טופ סולושנס הטמיעה את מערכת ActionBase בעיריית ראשון לציון; ההיקף: מאתיים אלף שקלים

חברת טופ סולושנס מקבוצת טופ גרופ (Top Group) הטמיעה את מערכת ActionBase לניהול ומעקב אחר משימות ותהליכים חוצי ארגון בעיריית ראשון לציון. בעיריית ראשון לציון כ-1,400 עמדות מחשב אשר מנהלות את השירותים המוניציפאליים של 248 אלף תושבים (העיר הרביעית בגודלה בישראל). ההיקף הכספי של העסקה לא נמסר לפרסום, אולם לפי הערכות בשוק הוא מוערך ב-200 אלף שקלים.

במסגרת הפרויקט, שארך כחצי שנה, בוצע תהליך אפיון ממוקד והוטמעה בהצלחה מערכת ActionBase for Office בלשכת ראש העיר דב צור ובלשכת המנכ"ל פרנקו גונן. לצד ההטמעה הועברו הדרכות אישיות לכ-100 משתמשים. קודם להטמעת המערכת, תיעוד הישיבות והתהליכים בעירייה נעשה באופן ידני. היישום החדש מקל על מנהלים ועובדים בעירייה לבצע ניהול ומעקב משימות באופן ממוחשב ויעיל, תוך שליטה ובקרה גם על תהליכים חוצי ארגון.

מערכת ActionBase מאפשרת להגדיר, לבצע ולעקוב אחר תהליכים ארגוניים שבדרך כלל מנוהלים באמצעות תכתובת דואר אלקטרוני, דוחות אקסל ומסמכים רבים וגורמים לעומס מידע, חוסר יעילות ולאי עמידה ברגולציות. מערכת ActionBase מאפשרת ליזום ולנהל במקום אחד את כל הפעולות הנובעות מתהליכים דינמיים המתרחשים בארגונים, ולייעל את שיתוף המידע בין כל הגורמים המעורבים בתהליך בארגון ומחוץ לו. המערכת מספקת למנהלים סטאטוס עדכני ושקיפות מלאה לתוך כל שלב בביצוע התהליכים הארגוניים, ולקבל החלטות בזמן אמת כאשר נדרשת התערבות אנושית במהלך העבודה.

לדברי איציק כרמלי, מנמ"ר עיריית ראשון לציון, "לאחר בחינה מעמיקה של מספר פתרונות בשוק, החלטנו לבחור במערכתActionBase של טופ סולושנס כתוכנה המתאימה ביותר בשל ייעודה לניהול ומעקב אחר משימות והחלטות בארגון. כחלק מחזון העירייה להתייעל כל הזמן ולספק לתושבים את השירות הטוב ביותר, אגף המחשוב של עיריית ראשון לציון החל במהלך של אימוץ טכנולוגיות מידע חדשניות, והטמעת מערכת ActionBase הנה סנונית ראשונה במסגרת המהלך הנ"ל".

לדברי גלעד הר עוז, מנכ"ל טופ סולושנס, "אנו שמחים שגוף מוניציפאלי גדול כמו עיריית ראשון לציון החליט לעבור למערכת ActionBase, אשר מאפשרת בקלות לעקוב אחר משימות ההנהלה וההחלטות החשובות בארגון באופן ממוחשב. אנו עדים לגידול הולך וגובר של גופים וארגונים ציבוריים שמחפשים להתייעל ולהעניק שירותים טובים יותר, דרך אימוץ טכנולוגיות ארגוניות מתקדמות, כאשר אחת ממעלותיה של מערכת ActionBase היא גמישותה להיקלט גם בארגונים שעבדו עד כה בשיטות מסורתיות".