ו-harmon.ie – שהוא כלי המאפשר ליצור סביבת עבודה משותפת בין אאוטלוק (Outlook) ל-SharePoint. שילוב זה מיישם Social Documents, כלומר עבודה משותפת על מסמכים והוספת מימד של רשתות חברתיות בעולם העסקי. באופן מעשי, העבודה השיתופית מועשרת ביכולת לעקוב ולחפש מידע בארגון כפי שרשתות חברתיות מאפשרות. harmon.ie for SharePoint מאפשרת לעקוב אחרי מסמכים ולראות בזמן אמת אלו מחבריך לעבודה ערכו שינויים במסמך. בדומה ל-Activity Stream של פייסבוק (Facebook), המשתמש מקבל עדכונים רלוונטיים לגבי מסמכים ושינויי סטאטוס של אנשים ישירות לממשק של האימייל שלו.

בשנים האחרונות חלו שינויים בנושא הרשתות החברתיות בארגונים. ביעל טוענים שבשנים האחרונות ניתן לזהות צמיחה רבה בפתרונות השונים שנמצאים בשוק ומנסים להביא את הרשתות החברתיות לעולם העסקי. נראה שכולם רוצים להעביר את המימד החברתי לעולם העסקי ולנצל את היתרונות הרבים שרשתות חברתיות יכולות להוסיף למקום העבודה. "במצב הקיים נוצר פער עצום בין מגוון המוצרים לבין השימוש שלהם בפועל במקום העבודה", כך על פי אברהמי. "בפועל, המשתמש הטיפוסי מקובע בדפוס התנהגותי בו הוא מעדיף להשתמש במה שמוכר ולא להתנסות בדברים חדשים. ככל שהפיתרון החדש יוצא מגבולות המוכר ודורש מהמשתמש לעבוד בשיטה שונה ממה שהוא רגיל, הפתרון לא יאומץ. אי-מייל נמצא בכל מקום והמשתמשים מרגישים איתו בנח, לכן פתרון המאפשר שילוב היכולות של רשת חברתית עם סביבת האי-מייל הוא פתרון מנצח. harmon.ie, המשתלב עם סביבת האי-מייל ו-SharePoint, הינו פתרון שכזה".

כאשר מדברים על רשת חברתית בארגון, נוטים לאמץ את השימוש ברשת האינטרנט, קרי מעקב אחר המשתמשים, אחר הקשרים ביניהם והפוסטים המתפרסמים באמצעותם. תשובתה של יעל לנושא זה הוא המוצר Tibbr מבית TIBCO, שמחדש ומוסיף את המימד הארגוני לרשת החברתית הארגונית. המוצר מדגיש את היכולת לעקוב אחר נושאים ולא רק אחר אנשים. כמו כן הוא מתמקד בהעברת המסרים הרלוונטיים לעבודת העובדים. לדוגמה, משתמש יכול לעקוב אחר הזמנות רכש הקשורות למחלקה שלו, או לקבל מסרים של תהליכי טיפול בלקוח וכו'. בנוסף, הוא מאפשר להתמקד בנושאים הרלוונטיים ובפונקציונאליות עסקית למשתמש באמצעות סינון החוצה של כל המידע הסטטי והלא רצוי אשר יוצר עומס. למשל: פוסטים כפולים, פוסטים שרשרת וכו'. באמצעות Tibbr, אומרים ביעל, מאפשרת  TIBCO למשתמש להתמקד במה שהם מכנים: מסר אחד בפעם אחת, תוך יכולת בחירה באופן ההעדפה והתדירות. כמו כן הוא מקנה יכולות המאפשרות לארגון לשתף את המידע בצורה מסווגת תוך שמירה על המידור הנדרש, על מנת להתמודד עם נושא אבטחת המידע והמידור שהופכים לסוגיה מרכזית ביישום רשת חברתית בארגון.

אין ספק שהנושא החברתי ימשיך לצבור תאוצה בשנים הקרובות ורק ישתכלל עם הזמן. כפועל יוצא מזה, הנושא יצטרך לצאת מגבולות המשרד הישר לענן. ארגונים יעבירו את הידע לענן ויאפשרו לעובדים גישה מכל מקום: מהמשרד, מהנייד או מהבית. ביעל אומרים ש-harmon.ie Mobile הוא למעשה ההמשך הטבעי של סביבת העבודה המוכרת מהמשרד לנייד, המבוסס על אותו עיקרון על-פיו המשתמש יעדיף לעבוד בסביבה מוכרת.

האתגר העיקרי בהטמעת רשת חברתית בארגון בצורה אפקטיבית ופרודוקטיבית הינו לגרום לאנשים להשתמש בצורה נרחבת ברשת החברתית ולתרום לה. אם לא יהיו מספיק אנשים ברשת החברתית אשר יתרמו למאגר הידע, אנשים לא ירצו להצטרף לרשת החברתית כי הם לא ירוויחו דבר מהצטרפותם מלכתחילה. לדברי אברהמי, harmon.ie מחזיקה את המפתח להצלחה של רשתות חברתיות במקום העבודה מכיוון שהיא נותנת לכל משתמש, גם אם הוא משתמש מתחיל, לא מנוסה וחרד משינויים חופש להשתמש ב-SharePoint social network. זאת מבלי לשנות את הרגלי העבודה שלו: "ברגע שאותו משתמש מרגיש בנוח בסביבת העבודה, קל להציג בפניו את יתרונות נוספים". ולסיכום הוא אומר: "החוכמה היא לשלב בנוסף לאנשים, גם את המימד המערכתי וליצור שיתוף פונקציונאלי בין המערכות לאנשים".