ארגון מחדש של עולם ההדפסה הארגוני

בחודש אוגוסט האחרון בוצעו חילופי מנהלים בחטיבת ה-IPG של HP ישראל. ריקי אביב, שהייתה מנהלת אגף הייעוץ והפרויקטים, נכנסה לתפקיד מנהלת חטיבת המדפסות וההדפסה. זהו אחד התחומים החזקים של החברה, תחום עימו היא מזוהה מזה שנים. אביב החליפה את שלומי פרייס, שמונה לתפקיד מנהל אגף המיחשוב האישי בסניף הישראלי של החברה.

התפקיד אותו ממלאת כעת אביב, מהווה ללא ספק שינוי משמעותי בקריירה שלה. היא החלה את דרכה בקומאפק (Compaq), זמן קצר לפני שנמכרה ל-HP. ב-HP ישראל מילאה בהצלחה את תפקיד הקודם, כמנהלת תחום פרויקטים ב-HP. "אחרי שסיימתי לטפל בפרויקט הגדול שלנו, תעודות זהות חכמות עבור הממשלה, פרויקט בהיקף 64 מיליון שקלים", היא אומרת, "היה זה הזמן להתקדם ולעשות שינוי. התלבטתי מאוד לגבי התפקיד, אבל הבוסים שלי באירופה לחצו עלי והסכמתי לקבל אותו".

הלחץ של הבוסים לא היה מקרי. תחום המדפסות עבר שינוי מהותי ב-HP, כמו בקרב שאר הספקיות בתחום בעולם. היום מדברים על ניהול עולם ההדפסה, כאשר המדפסת בארגון היא חלק מפרויקט שלם של ניהול נכון ויעיל של התחום. ניסיונה הרב של אביב בתחום הפרויקטים, מחבר אותה ישירות לנושא.

"בשנה האחרונה הרגשנו התעוררות בולטת אצל חברות בכל הקשור לארגון מחדש של מערך הפלט וההדפסה שלהם", אומרת אביב, "מנהלים, כמו גם מנמ"רים, גילו 'חור שחור' בתחום ההוצאות על טונרים, נייר, תחזוקת מדפסות וכדומה. מנהלי כספים התרגלו לחתום על השיקים של הוצאות אלו, מבלי לדעת שאפשר להמשיך ולספק שירות ברמה בתחום המדפסות, אבל לחסוך אלפי שקלים כל חודש".

לדברי אביב, "תפיסת העולם ש-HP מיישמת, כמו גם חברות אחרות, מבוססת על מוטו שמטרתו לשחרר את הלקוח מכל העולם של מדפסות ולעבור לעולם של הדפסות שמנוהלות נכון". היא מסבירה, כי "ישנן אפשרויות מגוונות לממש זאת: על ידי הקמת מרכזי הדפסה, או ארגון מחדש של כל המדפסות בארגון". תוצר הלוואי של פעולות אלו, הסבירה, הוא לא פחות חשוב: בקרה טובה יותר על כלל העובדים, ניתוב נכון של השימוש שהם עושים בהדפסה לסוגיה שונים, חיסכון בנייר, וגם, כמובן אבטחת מידע. "כולנו מכירים את חורי האבטחה שיש בחדרי ההדפסה, שם מונחים עשרות מסמכים שכוללים לפעמים את הסודות הגדולים ביותר של הארגון", אומרת אביב.

אחד הפתרונות שמוצעים בפרויקט הארגון מחדש של ההדפסה, הוא הצמדת כרטיס חכם לכל עובד, שרק בעזרתו הוא יכול להוציא את ההדפסה ששלח מהמחשב שלו. "כמובן שזה ניתן לניתוב ולניהול על פי הרשאות", אומרת אביב, "חלק מצמצום ההדפסות נובע משום שהעובדים יודעים היטב ש-'האח הגדול' עוקב אחריהם".

מדובר בתהליך ארגוני, שהוא חלק מפרויקט גדול יותר. הוא מזכיר במידה רבה הוצאה החוצה למיקור חוץ את כל נושא ההדפסה בארגון, אך בשליטה ובניהול של המנמ"ר ואנשי התחזוקה בארגון. "כמובן שמאחורי כל זה יש מערכות מיחשוב, מערכות מידע ובקרה, שמנהלות את התחום", מציינת אביב, "זהו פרויקט IT לכל דבר".

אביב מסבירה, כי למרות המעבר לתפקידה החדש, היא עדיין "מרגישה בבית" במידה רבה. אביב נכנסה לתפקיד בשנה קשה יחסית. כל התחזיות העולמיות הצביעו על ירידה בביקושים בכלל תחומי ה-IT ובתוכם – ההדפסה. ואכן, הרבעונים הראשונים התנהגו בהתאם לתחזיות. "ברבעון האחרון שהסתיים ב-HP בסוף אוקטובר", היא מסכמת, "כבר ראינו שיפור מסויים במכירות המקומיות. התחזית שלי ל-2010 היא עלייה משמעותית בביקושים לפרויקטי הדפסה, בהיקף של 10%-20%".