איך לפנות זמן לחשיבה אסטרטגית?

חושך בחוץ. רוב העובדים כבר הלכו. יום העבודה הארוך שלך עומד להסתיים. רגע לפני שאתה אורז את החפצים, אתה מסכם לעצמך את היום, ומסמן וי ליד מה שרצית לעשות. שוב אתה נאלץ לסמן בצבע בולט את המשימות שהכותרת המשותפת שלהן היא חשיבה אסטרטגית. כן, שוב לא מצאת זמן כדי לתכנן, לבדוק דברים בראייה רחבה ולהכין תוכניות לטווח הקרוב והרחוק. התסריט הזה מוכר להרבה מאוד מנמ"רים ברחבי העולם. התסכול מחוסר היכולת לחלק בצורה נכונה את הזמן ולערוך חשיבה אסטרטגית, הוא נושא שעוסקים בו בפורומים רבים.

אחת הדרכים היא ללמוד מניסיונם של אחרים, ולנסות להפנים. בשיטה זו נקטו לא מכבר קבוצה של מנמ"רים בכירים, שהתכנסו לשולחן עגול באחד הפורומים המקצועיים של המגזין CIO. בין העצות הבולטות שנשמעו בחדר הסגור: לפנות שעה אחת ביומן, מדי יום, עבור חשיבה אסטרטגית; ולעבוד יום אחד בשבוע מחוץ למשרד, בבית או במקום שקט אחר, בו ניתן לבצע חשיבה אסטרטגית, לתכנן לטווח ארוך ולקבוע סדרי עדיפויות. מן הראוי, כי יום זה יהיה קבוע בלו"ז, על מנת שכולם יידעו.

עצה נוספת היא ללמוד מאחד מחברי הפורום, שאמר כי הוא מסתגר בחדרו בשעות שונות של היום, ושואל את עצמו "מה לא עשיתי, מה לא הספקתי היום?". חשיבה אסטרטגית אינה רק של אדם אחד. היא קשורה במידה רבה בעבודת צוות משותפת. יש ארגונים שנוהגים לקיים את הדיונים האסטרטגיים בפורום רחב של צוות ה-IT הבכיר, ובשיתוף עם ההנהלה. זה יוצר נראות חשובה יותר, ומוכיחה להנהלה שהמנמ"ר איננו עוד סתם טכנאי שירות, כי אם עובד חשוב שמתכנן וחושב קדימה. כך, למשל, סיפר המנמ"ר של נאס"א, כי אצלו הדיונים האסטרטגיים נערכים במשך תקופה ארוכה עם יועצים מיוחדים שנפגשים עם אנשי ה-IT ועושים תוכניות. מנמ"ר אחר עשה סוף שבוע של חשיבה לטווח ארוך, כאשר הוא שילב בין עובדים יצירתיים החושבים מחוץ לקופסה, לבין אנשי IT מהשורה. האינטראקציה בין השניים מובילה ללא ספק לרעיונות מבורכים. מנמ"רים אחרים ציינו, כי הם נוקטים בשיטה דומה כאשר הם עורכים דיונים אסטרטגיים, בהם הם משלבים אנשי טכנולוגיה עם אנשים שיש להם רעיונות שאינם מקובלים בדרך כלל.

מנמ"ר של ארגון אחר הוסיף, כי הוא יצר נוהל קבוע בקרב אלו המדווחים לו: נהל עכשיו, ספק את התוצר מחר, ותחדש משהו לקראת יום המחר. אותו מנמ"ר העיר, כי כאשר הצוות שלו מבצע את שתי הפעולות הראשונות, הוא טורח להזכיר להם שגם השלישית חשובה לא פחות.

כמובן שגם הטכנולוגיה יכולה לסייע לאלו שרוצים לבצע חשיבה אסטרטגית. אפשר להעלות לבלוגים פנים-ארגוניים רעיונות במשך כל השבוע, ואחת לתקופה להתכנס ולדון בנושאים החשובים, לאחר שברוב דנו כבר באמצעות המייל. אחרים מנצלים את יכולות היומנים הממוחשבים, וסוגרים מבעוד מועד על פגישות עם גורמים שונים מחוץ למשרד, כדי לשמוע ולבצע חשיבה אסטרטגית.

בעלי הניסיון מסבירים, כי לא משנה איזו שיטה אתה בוחר כדי לבצע חשיבה אסטרטגית; השיטה קודם כל צריכה להתאים לצרכים שלך, לאופי עבודתך ולמטרות שאתה מציב לעצמך. המהות היא החשובה מכל. התוצאה של החשיבה האסטרטגית  היא שתקדם את הארגון שלך. יתרה מזאת: היא זו שתקדם אותך, המנמ"ר, בסולם דרגות הניהול של הארגון. בהצלחה.