להסתכל בגובה העיניים

הסביבה העסקית החדשה, המשתנה חדשות לבקרים, מזמנת מפגשים מקצועיים בין בעלי תפקידים שונים בארגון, כאלו שבעבר בקושי אמרו שלום אחד לשני במעלית או במסדרון. הפעם מדובר בשיח ובשיתוף הפעולה בין מנהל הרכש של הארגון לבין המנמ"ר ויחידת ה-IT. הדיון ביניהם, אם התקיים בכלל, נסב לרוב סביב מחירים, מאבק בלתי מתפשר להשיג הנחות כדי להוזיל הוצאות, והצגת עמדות כוח מול ספקים. מנהלי הרכש מעולם לא הבינו את מנהלי ה-IT כאשר הם מביאים להנהלה דיון על פרויקטי IT מורכבים, כמו ERP או BI, שם החוזים אינם רק על רישיונות, אלא גם הטמעת תהליכים ופרויקטים. מנגד, המנמ"רים מעולם לא הבינו מדוע הם צריכים לערב את מנהלי הרכש בתום מו"מ מייגע עם ספקים והצבת הדרישות המתאימות.

אלא שכאמור הזמנים משתנים. הנהלות ארגונים בוחנות פרויקטים לא רק על פי התועלת שהם צפויים להביא לארגון, אלא גם בהקשר התועלת והחיסכון שהארגון מקבל בדרך לפרויקט ואחריו. כאן נכנס לתמונה מנהל הרכש, ובכך הוא עוטה על עצמו כובע נוסף – השותף של המנמ"ר, ומשימתו היא להביא ערך מוסף לארגון, להביא חדשנות ולהצליח ביחד בפרויקט. שניהם ביחד, המנמ"ר ומנהל הרכש, שואפים להיות מנכ"לים. כך, שניהם מבינים כי הדרך למנכ"לות דורשת שילוב ידיים ושיתוף פעולה, ולא מאבקים סמויים האופייניים לכל ארגון.

בתקופה האחרונה נעשו בארגונים גדולים שינויים משמעותיים – מנהלי רכש ייעודיים הוצבו בכל אגף IT. מנהלים אלו עובדים בצמוד למנמ"ר ולצוות ה-IT. מוטלת עליהם משימה כבדה: לימוד והכרת חומרים שעד היום לא נחשפו אליהם. הם שותפים לבחירת הפרויקטים, נדרשים לתת תחזיות כספיות והערכת עלויות ומשתתפים באופן פעיל במו"מ.

המנמ"רים, מצידם, מתחילים לאט לאט להפנים את קיומו של העוזר החדש מטעם הרכש. נכון שהם עדיין מסתייגים ומביעים חשש, בין היתר כי הם מכירים את פערי הידע של מנהלי הרכש, אבל ניסיונות להגדיר גבולות גזרה צרים, שבה יפעל מנהל הרכש, לא יצלחו. מנהל הרכש לא מוכן להישאר במשבצת של "תקנה לי כך וכך רישיונות ותשיג לי הנחה".

מהצד השני, מנהל ה-IT כבר התנסה בלא מעט מקרים בהם מנהל הרכש התבקש להשיג שרתים לחברה והתגאה בכך שהצליח להוריד את הספק למחירי רצפה. הוא לא ידע שהשרתים אינם כוללים זיכרונות בנפח שיספיק לארגון, כי הספק לא טרח לומר להם. זו כמובן דוגמה קיצונית, אבל למשתתפי המפגש הראשון של פורום CIPO, שנערך בסוף השבוע האחרון, המסר היה ברור.

הפורום החדש שונה מהפורומים המקצועיים של אנשים ומחשבים. הוא מפגיש על פלטפורמה אחת את מנהלי הרכש ואת סמנכ"לי המיחשוב. יש לו כמה מטרות. האחת, ליצור מפגש אישי בלתי אמצעי בין שני בעלי התפקידים. בארגונים גדולים בני מאות עובדים, לא מן הנמנע שהשניים לא נפגשו מעולם. המטרה השנייה: העשרה וידע. היטיב להגדיר זאת זיו ברץ, עד לא מכבר מנהל הרכש של נטפים והחל מהשבוע שעבר מנכ"ל מוביסק: "הבנתי שכדי להבין את ה-IT, אני צריך ללמוד. באתי לכל הכנסים של אנשים ומחשבים, פגשתי אנשים ואז הבנתי כמה אני לא יודע".

זהו המסר המרכזי: על מנת להכיר אחד את השני, צריכים המנמ"רים ומנהלי הרכש להיפגש בתדירות גבוהה, לשמוע מה יש לכל אחד לומר לשני, ולהחליף ידע. את התוצאות הם יפנימו בשטח, כאשר ילכו יד ביד אל ההנהלה, יציגו את הפרויקטים, יוכיחו עד כמה הם יעילים וחסכוניים ויקבלו את האישור. הארגון, בסופו של דבר, הוא המרוויח הגדול בסיפור – וצריך גם לעודד את זה על ידי יצירת תהליכים ארגוניים שיפגישו בין השניים.

ישנה עוד מסקנה, שצריכה להיאמר ברוח ידידותית למנמ"רים: תסתכלו על חבריכם בגובה העיניים. צאו מהמחשבה לפיה אתם יודעים יותר טוב ממנהל הרכש בתחומים מסוימים. זו לא חוכמה. קרבו אותם אליכם, הסבירו להם והראו להם דוגמאות בשטח – והתוצאות לא יאחרו לבוא. גם מנהלי הרכש צריכים לצאת מהקיבעון שלהם. ניהול IT בארגון הוא דבר קריטי ומורכב – הרבה מעבר לבדיקת הצעת מחיר והשגת 5% הנחה.