השב"ס ביצע פרויקט רחב היקף לטיוב ואיכות נתונים בהשקעה של מיליוני שקלים

אנשי ה-IT בשירות בתי הסוהר, בשיתוף DCL, מקבוצת מלם-תים, נמצאים בעיצומו של פרויקט איכות וטיוב נתונים רחב היקף. הפרויקט הוא תנאי מקדמי למימוש פרויקט קידמה, הסבת מערכות הליבה של שב"ס למערכת ERP פרי פיתוח פנימי. היקף הפרויקט לא נמסר לפרסום, אולם לאנשים ומחשבים נודע כי היקפו עומד על מיליוני שקלים. הפרויקט החל לפני שלוש שנים וצפוי להסתיים בסוף השנה.

את הפרויקט מובילה סגן גונדר נורית רבינוביץ', ראש ענף יישומים ניהוליים, מחלקת פי"ם (ר"ת פיתוח יישומי מידע). בראש פי"ם עומד גונדר משנה ראובן מור, ומעליו נמצא תת גונדר ישראל מור, ראש מינהל טכנולוגיות בשב"ס.

טיוב ואיכות הנתונים היווה תנאי הכרחי להעברת הנתונים ממערכות הליבה הקיימות והישנות בשב"ס, למערכות החדשות. מערכות הליבה הקיימות היום פותחו לפני יותר מ-20 שנים, ומאופיינות בתכנון מיושן, חוסר אינטגרציה וחוסר תמיכה בתהליכים של הארגון. פרויקט קידמה מביא ויביא לתמיכה בפעילויות הליבה של הארגון, שהן ניהול האסירים, ניהול הסוהרים וניהול בתי הסוהר, באופן שמכסה את התהליך כולו ולא רק את תוצאתו הסופית.

השלב הראשון של פרויקט טיוב ואיכות הנתונים טיפל בנתוני משאבי אנוש. "אנו מחוייבים לשמירת מידע על האסירים שנים רבות", אמרה סגן גונדר רבינוביץ', "והדבר חייב אותנו לבצע הסבה גם לנתונים היסטוריים". כך, במסגרת פרויקט טיוב הנתונים, טופלו נתוניהם של 400 אלף אסירים, אף שבפרק זמן נתון יושבים במתקני השב"ס רק כ-20 אלף מהם. עוד טויבו נתוניהם של 14 אלף עובדי שב"ס, בעבר ובהווה, לרבות 8,000 עובדים כיום. שלב זה בפרויקט הסתיים לפני שנה וחצי.

בהיבט הטכנולוגי, איכות וטיפול הנתונים נעשה על גבי בסיס הנתונים של מיקרוסופט (Microsoft), תוך שימוש במוצר של טריליום לטובת תחקור שלהם. "הפרויקט הוא מורכב וגדול והתחלנו אותו מאפס", אמרה סגן גונדר רבינוביץ', "הגדרת הדרישות לכל תהליך הטיוב לא הייתה ידועה. ביצענו תהליך מיפוי של הדרישות מכל אחד מהשדות החדשים של הנתונים, בחנו מה אמור לעבור הגדרה במערכת החדשה ומה נדרש לשנות, ולבדוק מה נכון ומה לא בלוגיקות".

היא ציינה, כי טיוב הנתונים נעשה בשני אופנים. האחד, טיוב אוטומטי, אז נלקחו נתונים שלא מתאימים למערכת החדשה ובוצעה עליהם המרה. השני, טיוב ידני, במסגרתו תוקנו הנתונים במערכות התפעוליות הקיימות, על ידי עובדי היחידות הרלוונטיות.

לאחר הצפה של השגיאות, ובטרם הטיוב עצמו, הוצגה מפת איכות נתונים. המפה מקוטלגת בתוך מנט"ה, מערכת ניהול, טיוב והסבה (של הנתונים) – פרי פיתוח של DCL. כך יכלו אנשי ה-IT בשב"ס לקבל החלטה מושכלת מה לטייב ומה לא, ובחלק שמטייבים – לערוך תעדוף. מערכת מנט"ה מנהלת את קטלוג אירועי הטיוב וכל תהליך העבודה לרבות ניהול משימות תכנון ובקרה, והיא מהווה המדריך המקצועי של תהליך הטיוב.

בהיבט הבקרה, ציינה סגן גונדר רבינוביץ', כי "אנו עורכים בקרות רבות על תהליכי הטיוב, על מנת לוודא שמה שתוכנן להיות מטויב – אכן טויב. ערכנו השוואות מול מרשם האוכלוסין לצורך טיוב נתונים דמוגרפיים והסתבר שהיו אנשים שהיה קשה לזהותם".

"פרויקט איכות וטיוב הנתונים הצריך את הארגון ללא מעט מחשבה", סיכמה סגן גונדר רבינוביץ', "ובנוסף להיבט הטכנולוגי הוא דרש שינויים תרבותיים-ארגוניים. הוא סייע רבות והיווה תנאי מפתח להטענת הנתונים במערכות הליבה החדשות".

"מנהלי ארגונים מתחילים להפנים סוף סוף את החשיבות האדירה שיש בפרויקטים לטיוב ולאיכות נתונים. אנו מוכיחים להם את החזר ההשקעה המהיר והניכר שיש בביצוע פרויקטים שכאלו, לצד החשיבות בהיבט הארגוני והתהליכי. פרויקט איכות נתונים משפיע בצורה ישירה על השורה התחתונה ברווחיות העסק", הוסיפו צביקה מנלה, מנהל מרכז התמחות EIM (ר"ת Enterprise Information Management) ופתחיה מנקין, מנהל תחום איכות נתונים, מלם מערכות מקבוצת מלם-תים.

"אנחנו כמו חוקרים במשטרה", אומרים השניים, "כשאנו באים לארגון והלקוח אומר, כי כך הוא מאמין, 'הנתונים אצלי אמיתיים ותקינים', אנחנו אומרים 'הנתונים שגויים כל עוד לא הוכח אחרת'. אנחנו לא 'מאמינים' לאף נתון".

בתחילת 2011 רכשה מלם-תים את פעילות של חברת DCL בתחום איכות הנתונים, ומנקין ומנלה עברו למלם-תים וממשיכים בפעילות הזו במסגרת החדשה. "הצלחת מערכת IT אינה תלויה בטכנולוגיה", אמרו מנלה ומנקין, "אלא אך ורק בשני מימדים – תיאום ציפיות מול משתמשים ואיכות הנתונים. אם לדוגמה נעשה ניהול סיכונים על בסיס נתונים לא איכותיים – הרי שלניהול הסיכונים אין כל ערך. איכות נתונים היא הבסיס לכל תקשורת עסקית".