כיצד המנמ"ר מתכנן ומנהל תקציבים שנתיים?

בעבר כתבתי על המנמ"ר (CIO), האדם שעומד בראש החטיבה הטכנולוגית של הארגון. בין תפקידיו הרבים ניתן לציין ניהול שוטף של פיתוחים, איתור הזדמנויות טכנולוגיות, הכוונה מקצועית ועוד. המנהל הישיר של המנמ"ר הוא לרוב המנכ"ל, ופעמים רבות הוא נקרא לתת דין וחשבון ישירות לדירקטוריון.

ניהול חטיבה טכנולוגית הוא לפעמים ניהול חברה בתוך חברה. ככל שהעולם הופך ליותר דיגיטלי, כך המחלקות הטכנולוגיות הופכות לגדולות ומשמעותיות יותר – וגם יקרות יותר לתפעול. לדוגמה, בשנת 2019 הבנק הענקי ג'יי-פי מורגן השקיע ביוזמות ובפיתוחים טכנולוגיים כ-11.4 מיליארד דולר, ובבנק אוף אמריקה השקיעו בטכנולוגיה 10 מיליארד.

גם בארגונים קטנים יותר, התקציבים שעל המנמ"ר לתכנן ולנהל משמעותיים. כיצד המנמ"ר מתכנן ומנהל את התקציבים בארגון? מדוע נהוג לתכנן לא תקציב אחד, אלא שניים, ואיך יוכל המנמ"ר לקבל אותם מההנהלה?

הכירו את OPEX ו-CAPEX: שני תקציבים, שני תכנונים

ישנה בדיחה ישנה, שמסבירה היטב את מהות התקציב הכפול שאיתו מנמ"רים נדרשים להתמודד מדי שנה: אימא שולחת את בנה למכולת. היא נותנת לו שני מטבעות ואומרת: "עם מטבע אחד קנה לחם, ועם השני ביצים". הבן יוצא לדרכו, וכעבור זמן קצר חוזר בוכה. "מה קרה?" אמא שואלת מופתעת, והבן עונה: "שכחתי באיזה מטבע להשתמש בשביל הלחם ובאיזה בשביל הביצים…"

הבדיחה הזאת מתארת היטב את המצב שאיתו מתמודדים מנמ"רים: התקציב שהם מקבלים מגיע ממקור אחד, אבל עליהם לפצל אותו לשתי מטרות חשובות – ל"עכשיו" ול"אחר כך".

התקציב "לעכשיו" מכונה OPEX, קיצור של Operational Expenditure. כלומר הוצאות פעילות שוטפת. תחת תקציב זה המנמ"ר צריך לכלול את העלות הצפויה לתפעול שוטף בשנה הקרובה, שכולל משכורות, שכירות, דמי תוכנה, עלויות יועצים, עלות תיקון ציוד ועוד. האתגר בתכנון תקציב OPEX נובע מכך, שחטיבה טכנולוגית היא גוף מאוד דינמי. בכל יום עשויות לצוץ הפתעות יקרות – חילופי ספקים, צורך בעובדים נוספים, בלאי בציוד ועוד. לפיכך, תכנון תקציב OPEX הינו בגדר 'ניחוש מושכל' – המנמ"ר וצוותו מנסים להעריך את העלות הצפויה של פעילות החטיבה הטכנולוגית, אך הם ישכילו אם ישמרו מראש עתודה תקציבית שתשמש אותם במקרה של הוצאות לא צפויות (שתמיד מגיעות…).

במקביל, על המנמ"ר לתכנן את תקציב ה-"לאחר כך", תקציב ה-CAPEX, קיצור של Capital Expenditure. כלומר הוצאות הון. מונח זה מתאר את התקציב שהמנמ"ר מייעד לצמיחה ולפיתוח החטיבה הטכנולוגית והארגון: פיתוח טכנולוגיה לשירותים חדשים, שדרוג תשתיות, עלות מעבר למשרדים חדשים ועוד. כלומר, תקציב ה-CAPEX מיועד לפרויקטים חד פעמיים, שנועדו להגדיל את העסק.

