איך ממקסמים את תקציב ה-IT בעידן של קיצוצים?

2023 תהיה, ולמעשה היא כבר, שנה מאתגרת במיוחד למנמ"רים בארגונים, שנמצאים על מסלול של חדשנות וטרנספורמציה דיגיטלית אבל מהצד השני נתקלים השנה ביתר שאת בקושי הקבוע של מגבלת התקציב והמשאבים שהנהלות הארגונים מקצות להם לטובת אותם פרויקטים חשובים.

אמנם, חברת המחקר גרטנר צופה שתקציבי ה-IT יעלו השנה ברחבי העולם ב-5.1% , אבל מהצד השני, אין להתעלם מהתחזיות לאינפלציה, שמדברות על כך שהיא תגדל בממוצע עולמי ב-6.5% – עובדה שעלולה לפגוע בתקציבי ה-IT של הארגונים. זהו לא האתגר היחיד שעומד בפני המנמ"רים בשנה זו: עדיין יש חסמים כמו בעיות שרשרת האספקה והמחסור הכלל עולמי בטאלנטים. אלה היו גם מסקנות סקר של גרטנר, שנערך בקרב יותר מ-2,000 מנמ"רים מ-81 מדינות.

לסיכום החלק הזה, אפשר לומר שעל אף התחזיות האופטימיות לגבי היכולת של המנמ"רים לממש את התוכניות שלהם, נראה שהמציאות תהיה פחות ורודה. אז מה עושים?

לתעדף, לתעדף

כאשר יש מציאות שבה האתגרים והתוכניות גדולים ורבים יותר מהצפי לקבלת משאבים נדרש, יותר מתמיד, לבצע תעדוף. זה נכון לגבי מנמ"רים שהתקציב שהם מנהלים עולה אבל פחות מהצפי שלהם, כמו גם לכאלה שתקציבם לא גדל בכלל ואף קטן – ביחס הפוך לדרישות ההנהלה, שהולכות ומתרבות בכל שנה.

כאן מגיעים המנמ"רים לצומת החלטות, שבהם נדרש מהם לפעמים לוותר על פרויקט מסוים ולתת עדיפות לאחר. מנהלי מערכות מידע בכירים אומרים שעל המנמ"ר להחליט על האסטרטגיה שלו: האם הוא רוצה להפיק את מרב התועלת מהתקציב – כלומר, ללכת במסלול של השקעות, שייכנסו לסעיף ההוצאות בארגון – או שהוא רוצה להביא ערך מוסף מוכח על ידי תעדוף מתאים, ייכנס לסעיף ההכנסות ואולי אף לרווח? מנמ"רים רבים עדיין לא מפנימים שקיימת אבחנה כזאת, ולכן קשה להם בהמשך, לאחר שהפרויקט יצא לדרך.

ללא קשר, כל מנמ"ר יודע שתהליך התעדוף והבחירה של הטכנולוגיה הנכונה למימוש הפרויקט הוא מהקשים ביותר בתפקיד שלו. יש כאן מרכיב משמעותי של חוסר ודאות, התפתחות של טכנולוגיות חדשות תוך כדי תהליך הבחירה, ותמיד קיימת הדילמה האם יש תוכנות מדף שניתן להשתמש בהן במקום להמציא את הגלגל מחדש.

בזמן האחרון אנחנו רואים סימנים של מיתון ומשבר, ונשאלת השאלה האם ההנהלות ימשיכו להזרים תקציבים ל-IT כדי שישלימו את התוכניות, או שיבקשו מהמנמ"רים להציג רק השקעות שיש להן השפעה ישירה על הרווח, ולא כאלה שה-ROI שלהן לא נראה לעין

לצד זאת, יש את התהליך המתבקש תמיד, ועכשיו יותר מתמיד: התייעלות פנימית בארגון ה-IT. אפשר לעשות זאת, למשל, על ידי מימוש הפוטנציאל הקבוע שקיים בארגונים גדולים של חיסכון של עד 20% אחוזים בעלויות הרישוי של תוכנות שמוטמעות בארגון ואינן בשימוש, לרענן שיטות הטמעה או להיפטר בכלל ממערכות כאלה ולתכנן חדשות, שהעלות שלהן הרבה יותר נמוכה. כך ניתן להפנות תקציבים לטובת דברים חשובים אחרים.

ההחלטה באילו טכנולוגיה ותהליך לבחור תלויה באופי הארגון וביעדים העיקריים שלו. מחקרים לא מעטים הוכיחו שמנהל טכנולוגיה בארגון שמתאים את התוכניות והתקציבים שלו לחזון של הארגון מצליח למקסם את ההיענות לבקשות התקציב שלו וגורם להנהלה לזרום יחד אתו.

לא לפחד לשחוט פרות קדושות

הענן הוא אזור שניתן למצוא בו פוטנציאל לשינוי מציאות בעולם המשאבים ל-IT. לא תמיד המנמ"ר מצליח לשכנע את ההנהלה לעבור לעבודה בענן, אבל בארגונים שזה כן קרה, המנמ"רים מדוחים על הפחתת עלויות, כולל צמצום תשלומים לצד שלישי, כמו רישוי.

תיעדוף פירושו גם שחיטת פרות קדושות. אחת מהן היא האגדה סביב העברת משימות למיקור-חוץ. בהתארגנות פנימית נכונה אפשר להסתפק בצוות הקיים. לא צריך לפסול את מיקור-החוץ לחלוטין, אלא לנהל אותו בצורה מושכלת יותר.

עוד נושא הוא היכולת לניהול משא ומתן, שחשובה במיוחד בתקופה של צמצומים כמו עכשיו. זו תכונה שיותר ויותר מנמ"רים נחשפים אליה. התנהלות נכונה מול ספקים לחידוש חוזים קיימים או לכריתת חדשים יכולה לחסוך לא מעט כסף לארגון, וזו תכונה שכל מנמ"ר חייב להתמחות בה. מעבר לכך, עדיין יש חשיבות להיות בקשר ולשמוע חוות דעת של חברות מחקר ואנליסטים בענף, שיכולים לתת טיפים לגבי קבלת החלטות שימנעו הוצאות מיותרות ויגדילו את ההכנסות.

לסיכום, אתגרי ה-IT הם גלובליים ודומים במגזרים ובמדינות שונות. בשלוש השנים האחרונות חווינו ברחבי העולם, כולל בישראל, עלייה בתקציבי ה-IT שהנהלות הארגונים הקצו, לאחר שהן הבינו את הקריטיות שבביצוע טרנספורמציה דיגיטלית. השאלה היא מה יהיה בהמשך השנה. בזמן האחרון אנחנו רואים סימנים לא אופטימיים, של מיתון ומשבר, ונשאלת השאלה האם ההנהלות ימשיכו להזרים תקציבים ל-IT כדי שישלימו את התוכניות המתוכננות, או שיבקשו מהמנמ"רים להציג רק השקעות שיש להן השפעה ישירה על הרווח, ולא כאלה שה-ROI שלהן לא נראה לעין.