פרויקט ניהול ושימור ידע יצליח רק אם לאנשים יהיה אכפת

"מערכת ניהול ידע בארגון גדול ומבוזר, צריכה להיבנות מלמטה למעלה. אי אפשר להנחית על מנהלי תחומים – שלעיתים הם בעצמם מיני-ארגונים המוכרים במאות מיליוני דולרים – להקצות זמן יקר של עובדיהם לנושא שהם אינם מעוניינים בו", הסביר אבי קדם, מנהל הידע של התעשייה האווירית, במפגש פורום KMI של קבוצת אנשים ומחשבים, שהתקיים הבוקר (ד') ברמת גן.

קדם הסביר, כי התעשיה האווירית מורכבת מ-22 מפעלים וחטיבות, שחלקם מוכרות מוצרים במאות מיליוני דולרים, ומהווים מפעלים בפני עצמם. הידע הנצבר בידי העובדים, אמר, הוא אחד הנכסים הגדולים של הארגון – אך רובו אובד כאשר הם יוצאים לגמלאות או פורשים במסגרת תוכניות התייעלות. "לפיכך, שמה הנהלת התעשיה האווירית דגש על קיום תוכנית ניהול הידע ובעיקר שימור ידע מפורשים ושימור ידע מתמשך בתוך פרויקטים. כך, גם אם עובד עוזב בפתאומיות – הידע שצבר לא ילך לאיבוד".

עוד אמר קדם, כי התעשיה האווירית שמה דגש על שימוש חוזר של נכסי ידע בחברה, קידום הפורטלים והאתרים בהקשר למערכת ניהול המסמכים, ניהול קהילות ידע ופעילויות נוספות – לרבות ניהול הידע בפרויקטים, ניהול תובנות ועוד. "כל הפעילות הזו היא אמיתית לגמרי ונובעת מהביזנס. אני מודד עצמי בכך שהאנשים שאנחנו, כמנהלי הידע, עובדים איתם, הם האנשים הכי טובים שיש. עם זאת, ציין, המחלקה עובדת בתקציב מינימאלי ומעסיקה שני אנשים בלבד, כך שאת כל הפעילות ניתן לעשות רק עם השתתפות המנהלים בחטיבות העסקיות. "רק אם יש לי פרטנר שאפשר לסמוך עליו, אני מתחיל בפעילות", אמר.

מוריה לוי, מנכ"לית Rom Knowledgeware ומנהלת פורום KMI, הסבירה כי מומחה תוכן הוא עובד שיש לו ידע רב ואחראי לתכנים מוגדרים בפתרון ניהול הידע שהוקם – קהילה, מאגר תובנות, אתר, רשת חברתית וכד'. לדבריה, תפקידים מקובלים למנהל תוכן, הם אחריות להקמת גרעין התוכן הראשוני, סינון אישור רעיונות לתכנים, קטלוג תכנים חדשים, מענה לשאלות, איסוף קבוע של תכנים חדשים ומתן משוב. לעיתים, ציינה, נבקש ממנו גם להיות שותף בשיווק התכנים: כתיבת ניוזלטר, סיוע בהטמעת פעילויות מול המשתמשים ועוד.

לדברי לוי, הדרישות הללו אינן טריוויאליות, "כי אנו רוצים ממנהל התוכן ארבע תכונות: שיהיה בעל ידע, אבל גם שירותי, בעל אוריינות מיחשוב וכזה שרוצה לפעול. קשה למצוא אדם אחד שיענה על כל התכונות הללו ושגם ירצה את התפקיד מבלי שזה ייכפה עליו. צריך לזכור שהוא לא ב-100% באחריותנו ושיש לו עוד בוסים".