לקראת פסח: לרענן ולנקות גם את הנתונים בארגון

תקופת האביב מסמלת לנו תקופה של התחדשות והתרעננות. בבית אנו בוחנים מה עלינו לתקן או לרכוש, מה למסור ומה להשאיר, ובכלל – זוהי תקופה של ניקיון ורענון הבית. זוהי הזדמנות נהדרת לבצע זאת גם בארגון. על כל מנהל לעשות מדי פעם קצת סדר ארגוני לייעול תפעול הארגון, שגם ישפיע על ביצועיו.

החלטה מרכזית כזו שארגונים נדרשים אליה בשנים האחרונות היא ההחלטה על המעבר לענן וחלוקת האחסון של הנתונים בארגון – בארגון עצמו, בענן פרטי, ציבורי או היברידי. כמו המשפחה שמתכוננת לחג הפסח, גם על מנהלי הארגון לבחון אילו מערכי מחשוב ונתונים יש להשאיר בארגון ומה ניתן לנקות החוצה.

מקום טוב להתחיל הוא בבדיקת מערך המחשוב הקיים בארגון, החל מהדטה סנטר – על מנהלי הארגון לבחון מול מנהלי מערך המחשוב, האם יש שרתים שפועלים ללא צורך או חומרה מיותרת? האם יש נתונים שאובדים בדרך או שאף אחד לא משתמש בהם ואינם נחוצים למעשה בארגון? מהצד השני, מהם הנתונים הקריטיים ביותר לארגון, אלו שחובה להגן עליהם? אלו שיכולים להפיק את הערך העסקי הגבוה ביותר?

"כשם שהבית שאנו מתגוררים בו הוא דינאמי ונכנסים אליו ויוצאים ממנו מוצרים שונים במשך השנה, ולכן יש צורך בבדיקה לפחות פעם בשנה מה מתאים לנו ומה צריך לשנות, כך גם הארגון זקוק לכלי ניתוח וניהול מידע שידגישו את הנתונים שהארגון מייצר, מספק או שומר ולהצביע על הדרך שבה הנתונים יכולים לתרום בדרך הטובה ביותר לניהול הארגון"

איך מרעננים ומנקים את הנתונים בארגון?

הצעד הראשון הוא הערכת משאבי המחשוב בארגון עצמו וגם בענן וכיצד משתמשים בהם. לצורך כך נדרשים פתרונות ניהול לחיזוק הנראות והניצול של השירותים השונים.

הצעד השני הוא ניתוח השימוש במידע ובנתונים, היכן הם מאוחסנים וכמה הם פעילים. 68% מהמידע הוא מה שנקרא "מידע קר", כלומר מידע שלא משתמשים בו או משתמשים בו לעיתים רחוקות, כך שלמעשה הוא כמעט ואינו מייצר ערך לארגון. הפתרון הוא לא אחסון של פחות מידע, אלא שימוש נכון במידע כדי לעצב את המודלים העסקיים החדשים.

הצעד השלישי הוא הנעת המידע החשוב לפלטפורמות זולות בין אם בענן או בדאטה סנטר הארגוני, מאחר ובאופן זה ניתן להיות יעילים יותר ולהפחית עלויות בצורה משמעותית.

הצעד האחרון הוא שימוש יעיל יותר באחסון הארגוני ובדטה סנטר.

צורך בפתרונות יצירתיים

המצב הגלובלי הכלכלי הנוכחי מצריך פתרונות יצירתיים וחדשניים וחשיבה מחודשת על הנתונים, תוך כדי שקיפות והתייחסות למעגל החיים של המוצר שהארגון מייצר. שימוש נכון בנתונים יכול להוביל לערך מוסף רב לארגון ולקדם את המטרות העסקיות שלו. בנוסף, חשוב לזכור, שפעולה חד פעמית של העברת הנתונים לענן אינה מספיקה. כשם שהבית שאנו מתגוררים בו הוא דינאמי ונכנסים אליו ויוצאים ממנו מוצרים שונים במשך השנה, ולכן יש צורך בבדיקה לפחות פעם בשנה מה מתאים לנו ומה צריך לשנות, כך גם הארגון זקוק לכלי ניתוח וניהול מידע שידגישו את הנתונים שהארגון מייצר, מספק או שומר ולהצביע על הדרך שבה הנתונים יכולים לתרום בדרך הטובה ביותר לניהול הארגון.

הכותב הוא מנכ"ל נטאפ ישראל.