מדוע מנהלי הפרויקטים לא מנהלים נכון את הפרויקטים שלהם?

אחת מהסיבות המרכזיות לכשל בניהול פרויקטי תוכנה נובע מניהול פרויקט לקוי. ניהול פרויקטי תוכנה הינו תפקיד מורכב הדורש שילוב ייחודי של מיומנויות מקצועיות יחד עם מיומנויות אישיות ושימוש במתודולוגיות ושיטות עבודה נכונות. במחקרים רבים שנערכו לאורך השנים מתגלה תמונה עצובה, לפיה הפרויקטים לא עומדים בזמנים/בתקציב/בתכולה בגלל ניהול פרויקטים לקוי – החל מבחירת המנהל המתאים ברמת האישיות, הידע והניסיון ודרך ניהול פרויקטים שאיננו מבוסס על שיטות עבודה נכונות והקצאת זמנים ותעדוף נכון של משימות מנהל הפרויקט.

קיימות שש סיבות עיקריות ברמת מנהלי הפרויקטים שגורמות לכשלים בעמידה ביעדי הפרויקט:

1.    בחירת המנהלים על בסיס כישורים טכנולוגים
הארגונים בוחרים לקדם לעמדות הניהול את האנשים שהצטיינו ברמה הטכנולוגית בתהליכי הפתוח והתכנות. פעמים רבות מוקדם הטכנולוג דבר שיותר מצב של מינוי האדם הנכון בתפקיד הלא נכון.

2.    מבצעים ולא מנהלים
מנהלי פרויקטים רבים מתמקדים בעשיה ובביצוע הפרויקט ולא במשימות הניהול. קיים דגש גדול מדי על כיבוי שרפות וטיפול דחוף על חשבון בניית תהליכי עבודה, תשתיות עבודה וטיפול בנושאים החשובים. יש חשיבות רבה להשקעה בנושאים כמו ניהול הלקוח, ניהול התכולה וניהול העובדים וניהול הסיכונים.

3.    אין הקצאת זמן
פעמים רבות לא מקצים מראש מספיק משאבי ניהול וכל תהליך התכנון וההקצאה של הזמן בתחום לוקה בחסר. יש להגדיר בתחילת העבודה את חבילות העבודה של ניהול הפרויקט (ולא רק את חבילות העבודה של הפרויקט עצמו) ולהקצות זמן ומשאבים שמתאימים לעמוד באותם משימות. הקצאת זמנים לקויה לתהליכי התכנון, הניהול והבקרה גורמת לעומס ניהולי במהלך הפרויקט של מאפשר למנהל הפרויקט לנהל את הפרויקט כהלכה.

4.    בעיית מודעות ויכולת
לעיתים הבעיה בניהול הפרויקט מתחילה בחוסר המודעות לגבי מה צריך לעשות מנהל הפרויקט ולחוסר היכולת של מנהל הפרויקט קודם כל לנהל את הפרויקט (הרבה פעמים זה נובע מהסיבה של בחירת המנהל הלא מתאים, ראו את סעיף 1).

5.    בעיית הכשרה
רבים ממנהלי הפרויקטים מנהלים את הפרויקט על סמך תורה שבעל פה, שיטות עבודה שהם המציאו (והם ממציאים כל פעם את הגלגל מחדש, רק שלעיתים הגלגל שהומצא מרובע וכלל לא מתגלגל…) וחוסר ידע בתחום המתודולוגי של ניהול הפרויקט. חשוב שכל מנהל פרויקט בארגון יהיה בעל הסמכה שמעידה על רכישת הידע והבנת המתודולוגיות והתפיסות הנכונות לניהול הפרויקט. כך, למשל, בתחום ניהול הפרויקט יש את הסמכת ה-PMI – הסמכה מצוינת ומוכרת בכל העולם שלצערנו הרב לא מהווה תנאי סף בכניסה לתפקידי ניהול פרויקטים בארגונים.

6.    בעיית תרבות וחוסר בנהלים לניהול
ברוב הארגונים אין תורה כתובה של צורת ניהול הפרויקט וגם אם יש תורה כזאת – הרבה פעמים מדובר נוהל שיושב על המדף ולא מיושם בפועל. על מנת שהפרויקטים יצליחו, יש לבנות סביבה תומכת ותרבות ארגונית שתומכת בניהול פרויקט מתודולוגי ששם דגש על ניהול הפרויקט כתורה וכמקצוע לכל דבר.

קורס ניהול פרויקטי תוכנה (Software Project Management) העדכני נבנה במטרה להכשיר ולשדרג את הידע של המנהל בניהול פרויקטי התוכנה וה-IT, תוך העלאת סיכויי ההצלחה של הפרויקט לעמוד ביעדיו ובתכולות שלו. המחזור הראשון של הקורס, שמועבר בשיתוף פעולה בין ג'ון ברייס מכללת היי-טק, המרכז האקדמי דן וקבוצת אנשים ומחשבים, ייפתח ב-27 בינואר 2013.