העידן החדש של עולם ההדפסה

המיתון הקשה שפקד את העולם בשנה האחרונה, גרם לשינוי מהותי בתחום המדפסות וההדפסות בשוק הארגוני. המדפסת המחלקתית פינתה את מקומה למדפסת ארגונית בעלת פונקציות רבות, מבוססת כרטיסים חכמים ותוכנות שליטה ובקרה. המטרה: לנהל נכון יותר את כל ההדפסות, לחסוך בנייר, ולהגביר את אבטחת המסמכים המודפסים.

לצד ירידה כלל עולמית בהיקף רכישת המדפסות, ארגונים מחפשים יותר אחר פתרונות שיסייעו לנהל טוב את יותר את כל מערך הפלט בארגון: המדפסת, הסורק ומכונת הצילום. המדפסת הארגונית עלתה כיתה, והיא כבר אינה הבייבי היחיד של מנהל המשק. כיום היא בתחום אחריותו של המנמ"ר, שבמסגרת משימתו המרכזית לחסוך בעלויות, הוא גילה גם את עולם ההדפסה. נושא זה – של ניהול מסמכים מתקדם – יעמוד במרכזה של תערוכת ענק וכנס שיתקיימו ביום א' בשבוע הבא, במרכז הכנסים אווניו, בהפקת אנשים ומחשבים.

אותן חברות שבמשך שנים טיפלו בתחום המוגבל של ההדפסות, מוצאות עצמן כיום משלבות פתרונות אלו עם יתר הפתרונות שבארגון. כולם יחדיו עומדים על סדר היום במשרדו של המנמ"ר, ההדפסות עם מיחשוב ענן, וירטואליזציה ונושאים מוכרים נוספים. יצרניות המדפסות המסורתיות התאימו את עצמן למציאות, ומנהליהם מדברים על פתרונות כוללים לחיסכון ולניהול.

שוחחנו עם כמה מנהלים בחברות שמספקות פתרונות הדפסה ארגוניים, על מנת לעמוד על המגמות החדשות בתחום. לדברי אלון כהן, סמנכ"ל מכירות בחברת אוטופונט, המגמה של מעבר ארגונים לעבודה במסגרת מרכזי הדפסה צמחה בסוף 2008, עם תחילת המיתון. "ההתחלה הייתה שבע שנים לפני כן", אמר כהן, "אז היה זה בלון ניסוי בכמה ארגונים, ואט אט התחום החל לצמוח". אוטופונט היא ספקית של פתרונות לניהול חכם של מערך המדפסות והפלטים שבארגון.

"התפיסה גורסת שאתה מדפיס רק מה שאתה צריך. נגמרו הימים של 'שגר (להדפסה) ושכח'. כמויות עצומות של נייר יורדות לטימיון, ועימן – עלויות כבדות לארגון" אמר, "כיום העובד מסתובב עם כרטיס חכם, שמאפשר לו לקבל מהמדפסת בדיוק את מה שהוא שלח, הוא לא יכול לראות ניירות אחרים שאינו אמור לראותם. העובד יודע שכל מערך ההדפסות שלו מבוקר, והוא יחשוב פעמיים לפני שינפח את חשבון ההדפסות שלו". לדברי כהן, ארגוני ענק במשק כבר הטמיעו פתרונות לניהול חכם של מדפסות והגיעו לחיסכון של יותר מ-15% בעלויות ההדפסה.

ניר בן דב, מנהל מכירות בחטיבת הדמיה והדפסה, HP ישראל, אמר כי תחום ההדפסה הארגוני הולך הרבה יותר רחוק, וכי כיום רואים אותו כחלק מפתרונות ה-ERP בארגון. בן דב הזכיר, כי HP עושה פעולות רבות לחיסכון בנייר ומעודדת ארגונים להיות ירוקים. "איננו חוששים מכמויות ההדפסה", אמר בן דב, "הבעיה היא כמויות המידע אותם צריך לנהל. HP מאמינה ב'משרד ללא נייר' ומיישמת את התפיסה קודם כל אצלה בבית".

דורון מלמד, מנהל תחום אופיס בזירוקס (Xerox) ישראל, אמר כי כיום מדברים על מושג חדש בתחום: "תצורת הדפסה", שמשמעותה קונסולידציה של התקני הדפסה מיותרים בארגון. התפיסה, הסביר, מובילה לצמצום ביחידות הקצה הדורשות פיקוח וכן מפחיתה את עלויות התחזוקה שלהן, בקרה על ה-'מתכלים', הכנסת צבע תוך הגדרת משתמשים בדרגות הרשאה שונות, וקביעת מכסות הדפסה וצילום, עם שליטה ובקרה בעלויות ההדפסה.

לדברי ירון פר וגדי עסיס, מנהלי מכירות בגטר-טק, חלק גדול מפעילות החברות כיום, מעבר למכירת המוצרים, עוסק בייעוץ ארגוני: היכן למקם את המדפסות המרכזיות, אילו שירותים הן נותנות ואילו כלי ניהול מסייעים למימוש האסטרטגיה הארגונית הזו.

בועז לנגרמן, סמנכ"ל שיווק ומכירות, ברדר, הפנה את תשומת ליבנו לבעיה האבטחה, שהיא קריטית בתחום ההדפסה. מדובר לדבריו באבטחת מידע אקטיבית, עם חוקים ברורים, ועבודה עם כרטיסים דיגיטליים. זאת, כדי לחסום את התחום האפור שקיים בין שרת ההדפסה למחשב. לנגרמן אמר, כי היצרניות אינן חוששות שהן כורתות את הענף עליו הן יושבות, משמע שצמצום ההדפסות שיביא לצמצום המדפסות. "אנו מדברים עם ארגונים על חיסכון וייעול של כל עולם הפקת המסמכים, דבר שהוא חשוב וחיוני תמיד", הסביר.

דני אזולאי, מנכ"ל פרינט סנטר, נגע בנקודה התרבותית-אנושית: "השינוי התרבותי הארגוני שאנו מזהים", אמר, "הוא הצורך להושיב את מנהל המשק עם המנמ"ר, ולשכנעם שיש להם עבודה משותפת. זה לא טריוויאלי". לירון טאקו, מנהלת תיקי לקוחות בחברה, הוסיפה כי העידן החדש בהדפסה מגולם במשולש תוכנה-חומרה-שירות. "המטרה היא ליצור אינטגרציה בין כל מחלקות הארגון ולחסוך בעלויות ההדפסה", הסבירה.

בכנס ביום א', יופיעו לראשונה נציגי ארגונים שיספרו כיצד יישמו פתרונות הדפסה ארגוניים אצלם. בין היתר יופיעו איציק בן עזרי מפירמת רואי החשבון BDO, שלמה מרקוזה – סמנכ"ל טכנולוגיות מידע ב-DHL, ואלי אסנת – מנמ"ר קבוצת אפקיון. לתערוכה ולכנס צפויים להגיע כמה מאות מנהלי רכש, מנמ"רים, מנהלי כספים, מנהלי תשתיות ואבטחת מידע ועוד.