מנמ"ר – כך תתכונן כדי לתת תשובות לשאלות חברי הדירקטוריון

אחד התחומים שמנמ"רים בארגונים משקיעים בו לא מעט זמן הוא השתתפות בישיבות דירקטוריון. זה המקום שבו פרויקטים שהם רוצים להוביל ודרישות להקצאת משאבים למימוש תוכניות יכולים לקום או ליפול, אם הם לא יתכוננו כהלכה ולא יספקו תשובות מספקות.

האתגר מורכב, כי בדרך כלל, מרבית חברי הנהלת הארגון הם לא אנשי טכנולוגיה, וקריטי שלמנמ"ר תהיה היכולת לתווך להם את המידע הדרוש, לענות לשאלותיהם בשפה שהם יתחברו אליה ולשכנע אותם.

האתר CIO אסף כמה עצות מבעלי ניסיון, שעברו לא מעט ישיבות הנהלה וחוו אתגרים וקשיים רבים, אבל גם הצליחו להעביר את המסרים ולקבל את האישורים. אחד המנמ"רים שסיפק את העצות למאמר של CIO אמר כי "דירקטור בארגון יכול להיות החבר הכי טוב של המנמ"ר או ה-'סיוע' הגרוע שלו".

להכיר את הארגון, לדעת מה המנכ"ל רוצה ובכלל, לעשות שיעורי בית

העצה הראשונה, או, יותר נכון, התנאי הבסיסי של מנמ"ר שמשתתף בישיבת הנהלה הוא הכרת הארגון, הליבה העסקית שלו, מנהלי המחלקות העסקיות והציפיות שלהם. עליו לא להתבייש לגייס אותם כדי להשיג מטרה מסוימת, כארטילריה שנועדה לרכך את חברי ההנהלה ולשכנע אותם.

צריך גם לדעת מראש באיזה צד נמצא המנכ"ל. חשוב שהמנמ"?ר ישב אתו לפני ישיבת הדירקטוריון ויוודא שיתמוך בהצעות שלו, או לפחות לא יפריע. דירקטורים מזהים מהר מאוד מה המנכ"ל רוצה, ורק במקרים נדירים הם מאשרים פרויקט בניגוד לרצונו. זה לא אומר שכשהמנכ"ל לצד המנמ"ר הם יאשרו את הפרויקט או ההצעה אוטומטית, אבל זו ללא ספק סיטואציה הרבה יותר נוחה למנמ"ר.

ככלל, מומלץ למנמ"ר לעשות שיעורי בית, גם אם זה "רק" לחפש בגוגל, וללמוד כמה שיותר פרטים על כל אחד מחברי ההנהלה: מהו הרקע שלהם? מהן ההעדפות שלהם? עד כמה הם חשופים באמת לצרכי הארגון? והאם הם מסוגלים לרדת לעומקם של דברים, מעבר להסתכלות על שורת האקסל האחרונה?

על המנמ"ר לענות רק על השאלות שהוא נשאל, ובסוף כל תשובה קצרה שלו לשאול את חבר ההנהלה האם הוא ירצה לדעת יותר. לפעמים יו"ר הישיבה יאפשר זאת ולעתים יגיד "תודה רבה", ובכך המנמ"ר יחסוך מעצמו צורך להשיב על שאלות שעלולות להיות מכשילות.

לקראת ההגעה לדיון, על המנמ"ר להתכונן היטב לשורה של שאלות שקרוב לוודאי שהוא יישאל – בין אם הן קשורות לנושא הנדון בישיבה ובין אם לאו. ייתכן מאוד שיעלו על השולחן, למשל, שאלות בנושא סייבר, כגון: האם אנחנו פגיעים לאיומי סייבר עכשוויים? השאלה הזו משקפת דאגה אמיתית שקיימת אצל חברי הנהלה. המנמ"ר גם יישאל האם הארגון משקיע בטכנולוגיות שתואמות לאסטרטגיה שלו. אם המנמ"ר יתכונן כראוי ויש לו רעיונות לפרויקטים בנושא זה, יש סיכויים טובים שהדירקטורים יאשרו לפתוח את ה-"כיס" של החברה ולהקצות לו משאבים על מנת להתקדם הלאה. כמובן שהמנמ"ר צריך להוכיח שהטכנולוגיות שהוא מבקש להטמיע קשורות לקידום הליבה העסקית ויש להם החזר השקעה (ROI) ברור.

עוד עצות

כמו רבים, חברי מועצת המנהלים קוראים על המחסור העולמי בכישרונות IT. לכן, הם שואלים את מנהלי ה-IT מה הארגון עושה כדי לפתח כישרונות בארגון פנימה, וכיצד משמרים עובדים. כדאי מאוד שלמנמ"ר תהיינה תשובות מוכנות בנושא, ובעיקר שייתן תשובות פרקטיות – איך מגייסים את האנשים ומה דרוש לשם כך. לא צריך לתאר בפני חברי מועצת המנהלים את המצב הקשה בעולם – את זה הם יודעים לבד, או יכולים לדעת מאמצעי התקשורת או מחברים שלהם בדירקטוריונים אחרים.

נקודה חשובה נוספת: לעתים יתבקש המנמ"ר בישיבות אלה לשרטט את החזון העסקי והטכנולוגי של הארגון. הוא יישאל על זה, כי חברי ההנהלה רואים בו מעין רדאר שתפקידו לשרטט להם את מפת הדרכים הטכנולוגית העתידית של הארגון, והם מסתמכים על התחזיות והניתוחים שלו.

כאן צריך לציין שעל המנמ"ר לענות רק על השאלות שהוא נשאל, ובסוף כל תשובה קצרה שלו לשאול את חבר ההנהלה האם הוא ירצה לדעת יותר. לפעמים יו"ר הישיבה יאפשר זאת ולעתים יגיד "תודה רבה", ובכך המנמ"ר יחסוך מעצמו צורך להשיב על שאלות שעלולות להיות מכשילות. ועוד עצה למנמ"ר.ית: אם במקרה הותקלת בשאלה בלתי צפויה, אל תנסה.י להמציא או לאלתר, אלא פשוט תגיד.י שאין לך כרגע תשובה ושאת.ה רושם.מת לעצמך לחזור עם תשובה. זה הרבה יותר אמין והרבה פחות מסוכן.