IT ירוק למען איכות הסביבה

בחלק הקודם עסקנו במחיר הכבד שגובה הטכנולוגיה לאיכות הסביבה, לצד תרומתה הגדולה להתפתחות העולם. ראינו גם שאפשר לשפר את המצב ואגב כך לחסוך כסף. ולמי שעדיין לא יודע, התשובה לשאלה: "תנין – הוא יותר ירוק או יותר ארוך"?, היא: "יותר ירוק – כי הוא ירוק גם לרוחב".

וברצינות: הרבה ארגונים מדברים על "ירוק", אבל באליהו חברה לביטוח, שחרתה על דגלה את הערכים של לתרום ולחסוך, לא רק מדברים על IT ירוק, אלא גם עושים – ובגדול. ומעבר לתרומה לאיכות הסביבה, מסתבר שזה גם משתלם כלכלית, כי על הדרך חסכו שם סכומים לא מבוטלים. באליהו החליטו לתקף את הנושא ברמה האסטרטגית. לאחר חשיבה מעמיקה, ננקטו בחברה מספר מהלכים ובוצעו כמה פרויקטים שהביאו לצמצום ניכר בכמויות הנייר המודפסות. אכן משרד ללא נייר במיטבו.

אפרים (אפרי) אקרלינג, סמנכ"ל מערכות המידע המסור והחרוץ, שמעורב בכל תהליך בחברה, מספר על סדרת פרויקטים ירוקים שבוצעו בחברה:

•    דוחות וחוזרים מופצים לסוכנים רק באמצעות אתר הסוכנים ללא הדפסה
•    הטיפול בתיקי הליכי גישור ובוררות נעשה דרך האינטרנט באמצעים דיגיטליים ללא נייר (מערכת בנועם)
•    הרבה טפסים ומידע (ספחי חובה, טפסי הוראת קבע, סקרים) נצפים רק מהארכיון הדיגיטלי ללא נייר
•    מסמכים רבים (שמופקים מחוץ למשרדי החברה) לא מודפסים כלל באליהו
•    אישורי מס במקור מתנהלים רק באמצעים דיגיטליים ללא נייר
•    הרבה דוחות מודפסים בצורה דו צדדית לחיסכון מירבי בנייר
•    טפסים רבים מוצגים באתר האינטרנט של החברה ואין צורך להדפיס טופס ולשלוח אותו לסוכן/מבוטח

אבל מה עושים במקרים שבהם חייבים להדפיס חומר כלשהו? פשוט מאוד: מייעלים את תהליך ההדפסות. כך, למשל:

•    הדפסת הפוליסות והדוחות באמצעות שתי מדפסות במיקור-חוץ לפי פעימות מונה – דבר שמונע "יד קלה" בהדפסות
•    מדפיסים באופן דו-צדדי, וכן משתמשים ב-A3 לחיסכון בהדפסות
•    שימוש בתוכנה מיוחדת המדפיסה טפסים אוטומטית מ-SPOOL המחשב

אקרלינג מפרט בנושא יעול תהליך ההדפסות: "החלפנו את כל מדפסות המחלקות למדפסות מדגם T652N של לקסמרק (Lexmark). ההחלפה בוצעה כתוצאה מבחירת הפתרון הכלכלי לאליהו בעלות דף מודפס, הכולל עלות מדפסת, שירות וחומרים מתכלים. המדובר במדפסות מהירות במיוחד ובעלות יכולת הזנת כמות נייר המתאימה למדפסת מחלקתית".

עד מהרה הוכח שייעול זה נתן מענה לנקודות הבאות:

•    ריבוי מתכלים מסוגים שונים – כעת רק סוג אחד
•    יצרנים שונים ומוקדי שרות שונים – כעת ONE STOP SHOP
•    הושגה שרידות גבוהה מול הלקוחות שלנו

באליהו לא הסתפקו בכך, והחליטו לייעל מהזוית הירוקה את נושא המתכלים. לאחר בחינה ארוכת טווח (מספר שנים) הם הגיעו למסקנה שאם הם ישתמשו בטונרים ממוחזרים איכותיים במקום בטונרים ממוחזרים זולים של יצרנים שונים, הם יקבלו פתרון מקצועי בעלות  נמוכה וגם יקטינו את הנזק הסביבתי.

הטונרים האיכותיים שנבחרו נותנים את התמורה הטובה ביותר מבחינת עלות פר דף. בהסתכלות ראשונה ולטווח קצר הם היקרים ביותר בשוק הממוחזרים. אולם לאחר ביצוע חישוב עלות פר דף הוכח, כי הטונרים הללו – בניגוד לאחרים – מדפיסים את כמות הדפים באופן זהה לטונרים המקוריים, מורידים את כמות התקלות במדפסות, ומגדילים את אורך החיים של המדפסת (יחסית לשימוש בטונרים ממוחזרים אחרים).

את החיסכון הגדול ביותר השיגו באליהו אודות לאחר שעברו להפצה דיגיטלית. בחברה הוטמעה מערכת הפצת מידע אינטרנטית מתקדמת מסוגה, המאפשרת לחברה להפיץ לסוכניה דוחות וקבצי מידע באמצעות תיבות דואר אישיות מאובטחות על שרת הסוכנים בחברה ("כספת INFOBAY"). המערכת חוסכת עלויות הדפסה, תפעול והפצה, חוסכת נייר, תוך ניטור ושליטה במידע ובפעילויות המשתמשים במערכת. כל הדוחות המופצים לסוכנים אינם מודפסים כלל ומופצים רק באמצעות אתר הסוכנים תוך חיסכון ניכר בתפעול. יתרה מזאת, הפצת קבצי נתונים לסוכנים נעשית רק באמצעות האתר בתצורת תא דואר מוצפן ומאובטח לכל סוכן. הסוכן מקבל התרעת כניסת דואר, הוא יכול לבחור את הקובץ המתאים, לסמן אותו ולשמור את תוכנו בכל מקום ברשת שלו.

