תומר ק', קמ"ג: "הדילמה שלנו היא כיצד לגשר בין תפיסת ה-'אני חייב לדעת' לבין 'חייב לשתף את המידע'"

"המציאות הארגונית שלנו מורכבת מאוד, ונעה בקונפליקט שבין התפיסה הבסיסית המאפיינת את עולם ניהול הידע, 'חייב לדעת' (Need To Know) לבין 'אני חייב לשתף את המידע' (Need To Share) – שלכאורה מנוגדת לחלוטין לאופי הארגון שלנו". כך אמר תומר ק' – מנהל יחידת ניהול הידע בקמ"ג, שהשתתף הבוקר (ד') במפגש פורום מנהלי הידע KMI של אנשים ומחשבים. המפגש נערך תחת הכותרת "לנהל תוכן ולהצליח".

"המידור בקמ"ג פועל בשני רבדים", הסביר ק', "מצד אחד המידור הרגולטורי-ביטחוני, שהוא ברור לכולם ואין חולק עליו. השני הוא התרבות הארגונית שכל עובד מתחנך עליה: המידע הוא שלך, אסור לך לשתף אותו עם אף אחד – כולל חברך היושב לידך. תפקיד היחידה שלי הוא להוכיח למנהלי הארגון ולאנשי הביטחון שאפשר לשתף ידע בארגון כמו שלנו מבלי לפגוע בביטחון", אמר ק' במפגש.

"קמ"ג מבססת את מערך ניהול הידע שלה על כלים של מיקרוסופט (Microsoft), ביניהם כלי SharePoint", הסביר תומר ק'. "הבעיה שלנו הייתה שבמערכות הקיימות ב-SharePoint, המאפשרות לנתב מידע ולשמרו בתיקיות עם הרשאות מתאימות, אין שום בקרה על תוכן המידע בתיקיה ועל האפשרות שמסמך מסוים יזלוג בטעות וייחשף לעיניים לא מורשות בתוך הארגון. עובדה זו לא מקובלת על אנשי ביטחון, ולכן המשכנו לחפש פתרונות אחרים, אבל לא מצאנו. שקלנו להוסיף כלי אחר של מיקרוסופט, RMS, שפועל בשיטת ההצפנה המוחלטת של כל המסמכים – אבל מהר מאוד הבנו שזה בלתי אפשרי לשתף ולהצפין את המידע במקביל. לכן, אין עדיין בקמ"ג מערכת ארגונית אחת לניהול מסמכים".

דובר נוסף במפגש היה ד"ר אליהו פרקש, מנהל שיתוף ידע, תהליכים וניהול ב-NDS. הוא תיאר את תפיסת ניהול הידע של החברה, וקבע כי "ניהול ידע זה לא כלים – אלא תרבות". הוא סיפר ש-NDS מעסיקה כ-5,000 עובדים ברחבי העולם, מתוכם 1,100 במו"פ. "אנו חברה פרויקטלית, וניהול מסמכים הוא מפתח לכל העסקים", אמר. "בראייתנו, כתיבה היא דבר בסיסי – אם לא כתבת, שום דבר לא יקרה". הוא הדגיש את חשיבות התיעוד וציין, כי הוא לא חייב להיות תמיד טקסטואלי, שכן לפעמים עדיף מידע חזותי.

פרקש אמר, כי החברה שמה דגש גם על נושא שיתופיות המידע, וכי התרבות הארגונית ב-NDS מעודדת פתיחות. בהמשך תיאר את הדילמות שעמדו בפני החברה כשבחרה את הכלי המתאים. "התחלנו עם 15 ספקים – אף אחד מהם לא מישראל, כי ישראל נשלטת בעיקר על ידי מיקרוסופט והכלי שלהם לא תאם את הציפיות שלנו. בסוף בחרנו כלי בשם Autonomy, שמשרת אותנו בימים אלה ממש".

את המפגש הנחתה סיון ערער, סמנכ"ל ניהול תוכן ב-ROM, שסיפרה על תהליכי ניהול ושיתוף ידע בחברה בה היא עובדת.