הגישות למימוש RPA לצורך אוטומציה של תהליכי עבודה בארגונים

שתי גישות אפשריות עומדות לרשותם של ארגונים כדי לממש פתרונות RPA לאוטומציה של תהליכי עבודה: הגיש הטקטית והגישה האסטרטגית, האופן הנכון לבצע תהליך שינוי בארגון תלוי בהרבה גורמים, כגון גודל, היקף פעילות, כמות עובדים, מגזר עסקי ועוד

תהליכי עבודה ארגוניים נמצאים בליבו הפועם של כל ארגון ומגדירים את אופן התפקוד שלו.

הם מהווים גורם מכריע ובעל השפעה ישירה על תוצאות וביצועי הארגון ועד כמה הוא יהיה אג'ילי, יעיל, יצרני, שירותי ותחרותי.

כל תהליך ארגוני מעורפל או פגום פוגע במידה כלשהי בשורה התחתונה, ובתוך בליל התהליכים הארגוניים הרבים, קל להחמיץ תהליכים מעורפלים ולא להיות מודע לנזק.

במקביל, ההשפעה העצומה של מיכון תהליכי עבודה ארגוניים כבר מוכרת היטב בהיבטים של חיסכון בשעות אדם, קיצור משמעותי של זמני ביצוע, דיוק, שיפור שירות וכד,' ובנוסף אוטומציה מהווה גורם מאפשר ומאיץ לתהליכים דיגיטליים.

מסיבות אלה, ארגונים מחליטים לממש פתרונות RPA לאוטומציה של תהליכי עבודה, וכעת עומדות בפניהם שתי גישות אפשריות:

הגישה הטקטית – לטיפול בתהליכים מאתגרים

בגישה זו אנו פוגשים מימוש אוטומציה אד הוק, באופן חד-פעמי או כמה חד-פעמיים.

בדרך כלל לצורך "כיבוי שריפה" או טיפול בתהליך בעייתי וכד'. כך או אחרת, מדובר במימוש אוטומציה כתגובה לבעיה או אתגר.

בוודאות, זו תהיה יוזמה חשובה שתפיק לארגון ערך רב והחזר השקעה מהיר מאוד.
השאלה היא, לאן ממשיכים מכאן לאחר שכובתה השריפה? כעת, כשתשתית האוטומציה כבר קיימת בארגון, כיצד ממשיכים להשתמש בה? בארגונים רבים, התשובה תהיה איתור התהליך הבא שיכול להתאים לאוטומציה.

ארגונים מסוג זה הינם בדרך כלל ממוקדי תהליך, זאת אומרת שבכל פעם יתמקדו במימוש אוטומציה לתהליך ספציפי, ובסיום יבחנו את הצורך הבא שלהם ויתמקדו שוב בביצוע אוטומציה לתהליך הבא.
כל תהליך יבוצע כפרויקט בפני עצמו, והתוצאה תהיה שימור מוחלט של התהליכים האוטונומיים הקיימים עם כל היתרונות של אוטומציה ונראות ברורה יותר.

הגישה האסטרטגית – לניהול תהליכים ארגוני

בגישה זו, מימוש האוטומציה נעשה כחלק מתהליך ארגוני רוחבי תחת גורם מרכזי מוביל.

במקרה זה סביר להניח, שהארגון יבצע זיהוי ומיפוי מוקדמים של תהליכי העבודה בארגון, יאתר קשרים, תלות ויחסי גומלין בין תהליכים שונים.

על בסיס המידע הזה יתוכננו, יתוזמנו ויתועדפו פרויקטי אוטומציה, כשהם מנוהלים תחת סטנדרטים אחידים, והמימוש ייעשה בהתאם לאסטרטגיה ארגונית כוללת.

התוצאה תהיה מערך מרכזי לניהול ואופטימיזציה מתמדת של תהליכי עבודה בארגון מתוך ראייה מערכתית.

באופן מימוש כזה, מומלץ להטמיע תרבות שמעודדת את העובדים להיות מעורבים ולתרום ידע לטובת תהליכי האוטומציה.
בארגונים גדולים מתחילים לראות את הניצנים הראשונים של מינהלת תהליכים ארגונית או יחידת מצוינות תהליכים, ולפעמים מדובר במנהל תהליכים ארגוני בודד. כך או אחרת, מדובר בארגונים שבוחרים לאמץ ראייה מערכתית וניהול מרכזי לנושא האוטומציה של תהליכים.

"ההשפעה העצומה של מיכון תהליכי עבודה ארגוניים כבר מוכרת היטב בהיבטים של חיסכון בשעות אדם, קיצור משמעותי של זמני ביצוע, דיוק, שיפור שירות וכד,' ובנוסף אוטומציה מהווה גורם מאפשר ומאיץ לתהליכים דיגיטליים. מסיבות אלה, ארגונים מחליטים לממש פתרונות RPA לאוטומציה של תהליכי עבודה"

האם יש גישה נכונה יותר?

האופן הנכון לבצע תהליך שינוי בארגון תלוי בהרבה גורמים, כגון גודל, היקף פעילות, כמות עובדים, מגזר עסקי ועוד.

מינוי מנהל תהליכים ארגוני או מרכז מצוינות לתהליכים הגיוניים כשמדובר בארגונים גדולים, שקיימים בהם מאות ויותר תהליכי עבודה ממוחשבים, שרבים מהם מתאימים לאוטומציה. ייתכן שחלקם תהליכים פנימיים במחלקות ויחידות שונות וחלקם תהליכים חיצוניים, שמספקים שירות ללקוחות או לספקים של הארגון.

לעומת זאת, בארגונים קטנים יותר, שכמות התהליכים בהם אינה גדולה במיוחד ויכולה להסתכם בכמה עשרות תהליכים בודדים ואף פחות, ניתן להתבסס על פונקציה קיימת בארגון, לדוגמה מנהל פרויקטים, שיכול גם לרכז את נושא ההגירה לתהליכים אוטומטיים.

ארגונים שבוחרים להתחיל עם טיפול בתהליך בעייתי אד-הוק לעיתים קרובות עושים זאת כדי להתחכך בטכנולוגיות האוטומציה ולחוש אותן לפני שהם מחליטים על הוספת תהליכים באחד משני האופנים המתוארים כאן.

תחילת טיפול בתהליכים בגישת אד-הוק אינה מונעת מהארגון לקבל בהמשך הדרך החלטה על מימוש אסטרטגי נרחב, וזאת לאחר היכרות מעמיקה יותר והתנסות עם תחום האוטומציה של תהליכי עבודה.

הכותב הוא סמנכ"ל פתרונות אנטרפרייז בגליל סופטוור.