פרויקט ירוק נוסף היה מעבר לסריקה אופטית וארכיב דיגיטלי. תהליך הארכוב פשוט, יעיל וירוק:

•    החומר המיועד לסריקה ועובר הכנה
•    בהכנה מכינים מנות לסריקה ומפתוח בעזרת ברקוד
•    מחלקת סריקה סורקת וממפתחת את המסמכים
•    הקבצים מועברים לארכיב דיגיטלי
•    החומר הגולמי מועבר לבית ארכיב
•    החומר הסרוק מאוחזר כחלק אינטגרלי מתוכנות הביטוח השונות

אקרלינג ממשיך לספר על שיפור שהוכנס בתהליך ארגוני (הדפסת המחאות) וכתוצאה מכך נחסך בזבוז גדול בנייר והרבה כסף: "בעבר הדפסנו המחאות על נייר המחאות PrePrinted המכיל את מספר ההמחאה. נייר רב היה מתבזבז כתוצאה מתהליכי סינכרון בין ההמחאות המודפסות לבין המערכות השונות. לאחר המעבר למחולל המחאות, התהליך הפך לפשוט וקל – וגם חוסך נייר. כמו כן, בעת יצירת המחאה נוצר קובץ PDF אוטומטי של ההמחאה, המוזן ישירות לארכיב הדיגיטלי. בהרבה מקרים שולחים את ה-PDF לגופים שונים כאישור להדפסת המחאה".

בדיקה שהם ערכו לאחר המעבר לשיטה זו העלתה, שעלויות הדפסת ההמחאות ירדו בכ-50%. את הפרויקט הם ביצעו בעזרת חברת אימאג' טכנולוגיות, המתמחה בפתרונות הדפסה ייחודיים. חברה זו מתמקדת בתוכנות ייעודיות לפתרון בעיות הדפסה ולחסכון ניכר בעלויות, כאשר מערכת הדפסת שיקים מנייר חלק היא מוצר הדגל של החברה.

התייעלות נוספת הושגה לאחר המעבר לדיוור ישיר באמצעות הדואר. אקרלינג מסביר: "המעבר לתצורת העבודה מול דואר ישראל בנושא הדיוור הישיר חסך המון הדפסות של דוחות מסירה אשר היו נשמרים שבע שנים במחסנים, כעת אין דוחות מסירה מודפסים והכל מתבצע דיגיטלית תוך הצלבה בין נתוני אליהו לבין נתוני דואר ישראל. בנוסף, האישורים המועברים דיגיטלית לעו"ד מקובלים בבתי משפט".

אקרלינג מפרגן לחברת בנועם, שבעזרת מערכות ממוחשבות מתקדמות לניהול וליישוב סכסוכים, המתבססות על טכנולוגיות מתקדמות וכלים משפטיים חדשניים שהיא פיתחה, מטפלים באליהו מדי שנה באלפי תיקים של בוררות, גישור ותיקים אחרים ביעילות, במקצועיות ותוך חסכון ניכר, והכל באמצעים דיגיטליים ללא נייר. באליהו "לא עוצרים בירוק" וטיפלו גם בנושא דוחות פנים ארגוניים. דוחות אלו כבר לא מודפסים אלא מופצים באמצעות פורטל המותאם אישית לכל עובד ועובד.

המעבר ל-IT ירוק גרם באליהו לחיסכון ניכר במקום, הקטנת צריכת החשמל והחום וכמו שכבר נאמר גם לחיסכון גדול בתקציבים. בנוסף לפרויקטים שפורטו לעיל, גם הפרויקטים הטכנולוגיים הבאים תרמו לכך:

•    מעבר ממחשבים אישיים לטרמינלים
•    וירטואליזציה ע"י העברת שרתים ל-VMware
•    מעבר ממסכי שפורפרת למסכים דקים
•    מעבר למארז דסקים מרכזי EMC

המודעות בחברת הביטוח אליהו לאיכות הסביבה ולירוק היא כה מושרשת, עד שיש הנחיה ברורה שלא לזרוק ציוד עודף או ישן, אלא לתרום אותו לקהילה, לנזקקים ולמוסדות לימוד. גם כאן הרווח הוא כפול.

לסיום, מייעץ לנו אקרלינג שכהשלמה לכל הצעדים לחיסכון בעלויות ולמעבר ל-IT ירוק נדרשת גם משמעת ארגונית, פיקוח, בקרה, ופעילות אכיפה. אצלהם נקבעו הכללים הבאים:

•    הדפסה ציבעונית מותרת רק בהרשאות מיוחדות
•    עידוד שימוש במדיה דיגיטלית רוחבי בארגון (תמונות משמאים)
•    דחיפה להדפסה דו צדדית ככל שניתן
•    פיקוח על כמות הדפים המודפסים ברמת מחלקות
•    דחיפה לשימוש בארכיון דיגיטלי תוך מניעת הדפסת מסמכים הניתנים לצפיה
•    שרות לסוכנים רק באמצעים דיגיטליים ולא נייר מודפס

רעיונות והצעות תוכן למדור ניתן להפנות אל עצמון מינס בכתובת הדוא"ל הבאה.

* הכותב הוא מנמ"ר ויועץ בכיר למיחשוב