"ניהול תוכן ומסמכים – יישום חובה בכל חברה וארגון"

תחום ניהול התוכן והמסמכים הארגוני (ECM – ר"ת Enterprise Content Management) הוא אחד הנושאים המרכזיים שבהם ארגונים מתמקדים ב-2011. נושא זה יעמוד במרכזה של ועידת ECM&DM 2011 לניהול מסמכים וידע, שתתקיים ב-14 באפריל במרכז הכנסים אבניו שבקריית שדה התעופה, בהפקת אנשים ומחשבים.

הצורך להתייעל, הן בתהליכי העבודה והן בחיסכון במשאבים, מוביל ארגונים לחפש דרכים למקסם את התועלת מהמידע המצוי ברשותם. במסגרת הוועידה ייחשפו הפתרונות החדשים בתחום הקיימים כיום בשוק, העוסק בניהול כל תהליכי מחזור החיים של המידע, וכן יוצגו סיפורי הצלחה של ארגונים שביצעו תהליכים דומים בעבר.

הנושא נדון אף בפאנל שכונס אתמול (ב') על ידי אנשים ומחשבים לקראת הוועידה, בהשתתפות מומחים שעוסקים בנושא מזוויות שונות. אלה הסבירו את הנעשה בתחום, שהפך לתחום חם ומרובה פרויקטים.

משתתפי הפאנל היו חיים רון, מנכ"ל חברת מאגרי תוכנה, נציגת יצרנית תוכנות זיהוי התווים ABBY; עמית מנור ורחל שריקי, מנהלי מוצר דוקומנטום של EMC בחברת נס (Ness); יובל בן זאב, מנכ"ל אוטופונט; רוני אנצ'ל, מנכ"ל SRL, נציגת אופן טקסט; ומשה (צ'יקו) יבנאלי, משנה למנכ"ל IFN מקבוצת יעל, המייצגת בארץ את מוצרי Filenet של יבמ (IBM). מנחה הכנס היה אבנר פרנק.

פרנק אמר בדיון, כי "ארגונים חייבים לאמץ פתרונות לניהול מסמכים – או שיטבעו בים של תכנים". לדבריו, "תוכן רב נוצר בימים אלה ב-IM, ויקי (Wiki) ורשתות חברתיות. לכאורה, קל מאוד לארגן את התוכן הזה, אולם הוא לא מגיע למערכת הניהול".

אנצ'ל ציין, כי "אנחנו רואים שעד עכשיו ארגונים יישמו פתרונות מחלקתיים – אירכוב מיילים, מחלקה משפטית, תיקי רכש ועוד. המטרה שלנו, באמצעות אופן טקסט, היא להביא את הארגון לשלב האינטגרטיבי, שבו ייכנסו המסמכים מכל מערכות התפעוליות. כל משתמש יוכל לגשת מסביבת עבודתו הטבעית לספריית המסמכים המשותפת". הוא הוסיף, כי "הארגון יוכל בכך להפיק את מלוא התועלת מכל המסמכים שאסף מכל המקורות שלו. מפתרון נישתי, מחלקתי ונקודתי עוברים כאן לפתרון אינטגרטיבי".

יבנאלי אמר, כי "יש דרישה בשוק לאיחסון מידע מולטימדיה או Digital assets. מדובר על מערכת תוכן שיש לה דיסציפלינות שונות של מידע".

לדבריו, "אני רואה קשר בין מערכות CRM של ארגון שרוצים לתייק שיחה עם לקוח בתיק שלו. כמו כן, אנחנו חשים בביקוש לטיפול בקבצי מולטימדיה".

"האתגרים – ביכולת המרת פורמטים"

מנור הציג את פתרונות Digital Asset Management של דוקומנטום. הוא הוסיף, כי "מימשנו פרויקט גדול של ניהול קבצי וידיאו. האתגרים הם ביכולת המרת פורמטים, תמיכה בקודקים. זה חלק אינהרנטי בתוך דוקומנטום. פתרון אחר הוא Center Stage, בתחום הקהילות. המוצר מאפשר לנהל ויקי ארגוני, בלוגים, תגים ועוד".

רון תיאר את תחום לשכות הסריקה והביא כדוגמה את חברת אימג'סטור, שהתאחדה עם חברת זיעור. "החברה סורקת שמונה מיליון דפים בחודש. זו, למעשה, לשכת הסריקה הגדולה ביותר במזרח התיכון", אמר. הוא ציין, כי "מ-2006, אימג'סטור אימצה את המנוע שלנו, FileReader".

לדברי בן זאב, "אנחנו מייצגים זווית אחרת של התהליך – שלב יצירת התוכן עצמו. המערכת שלנו מקבלת את הנתונים הארגוניים ומייצרת חוזים, הסכמים".

הוא הוסיף, כי "אפשר לייצר תוכן שאף אחד לא ימצא ממנו שום דבר ואפשר לייצר את התוכן בצורה חכמה ולהתממשק עם המערכות כדי לאחזר אותו בעתיד".