עדה על יישום Scrum במערכות מידע ארגוניות

בתעשיית התוכנה יש התעניינות רבה בשיטות Agile, אך יש דעה הגורסת ש-Agile פחות מותאם ל-IT הארגוני ולפרויקטי מערכות מידע. כבעלת ניסיון של מעל 20 שנה בתחום מערכות מידע מורכבות, ויחד עם זאת מייעצת ומסייעת לחברות ביישום Scrum, נשאלתי על כך אינספור פעמים, בין היתר בתהליכי הטמעה, ומצאתי לנכון להביא מקצת מהשאלות (והתשובות) בפניכם.

שאלה: בארגון שלנו יש לאנשים התמחות נקודתית. לעומת זאת, ב-Scrum מניחים שכולם יודעים לעשות הכל. איך הדברים מתישבים?

תשובה: אכן יש התמחויות שונות. ניתן להקצות אנשים לפי מומחיות למספר פעילויות בתכנון מראש. ב-Scrum לא בהכרח כולם יודעים לעשות הכל, אך שאיפתנו היא להגדיל את הגמישות בצוותים על ידי כך שכל אחד יהיה בעל ידע ביותר מתחום אחד. זה משפר את יעילות הצוות ואת יכולתו להתמודד עם משימות מגוונות. מעבר לשיטת Scrum יביא בין היתר לשיפור בתחום זה.

שאלה: Scrum עובד יפה כשאנשי הצוות עובדים בו במשרה מלאה. לעומת זאת, אצלנו אנשים מחוייבים למספר פרויקטים. איך עובדים כך?

תשובה: גם ב-Scrum יש אפשרות להקצות חלקי משרה בתכנון מראש. הדבר מקובל ומחייב תכנון ומעקב במהלך הספרינט. כחלק מתועלות הספרינט, נקבל ניהול יעיל יותר של משאבים גם בהקצאה חלקית.

שאלה: פיתוח פיצ'ר שניתן להראות ללקוח לוקח יותר זמן מספרינט אופייני. מה ניתן להראות ללקוח בסוף ספרינט?

תשובה: ניתן ורצוי לפרק משימות כך שיתקבלו תוצרי ביניים. כך, למשל, ניתן להציג ללקוח מסכי יישום – גם אם לא כל הפונקציונליות קיימת. כך ניתן לקבל מהלקוח משוב מועיל להמשך הפיתוח ובכך להקטין סיכונים.

שאלה: בסוף ספרינט לא ניתן עדיין להעביר לייצור את תכולתו. מה עושים?

תשובה: במקרה כזה, בסוף ספרינט מקבלים תוצר שהוא Potentially Shippable Product, שיכול להמחיש ללקוח ולצוות את התוצר הסופי. לא בהכרח מתקבל תוצר מוכן להעברה לייצור. תוצרי הביניים מסייעים לתקף ולאמת את הדרישות לשביעות רצון הלקוח.

שאלה: בפיתוח פיצ'רים מורכבים, גבולות היישום הם לעיתים רחבים מאוד ואינם יכולים להכלל בספרינט אחד. איך מתמודדים עם פיצ'רים כאלה ב-Scrum?

תשובה: הפיתוח של פיצ'ר יכול להתפרס על פני מספר ספרינטים. פירוק למשימות קטנות מקטין סיכון ומשפר את הסיכוי לעמוד בדרישות בהצלחה.

שאלה: בהנחה שהשתכנענו, איך מתחילים?

תשובה: כדאי להתחיל ביישום Scrum בהיקף מצומצם, בצוות שמוכן לחידושים ובעזרת יועץ מנוסה. בתקופה הראשונה הצוות ילמד את השיטה ובעזרת היועץ יבצע התאמה הדרגתית שלה לצרכים הייחודיים של הארגון. זהו תהליך שיביא לתוצאות הולכות ומשתפרות, לשביעות רצון של הלקוח ושל הצוות, לאיכות גבוהה של התוצרים וליכולת להתמודד היטב בסביבה עסקית וטכנולוגית מורכבת ודינמית.

עדה מרקמן היא מנכ"לית BDA – שותפה עסקית של HP בישראל, המספקת פתרונות ניהול פרויקטים במודל Agile לרבות יישום פתרון HP-PPM