מנמ"ר מחושב יידע להיערך מראש לאופן שבו שני התקציבים שזורים זה בזה. אם, לדוגמה, הארגון מעוניין לפתח שירות טכנולוגי חדש ב-2023, המנמ"ר עשוי לכלול את עלויות הפיתוח בתקציב ה-CAPEX של שנה זו, אבל את עלות שכירת המתכנתים הנדרשים לתפעול השוטף של השירות אחרי השלמתו, הוא עשוי לכלול בתקציב ה-OPEX של 2024.

לתכנן, לתקצב, להתפלל: המנמ"ר מתכנן תקציב

ברוב הארגונים הגדולים תכנוני התקציב לשנה הקרובה מתחילים ברבעון הרביעי ואפילו השלישי של השנה הקודמת. בכל ארגון התכנונים האלו מתקיימים קצת אחרת, בהתאם ל-DNA של הארגון. בארגונים מסוימים מתקיים מרתון ישיבות בניצוח מנהל הכספים, שבהן כל מנהל מציג טבלאות ותחזיות. בארגונים אחרים ההנהלה תחזור מארוחת צהריים עם מפית שולחן, שעליה מפורט התקציב לשנה הקרובה. פעמים רבות התקציב יושפע מהפוליטיקה הפנים ארגונית. כבר שמעתי קולגות שמתארים את תקופת תכנון התקציב כ"שדה קרב", בעיקר בשנה החולפת, שפגעה קשות בתקציבי חברות טכנולוגיות.

אז כיצד מנמ"ר יכול לתכנן תקציבים שיאפשרו לו להגשים את מטרותיו בשנה הקרובה וגם לקבל אותם? הנה כמה עקרונות שעזרו לי לאורך השנים:

תכנון תקציבים צמודים לתוכניות עבודה: ההמלצה העיקרית שלי היא להשקיע כמה זמן שנדרש כדי לייצר תוכניות עבודה ראליות לשנה הקרובה, עם הערכת עלויות מדויקות ככל האפשר. העלו את הנתונים לאקסל ו/או למצגת, למדו את החומר והיו מוכנים להגן על טענותיכם.

חדשנות: אחת הציפיות מהמנמ"ר היא להצעיד את הארגון לעתיד. השתמשו בידע הטכנולוגי שלכם כדי לחשוב על פתרונות חדשניים, שיעזרו לחברה להתייעל או להרוויח. בנוסף, הכירו טרנדים טכנולוגיים עדכניים שרלוונטיים לארגון ושלבו אותם בתוכניות שלכם.

בקשו קצת יותר ממה שצריך: לפי הממרה הידועה עלינו לכוון לכוכבים, כך שאם נפספס ניפול על הירח. העיקרון תקף גם בתכנון תקציבים. רוב הסיכויים שמנהל הכספים והמנכ"ל לא ייעתרו לתקציב הראשון שתציעו. לכן צרו מראש הצעות תקציב גבוהות בקצת ממה שאתם באמת צריכים, כך שאחרי הקיצוץ תקבלו סכום ריאלי להגשמת מטרותיכם.

תעדוף: יש פיתוח, תוכנה או כוח אדם שאינם הכרחיים? דעו מראש מה חשוב ומה פחות. כאשר יגיע הרגע שבו תידרשו לעשות ויתורים, דעו מראש על מה להילחם ועל מה לוותר.

זכרו את הסייבר: ככל שהטכנולוגיה מתקדמת, כך גם האיומים מתרבים. כללו בתקציב ה-OPEX שירותי סייבר, ובתקציב ה-CAPEX פרויקטים לשיפור מערכי ההגנה של הארגון.

חשוב לציין, שבתכנון התקציבים האלמנט האנושי משחק תפקיד קריטי. מנמ"ר שרכש את אמון הקולגות, המנכ"ל והדירקטוריון צפוי לקבל תקציבים גבוהים יותר, כי סומכים עליו. בניית אמון והערכה בין המנמ"ר לקולגות לא מתקיימים רק סמוך דיוני התקציב, אלא בכל יום מחדש שבו המנמ"ר מגיע למשרד ומבצע את עבודתו נאמנה.

הכותב עוסק בהקמת מערכות בתחום האשראי החוץ בנקאי.