איך ניתן להציג מספרים בצורה ידידותית, כדי שלא לטבוע בהם?

מנהלי הידע טובעים בנתונים. חלק מאותם נתונים הם מספריים. מנהלי הידע צריכים להעביר את הנתונים, כולל אלה המספריים, לעובדים ולמנהלים בארגון, כדי שיוכלו לקבל החלטות ולעבוד בצורה טובה יותר. כל אלה הם דברים שידועים לכל מנהל ידע, ונכונים. אבל איך מציגים את אותם מספרים בצורה ידידותית, על מנת שהעובדים והמנהלים לא יטבעו בהם?

נושא זה עמד במוקד הרצאתה של ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware, בכנס AI, BI & Big Data של אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה במרכז האירועים והכנסים לאגו בראשון לציון. מנחה הכנס היה יו"ר ועדת התכנים שלו, מוטי סדובסקי.

אחד הדברים המרכזיים שקשורים לניהול ידע הוא הדשבורד, אותו לוח מחוונים שמוצג במערכות הארגון. "לפני 30 שנה, כשנכנסתי לתחום, מנהלים הסתכלו על הדשבורדים וזה היה נראה להם מאוד מרשים. הם הנהנו בראשם, אבל לא הבינו את משמעות המספרים ומה צריך לעשות איתם", אמרה ד"ר לוי.

"דשבורד הוא אמצעי נהדר על מנת להבין תמונת מצב ברגע נתון", ציינה, "אבל רוב המגמות בארגונים משתנות לאט ולא ניתן לראות את ההבדל מיום ליום. אלא שזה מה שמנהלים עושים, הם פחות יודעים ורוצים לבצע הסתכלויות חוזרות תקופתיות. אם מוסיפים לזה את העובדה שרבים מאתנו, בני האדם, מפחדים ממספרים, מגיעים למסקנה שצריך ניהול והצגה יותר ידידותיים של המספרים".

"המוטו החשוב ביותר כאן הוא: ואם עץ נפל ביער ולא שמענו את זה – האמנם הוא נפל? הנמשל הוא: אפשר להציג את המספרים בצורה הכי מרשימה, אבל אם עובדי הידע בארגון, אלה שאמורים להשתמש בהם, לא עושים זאת – חבל על המאמץ".

טיפים והמלצות

אז איך עושים זאת? ד"ר לוי נתנה כמה טיפים לשימוש נכון במספרים, תוך שהיא מציגה תובנות מספרו מ-2004 של סטיבן פיו Show me the numbers ואדפטציה שלהן לימינו.

"אנחנו נמצאים בעידן ה-ChatGPT. לכאורה, זוהי מכונה מופלאה, שעוזרת לנו. היא משמשת, בין היתר, להצגת נתונים, לטיובם ולהפקת תובנות מהם. אבל זאת רק מכונה, והיא לא יכולה להצליח בניהול נתונים לבדה. ההצלחה היא בשילוב שבין האדם למכונה, בין המומחה למכונה. צריך לדעת איך לתת למכונה את ה-'דחיפה' הנכונה", אמרה.

טיפ שני הוא להבין מתי עדיף להציג טבלאות ומתי גרפים. "עדיף להציג את הנתונים בטבלאות כשמדובר במידע לא כמותי, בהצגת נתונים ספציפיים, בהשוואת נתונים ממוקדת, בדיוק בערכים, בכמה יחידות מידה שונות, ובשילוב מידע מפורט וסיכומי", ציינה ד"ר לוי.

הטיפ השלישי עוסק באיך לא להציג נתונים. אחת הדרכים היותר שכיחות להצגת נתונים היא באמצעות עוגה. השיטה הזאת, לפחות בעיני כותב שורות אלה, מעניינת יותר לעין, בוודאי מאשר טבלה ואפילו מאשר גרף. אלא שעוגות הן טעימות לחיך, אבל לא להצגת נתונים, פשוט מפני שהן מעוותות את הנתונים. ניתן בנקל להציג חלק קטן בעוגה כיותר גדול. למשל, 20% מהעוגה שייראו כמו 40%, ואפילו 60%. לעומת זאת, אמרה ד"ר לוי, "מה שכמעט תמיד יעזור הוא גרף עמודות אופקי או אנכי, וכן נקודות בדידות, תרשים פיזור – מה שמתאים ל-70%-80% מהמקרים".

לסיכום, היא הדגישה ש-"הדרך הטובה ביותר להצגת מספרים משלבת גרף שמראה את המסר, שמשולבים בו, בחוכמה, נתונים, מידע וידע, לטובת תמיכה בהבנה וביכולת בקבלת החלטות. נתונים, מידע וידע הם הכלי המרכזי לקבלת החלטות טובה. כדאי להשתמש ב-ChatGPT ובמומחי ידע, אפשר להגיע עם זה הרבה יותר רחוק".