מנהל, תוכנית להמשכיות עסקית כבר הכנת?

מאת עו"ד נוי ארז

בעקבות הטלטלות שהעולם הפיננסי חווה בשנים האחרונות, גופים עסקיים רבים מפנימים את החשיבות של פיתוח תוכניות להמשכיות עסקית (BCP – ר"ת  Business Continuity Program). התוכניות האלה מכילות את הסיכונים הפנימיים והחיצוניים של החברה ומציגות הנחות שתאפשרנה התאוששות מהירה שלה ממשבר, תוך שמירת היתרון שלה על פני המתחרים ואמינות מקצועית. הגורמים המובילים למשבר מגוונים ויכולים לנבוע מהתחזקות מתחרים, עזיבת עובדים, בעיות טכנולוגיות, הרס מקום העבודה או בעיות אחרות. בכל מקרה, תוכנית להמשכיות עסקית מתווה דרך לפעילות תחת תנאים מגבילים בכל המובנים העסקיים של ארגון.

בעבר, התפיסה הנפוצה הייתה כי עצם ההכנה של תוכנית להמשכיות עסקית משדרת ללקוחות שהחברה נמצאת על סף משבר. אולם, בעשור האחרון חברות רבות זנחו את התפיסה הזאת ומדווחות כי ביצעו תוכנית להמשכיות עסקית, בהן חברות גדולות כמו סמסונג (Samsung) ואינטל (Intel) לצד עסקים קטנים ובינוניים. יתרה מזאת, משרד הבריאות האמריקני הוציא תקנה המחייבת את כלל חברות ביטוח הבריאות במדינה להכין תוכנית BCP ומכון התקנים הבריטי פרסם שורה של טפסים והמלצות בתחום זה.

תוכניות להמשכיות עסקית הן כבר לא בגדר "מילה גסה", אלא להפך, הן מסמלות תו איכות שמבטיח ללקוחות כי הגופים איתם הם בוחרים לבצע עסקים מוכנים ליום סגריר, ושההנהלה והעובדים יודעים להתמודד עם משברים ולהבטיח המשכיות פעילות גם בתקופות קשות.

על אף שמנהלי עסקים רבים נמצאים תחת התפיסה המוטעית ש-"לי זה לא יקרה" או "אצלי יודעים איך להתמודד עם משברים", מנתונים סטטיסטיים לא ניתן להתעלם. אם מסתכלים על הסטטיסטיקה רואים ש-70% מהחברות נאלצות להתמודד עם התפוררות עסקית ברמה כלשהי, וש-92% מהחברות שלא הכינו תוכנית להמשכיות עסקית לא יצליחו להתאושש מהמשבר ויתפרקו בתוך חמש שנים.

כיצד בונים תוכנית נכונה שתאפשר התאוששות מהירה בשעת משבר? חברות רבות טוענות שיש להן את הנוסחה הנכונה לכך ויש באינטרנט צ'ק ליסטים מוכנים. גישה זו מאפשרת למנהלי חברות להתייחס לתוכנית כזו כמעמסה או נטל והיא לא תבטיח את השרידות של העסק.

תיעוד המידע העסקי, בניית אמצעי תקשורת נכונים, זיהוי מסמכים בעלי חשיבות, הכנת טכנולוגיות חלופיות ותיעוד כלל החומר – כל אלה יעזרו לעסק אחרי משבר. אך ישנו רכיב אחד שאין לו תחליף, וסביר כי בלעדיו המאמצים כולם ירדו לטמיון – "משחקי מלחמה".

ללא סימולציה מהימנה של מצב חירום ותרגול של מקבלי ההחלטות, שיחוו על בשרם את התחושה שהעסק מתפורר, לא ניתן יהיה להעריך את הדגשים בצורה נכונה. רק כאשר הכשלים נחשפים, ורק כאשר מנהל מרגיש שהצעד שהוא עושה קובע בפועל, ניתן להבין מה לא עובד כראוי והיכן כדאי לשים את הדגש בבניית תוכנית המשכיות עסקית. ללא משחק מלחמה המנוהל בצורה חכמה ומותאם בדיוק מרבי לסביבת העבודה של החברה קשה עד בלתי אפשרי לבנות תוכנית אמיתית שתשרת את העסק בשעת צרה.

בעוד תאגידי ענק מתכוננים לימים מסוג זה, חצי מהעסקים הקטנים והבינוניים פועלים ללא תוכנית להמשכיות עסקית, ורבים שבנו תוכנית לא עשו זאת כראוי. התפיסה המוטעית לפיה משבר לא יקרה, או החשש הלא מוצדק מהמסר שעלול לעבור מהכנת תוכנית כזו למשקיעים וללקוחות, הם שעלולים באופן פרדוקסלי להביא לקריסתו של העסק. מנהל נבון יודע להתכונן למשבר, בונה משחק מלחמה, כותב תוכנית להמשכיות עסקית ומתחזק אותה.

עו"ד ארז הוא מומחה לניהול ויציאה ממצבי משבר, היערכות וקיום משחקי מלחמה. מייסד גוף הייעוץ Noy Erez – NegoPro.