בקרת מדדים במים סוערים

ניהול ויישום אסטרטגיות בחברות גלובליות רב-לאומיות הוא אחד האתגרים שמערכות מידע אמורות לתת להם תשובות.

השכבה העבה ביותר בארגון היא המערכות שמאפשרות את הניהול השוטף, ואת היכולת לממש את ליבת העסקים של הארגון. אבל ככל שמוטת השליטה היא גדולה יותר ומתפרשת על פני ימים, יבשות ומדינות, יכולת הבקרה האפקטיבית נעשית חלשה יותר; בקרה על ביצועים, ובעיקר ניהול מדדי רווח והפסד שהם קריטיים מאוד לארגון.

גם מערכות חכמות של BI ואנליטיקה מתקדמות החל מדשבורדים צבעוניים שגרמו למנכ"לים להתמכר אליהם ועד שכבות אנליטיקה חכמה, עדיין לא השביעו את רצונם של ראשי ארגונים, שידעו בדיוק כמה כסף השקיעו במערכות אלו, אבל לא תמיד מצאו קשר ישיר לתוצאות בשטח.

כך נולדו מערכות ה-KPI, שנועדו לסייע במדידה של מדדים תפעוליים ועסקיים ולתת למנהלים תמונת מצב טובה יותר. הן מבוססות על תפיסה ניהולית כוללת שנקראת Balance Concar כשמערכות ה-KPI הן חלק ממנה.

מערכות אלו נבחנות בביצועים בעיקר בגופים גדולים עם סניפים ושלוחות בכל העולם. אחת הדוגמאות לכך היא חברת הספנות הוותיקה צים, שעוברת שינויים דרמטיים בשנים האחרונות, כאשר מערכות המידע והטכנולוגיה משתמשות בסיס לביצוע פעולות ייעול וחיסכון.

מים סוערים מאוד

בכנס SAP Forum & ISUG 2016 שנערך אתמול במרכז הכנסים LAGO בראשון לציון בהפקת אנשים ומחשבים, הופיעה זהבית ספיר, מנהלת יחידת בקרת ביצועים בצים, שסיפרה על הטמעת מערכת SAP SSM שמאפשרת תהליכי בקרת מדדים, בתחומים מוגדרים מראש.

כדי להבין את האתגרים שעמדו בפני מערכת זו, הציגה ספיר כמה נתונים כדי לסבר את האוזן על צים שלא תמיד ידועים. מדובר בחברה גלובלית שיש לה נוכחות ב-100 מדינות, צי של עשרות אוניות ברחבי העולם עם 60 קווי ספנות הפוקדים 200 נמלים, עם 4,000 עובדים, רובם לא בישראל. הניהול המרכזי הוא אתגר מורכב בחברה כזו, במיוחד עבור ההנהלה המרכזית שצריכה להוביל את הספינה הענקית הזו ששמה צים, במים סוערים מאוד.

ספיר סיפרה כי ב-2011 הגיעה הנהלה למסקנה כי מה שחסר לה זה מנגנון מסודר לבקרת ביצועים, וכך קמה למעשה היחידה שבראשה היא עומדת. בעזרת חברת הייעוץ ארנסט אנד יאנג (Ernst & Young), ביצעו בצים את המיפוי העסקי והארגוני של החברה על כל זרועותיה בעולם, כאשר כבר בשלב הראשון הובהר להנהלה שהתהליך צריך לבוא מתוך מחויבות שלה לאורך כל הדרך. זה אומר שהכלים שיוטמעו, יזרימו נתונים שיתקבלו בהנהלה, והם ישקפו אחת לחודש את המצב בכל מדינה ומדינה, בשפה אחידה, עם מדדים אחידים, ברורים לכל אחד, למדווח ולמקבל הדיווחים.

כלומר כבר תחילת הדרך חברת הייעוץ התוותה את העקרון הראשון: מערכת אחת, שתדבר בשפה אחת עם כל מדינה ומדינה ותתגבר על הבדלי תרבות, סביבה, אקלים ושווקים.

מידע אמיתי ככל האפשר מהשטח

המשמעות המיידית בשלב הייעוץ היתה הוכחת המחויבות של ההנהלה, שפירושה הקצאת משאבים להטמעת המערכות – ומדובר בלא מעט כסף, וכך היה. לאחר שהוגדרו המטרות, החלו בחיפוש אחר מערכת מתאימה והמערכת של סאפ (SAP) נמצאה מתאימה לענות על אתגרים מורכבים, כאשר האתגר שהוצב בפני מפתחי המערכת של סאפ, היא הציפייה לקבלת נתונים מדויקים ומדדים אמיתיים שישקפו את המציאות ב-100% ולא פחות מזה.

לאחר פיילוט קצר ומוצלח, החלו להטמיע מדדים ראשונים. לפני כשנה עברו לשלב היותר קריטי שאתגר את המערכות: ניהול מדדי רווח והפסד. התוצאה הישירה, אמרה ספיר, היא שלראשונה הודק הקשר בין הביצועים, ביחס לתוכניות לבין הבונוסים.

כיום פועלת המערכת בתפוקה מלאה וכל המערך הענק הזה של צים, מנהל מדדים בשפה אחת עם שקיפות מלאה ביחס ליעדים. זאת בנוסף לתפעול מערכות שנועדו לייעל את הפעילות, כאשר המטרה המרכזית היא לוודא שאף כלי לא  עומד ללא שינוע וללא עבודה, וכל פעילות עסקית נבחנת בפריזמה של רווח והפסד.

ענף הספנות חווה שנים לא פשוטות בגלל סביבה עסקית שמאופיינת בעודף היצע של נפחי הובלה וירידת מחירים. עובדה זו משפיעה כמובן גם על צים, והדבר בא לידי ביטוי בתוצאות העסקיות שלה ברבעון הראשון של השנה. הפעולות שייעשו כדי לעבור לרווח עוברות דרך צעדי ייעול וחיסכון שמבוססים קודם כל על מידע אמיתי ככל האפשר מהשטח.

אין ספק שהמערכת שהוטמעה בכל שלוחות צים בעולם על ידי יחידת הבקרה, תסייע לקבל החלטות נכונות יותר, לאפשר לנוע בים הסוער ששמו תובלה ימית.