דרושה: סביבה אחודה לתפישות PMO

תהליכי הבקרה PPM ו-PMO מהווים חלק מכל ארגון במשק שעוסק בפרויקטים, גדולים כקטנים. אמנם ישנן תוכנות רבות לניהול פרויקטים, אך אין עדיין כלי אחד ויחיד שבעזרתו ניתן לקבוע שיטה, לנהל אנשים, לבצע מעקב וניתוח עבור פרויקטים שהסתיימו. נושא זה עמד במרכזו של מפגש פורום מנהלי הפרויקטים PPM&PMO מקבוצת אנשים ומחשבים, שנערך הבוקר (ה') במלון לאונרדו שרתון סיטי טאואר ברמת גן.

גילי רגב, מנכ"ל פרוסיד ויו"ר ועדת התכנים של הפורום, פתח את המפגש ואמר, כי "נכון שאין עדיין פלטפורמות שנותנות את הפתרון מקצה לקצה, אך עם זאת הייתה התקדמות גדולה מאד בתחום".

עו"ד אתי קורן, שותפה בכירה במשרד עורכי הדין YCKG, עמדה על הצדדים המשפטיים הכרוכים בניהול פרויקט והדגישה את החשיבות של מעורבות מנהלי הפרויקט בניסוח החוזה עם הספק. "על מנת שהפרויקט יצליח, על כל מנהלי הפרויקט להכיר את החוזה ולקחת חלק בו, ולא להשאיר זאת רק לעורך דין של החברה ומחלקת הרכש". לדבריה, אין להסתפק בפרויקט Fixed Price, "הסכם כזה לא יפתור את הצדדים מבעיות במהלך הפרויקט. גם אם סוגרים עם ספק חוזה שכזה, כדאי להגדיר נקודות יציאה, כדי שיהיה אפשר להיפרד במקרה של בעיות". לדבריה, חוזה נכון הוא כזה שמגדיר את מלוא התכולה ואת לוחות הזמנים של הפרויקט.

אבי שטוב, יו"ר המרכז לניהול פרויקטים בטכניון, דיבר על הרצוי והמצוי בסביבת ה-PMO, והציג את הכלים שפותחו בטכניון. שטוב סקר את התפתחות ה-PMO בעולם, והתייחס לסקר שנערך בין ארגונים בארה"ב ב-2010 בשם "State of the PMO", שנועד לבחון את הנושא. "מנתוני הסקר עולה, כי אין עדיין סביבת עבודה אחודה שבאה לתת תמיכה לכל הפרויקטים לאורך כל מסלול החיים שלהם, סביבה שכזו לקביעת תהליכים וללימוד תהליכים עדיין לא קיימת", אמר. עם זאת, הוסיף, כי יש כלים שמסייעים ל-PMO, אך הם אינם עונים עדיין על כל הצרכים.

שטוב ציין, כי לפחות בארה"ב חברות רואות ערך בהקמת משרד לניהול פרויקטים ורוצות גוף שיתווה את הדרך. הוא סיכם את דבריו בהצגת הכלים שפותחו בטכניון בתחום, ובתוכם סימולטור המדמה ניהול פרויקט על כל שלביו.

מרק שולמן, ראש ענף פרויקטים ואיכות נתונים בבנק לאומי, הציג את מבנה גוף ה-EPMO בבנק ואת הסיבות שהובילו להקמתו. הוא סיפר, כי הבנק מבצע לפחות 50 פרויקטים גדולים בשנה בתקציבים של מיליוני שקלים. לכן, אמר, היה צורך בגוף שיאחד את כולם. לדבריו, גוף ה-EPMO בבנק נועד לייצג את המנמ"ר בפרויקט בשל היותו מרוחק מניהול הפרויקט היומיומי. "אנו מבצעים ניהול ומעקב אחר פרויקטים גדולים בהם יש פוקוס גדול של הנהלת הבנק. יש כ-25 פרויקטים נבחרים שעליהם ההנהלה רוצה לשים את הפוקוס וזה תפקידנו".

הוא הוסיף, כי המטרות שהובילו להקמת גוף ה-EPMO היו ליצור סטנדרטים לניהול, לבקרה ולשקף סטטוס לכל בעלי העניין בפרויקט. "המבנה הארגוני שלנו מורכב ויש הרבה גופים שמבצעים פרויקטים במקביל. גוף ה-EPMO נועד להסתכל ארגונית על כל התמונה הכוללת".