רוני ספיבק, יועצת בכירה לתחום ה-ERP: "מערכת ERP היא הלב של הארגון"

"על מנת שגוף האדם יתפקד ויתנהל כראוי, חייב להתקיים סנכרון בין כל המנגנונים כאשר הלב, האיבר המרכזי, מזרים דם לכל הגוף ומאפשר לו לחיות. מערכות מידע ארגוניות משולות לאותו מנגנון מרכזי המזרים 'דם' לכל אברי הגוף ומאפשר תקשורת וממשקים ביניהם", כך אמרה רוני ספיבק, יועצת בכירה לתחום ה-ERP, שהופיעה בפני משתתפי קורס המנמ"רים של ג'ון ברייס הדרכה ואנשים ומחשבים.

ספיבק שטחה בפני משתתפי הקורס את האתגרים העומדים בפני הנהלת הארגון והמנמ"ר בהטמעת מערכת ERP בארגון. היא הדגישה, כי "מערכת המידע הארגונית המקיפה ביותר בעולם הארגוני היא מערכת ה-ERP", והסבירה מהם התהליכים העיקריים שעל ארגון לבצע ליישום בתפיסת ה-ERP. "הארגון ירכוש מערכת וינהל פרויקט אפיון והטמעה על פי מתודולוגיות אחודות ומובנות ליישום. חברות יישום ו/או מיישמים עצמאיים יגויסו לטובת הובלת פרויקט האפיון וההטמעה וכך גם מומחים חיצוניים כגון: חברות הדרכה, בדיקות, וכד'. במהלך פרויקט כזה, יגויסו גם משתמשי מפתח פנימיים שתפקידם לעבוד מול המיישמים ולאפיין יחד את תהליכי העבודה העתידיים בארגונם, ולסייע במשימות נוספות במהלך הפרויקט, טיוב והסבת נתונים, הרשאות בדיקות ועוד", אמרה ספיבק.

ספיבק עמדה על חשיבות ניהול השינוי והבטחת מוכנות הארגון לפני העלייה לאוויר והסבירה, כי "יש לקחת בחשבון שהטמעת מערכת ERP הינה אירוע גדול ומשמעותי בחיי ארגון מאחר ומדובר למעשה בהחלפת כל מערכות ה-Legacy הוותיקות למערכת אחת מרכזית, עם בסיס נתונים אחד ואינטגרציה בתהליכי העבודה חוצי ארגון. זהו אחד השינויים היחידים בחיי הארגון (למעט מיזוג, רכישה, מעבר בניין וכדומה), שמקיף בבת אחת כל כך הרבה עובדים בכל כך הרבה דיסיפלינות באותו זמן בדיוק".

לספיבק גם הצעה איך לנהל את השינוי: "משלב ההחלטה על הפרויקט יש לנהל את השינוי על ידי מומחה פנימי או חיצוני שמביא עימו מתודולוגיה סדורה , ניסיון וידע מארגונים אחרים. יש לבצע תקשור לתוך הארגון לגבי הפרויקט, לבצע מיפוי של פערים ארגוניים הקשורים לשינויים בין איך שעובדים היום ואיך שאמורים לעבוד בעידן המערכת בנושאי הגדרות תפקידים, נהלי עבודה, הדרכות תהליך, הכשרות מקצועיות ועוד".

לאחר מיפוי הפערים, אמרה ספיבק, "יש לגבש וליישם תוכנית עבודה לצמצומם לפני העלייה לאוויר. כמו כן יש לעבוד עם המנהלים בארגון לאורך חיי הפרויקט ולא לשכוח את שאר בעלי העניין בתוך ומחוץ לארגון".

ספיבק הדגישה, כי החיים ממשיכים גם לאחר העלייה לאוויר. לדבריה, "לאחר העלייה לאוויר יעברו כשנה-שנתיים של התייצבות והסתגלות. השינוי מוטמע ועובד. יש בדרך כלל גוף שתומך, מתחזק ומשדרג לאורך חיי הארגון".

השלב המשמעותי הבא אמרה ספיבק, הוא אופטימיזציה של התהליכים העסקים והעמקתם על ידי המערכת. "זהו פרויקט של הביזנס עם מחלקת מערכות המידע", אמרה.

קורס המנמ"רים של ג'ון ברייס הדרכה ואנשים ומחשבים הינו הקורס המוביל והיוקרתי ביותר בעולם מערכות המידע בישראל. בקורס השתתפו בשנים האחרונות מאות מבכירי תחום מערכות המידע ומנהלי מערכות המידע בשוק הישראלי, והוא זוכה להכרה על ידי גופים ציבוריים רבים ומהווה את תעודת הכניסה לתפקיד המנמ"ר בארגונים רבים. את הקורס מנחה מקצועית בנצי שפירא, אשר שימש במשך שנים רבות כמנמ"ר של ארגונים מובילים במשק כגון קוקה קולה, פלאפון וידיעות אחרונות. המחזור הבא של הקורס ייפתח בחודש פברואר.