המנמ"ר, מנהל הכספים ומה שביניהם

אם תערכו סקר בקרב מנמ"רים בסביבתכם ותשאלו אותם מה דעתם על מנהלי הכספים בארגונם, ודאי תקבלו תשובות כגון "אין לי דבר נגדו, אבל גם אין לי דבר בעדו". זוהי תשובה אופיינית, שמתארת את מערכת היחסים שקיימת בארגונים רבים בין המנמ"ר למנהל הכספים שלו. המתיחות הקבועה הזו יכולה אמנם להוביל לפתרונות יצירתיים, אבל במידה רבה עשויה גם להוביל לפיצוץ.

המגזין CIO מציע לכם, המנמ"רים, לעצור רגע לפני הפיצוץ הזה ולחשוב: אולי גם לנו יש חלק בנתק הזה? כדי לנסות ולגשר בין-CIO ל-CFO, מצ"ב צרור עצות בחינם.

דברו על TCO (ר"ת Total Cost of Ownership), כלומר על מהי העלות האמיתית של הפרויקטים מבחינת בעלי החברה. תשכחו מה-ROI; גם אחרוני מנהלי הכספים כבר הבינו שאין דבר כזה באמת. הם יודעים היטב שלא קיים פרויקט שעמד בלו"ז, שלא לדבר על יעדי ה-ROI. איש לא יזיז אותם מדעתם, לפיה השקעה במיחשוב היא חור שחור ששואב כסף.

יש מנהלי כספים שההבנה שלהם במיחשוב מסתכמת בכך שאפשר לקנות מחשב אישי ב-499 דולרים במבצע, ולכן הם לעולם לא יבינו למה פרויקט IT עולה 20 אלף דולרים. לעומת זאת, הם יוכלו לדקלם בעל-פה כמה עולה לארגון כל מטר של משרד ומהי העלות של כל עובד ועובד.

לכן, מומלץ לחזור ולדבר על TCO, ולהציג את הפרויקט מזווית של עלות מול תועלת. עליכם לחזור ולומר להם עד בלי סוף, כי פרויקטי IT הם עתירי כוח אדם, אבל אתם מציגים את העלות הנמוכה והמינימאלית ביותר.

רוב מנהלי הכספים כבר שמעו על מיחשוב ענן ותועלותיו הכלכליות. הם יודעים שזה "דבר טוב", מבלי שממש ירדו לעומק הרבדים הטכנולוגיים. רבים מהם יציעו לכם את הענן כחלופה לכל מיני בקשות שתעלו בפניהם. גם אם זה נראה לכם הזוי – אל תלחמו בהם, ולכו על זה. תוכלו למזער את ההתלהבות אם תסבירו להם שאף ארגון לא רוצה שהמידע הכי יקר לו יהיה ב-"עננים".

כשאתם מדברים איתם על איכות הסביבה, תהיו מודעים לכך שרובם לא מצליחים להבין מה הקשר בין פרויקט IT לסביבה ירוקה. לכן, נסו לדבר איתם בשפה מוכרת יותר: הראו להם כמה הם משלמים על אנרגיה, והוכיחו להם כמה אפשר לחסוך בזכות ההצעה שלכם. ההצלחה כמעט מובטחת.

גם וירטואליזציה – טכנולוגיה "חמה" כשלעצמה – דורשת תקציבים, ומלאכת שכנוע מנהלי הכספים אינה פשוטה. הווירטואליזציה כוללת כמה רבדים: שרתים, דסקטופ ואיחסון. כאשר מדברים על שרתים, אל תלכו לכיוון של חיסכון נקודתי לכל שרת. לווירטואליזציה בשרתים יש תדמית שלילית בהצלחות לחיסכון. כולכם יודעים למה – אל תיתממו. אם כן, לכו על סטטיסטיקות בינלאומיות – על סיפורי הצלחה. נצלו את חוק המספרים הגדולים, על חסכון של כך וכך אלפי דולרים. רק אחרי שעשיתם את כל זאת, רדו לסביבת השרתים שלכם. בדסקטופ, עליכם ללכת עם מנהל הכספים צעד אחר צעד, כדי שיפנים שמדובר בפרויקט ארוך טווח שיחזיר את עצמו – אבל לא בקרוב. לבסוף, דווקא הוכחת וירטואליזציה בתחום האיחסון היא קלה יחסית, ולכן אין טעם להרחיב את הדיבור בנושא.

כאשר מגיעים לדבר על המשכיות עסקית, מומלץ להציג בפני מנהל הכספים תוכנית השקעה, המבוססת על סדרי עדיפויות – ושהם עצמם יחליטו עד כמה להשקיע. הבטיחו למנהל הכספים שמעתה ועד עולם לא יהיה ואקום וכל החלטה לגבי קריטיות של כל יחידה תהיה בשיתוף איתם.

זה כמעט מובן מאליו שתוכניות השקעה ב-IT צריכות להיות משולבות עם יעדי העסק. כולם מבינם את זה, אך מעטים עושים זאת, במיוחד כאשר הם מכינים מצגות למנהלי הכספים. חשוב מאוד לעבוד על כך קודם לפגישות עם האיש אשר על הקופה. חשוב מאוד גם להציג תוכניות חיסכון וקיצוצים יזומות, שיציגו איך להשקיע בטווח הארוך כדי לחסוך. מומלץ ללמוד מהדוגמה של קונצרן דו-פונט הצרפתי, שבאיחור של שלוש שנים גילו אנשיו, כי עלויות האחסון ושחזור המסמכים שלו חרגו ב-12 מיליון דולרים. פתרון כמו שרת ארכיבאות, במקרה הזה, יכול להדגים למנהל הכספים באיזו פשטות ניתן להימנע מהחריגה הזו.

השורה התחתונה: מנהלי מיחשוב ומנהלי כספים חייבים ללמוד לעבוד ביחד. עם קצת יותר מודעות עצמית, יכולים מנמ"רים רבים להפוך את המפגש עם ה-CFO לחוויה נעימה. מי יודע, אולי זו תחילתה של ידידות מופלאה…