הצלחה כתובה מראש

חברה לפיתוח ציוד רפואי עמלה על השקתו של מוצר חדש – רובוט מבוסס טכנולוגיה חדשנית שעתיד לסייע לניתוחי מוח. ההשקה והמכירה הראשונה, לבית חולים גדול במרכז הארץ, נמצאה בשלביה האחרונים – חוזים, הסכמים, תקציבים, לוחות זמנים וכדומה. כל הצדדים עסוקים ונרגשים לקראת ההשקה. פגישות, צוותים, הגדרת צרכים, עריכת טסטים, הרכבה, יציאה לדרך ו… משהו שם לא עובד. משהו לא מסתדר בתפעול המוצר על-ידי הצוותים המקצועיים בראשותו של פרופסור בכיר, הממונה על בדיקת המוצר. אנשי המקצוע וידאו תקינות של כל רכיב במערכת עד הפרט האחרון, ובכל זאת, משהו בתהליך העבודה עם המוצר אינו זורם כמצופה. לכל עיכוב בשלב זה קיימת השפעה מכרעת על החברה המפתחת, כמו גם על כל בעלי העניין בפרויקט.

במטרה לגבש מענה מהיר לסוגיה, החליט הפרופסור על עריכת מפגש הפקת לקחים להחזרת הפרויקט למסלולו.

בין אם מדובר בחברת מדיקל גלובלית ובין אם עסקינן בסטארט-אפ מקומי קטן, כולם זקוקים לאיש הנכון במקום הנכון ובזמן הנכון, שיכיר את "הקרביים" של המערכת וידע להפיק מכך את כל המידע הנחוץ למשתמשי הקצה

איפה טעינו ואיך מחזירים את הפרויקט למסלולו?

בדיקת כל הפרטים הביאה להבנה כי תהליכי העבודה במערכת לא היו ברורים למשתמשי הקצה. המשתמשים הסופיים לא הצליחו להגיע לתפעול נכון, שוטף וחלק של המערכת. בשורה התחתונה – נקודת הקצה לא טופלה. נקודת הקצה הזו היא הכתיבה הטכנית. לכל מוצר, אם זה בעולמות הטכנולוגיה, הבנקאות או הפארמה, נדרשת ספרות טכנית הנלווית אליו ואשר מותאמת לקהל היעד שלו, ממש כמו הוראות הפעלה לכל מכשיר ביתי חדש (דוגמת מיקרוגל, טלוויזיה, מכונת כביסה). במקרה של מערכת או פתרון טכנולוגי, כמו מכשור רפואי או ציוד צבאי – הספרות הטכנית הכוללת את הוראות ההפעלה והוראות לתחזוקת המערכת, תותאם ספציפית לקהל היעד.

"מדריך למשתמש"

המדריך למשתמש יכלול תיאור מפורט של מערכות המשלבות לפעמים מכניקה, אלקטרוניקה, תוכנה ועוד. למדריך יצורף הסבר על מהות המערכת, מטרתה ותהליך העבודה באמצעותה. המדריך יכלול את כל הפרטים הטכניים ושלבי העבודה, לרבות צילומי מסך וגרפים, כדי לייצר הבנה של תהליך ההפעלה. 

ומה קורה בחברות בהן הוחלט כי מהנדס מתוך החברה יכתוב בעצמו את הספרות הטכנית? ברוב המקרים, נוכחנו לדעת כי חרף היתרונות בהבנה הטכנית של מפתחי המערכת, קיים פער ביכולת הנגשת המידע לכל משתמשי המערכת בצורה ברורה ותמציתית, וכל זאת "בגובה העיניים".

בניגוד לדוגמה המתוארת בפסקה הקודמת, השאיפה היא כי אותו "מדריך למשתמש" ייכתב בידי מיטב אנשי המקצוע בעולם הכתיבה הטכנית. אלה יהיו כתבים טכניים, מקצוע ייחודי המבוסס על לימודים יעודיים/מקצועיים, שנות ניסיון רבות וידע נרחב על הטמעת מערכות מגוונות בסוגי ארגונים שונים.

כדי להצליח בתפקידו, מתלווה הכתב הטכני אל צוותי הפיתוח, הייצור והאינטגרציה, מצלם ומתעד את כל שלבי ההרכבה והתפעול, על-מנת לגבש מהם הוראות הפעלה ותחזוקה ברורות ותמציתיות, שישמשו את קהל היעד הספציפי של כל מכשיר.

בדוגמה שלנו, ילווה הכתב הטכני את כל שלבי הפיתוח של הרובוט החדש ויתעד אותם על-מנת לייצר מידע הכתוב באופן מושלם, אודות תהליכי ההפעלה והשימוש. כתבים טכניים נמצאים בתהליכי הפיתוח והייצור של מערכות רפואיות, מערכות ביטחוניות, חברות סטארט-אפ שמפתחות מוצר וכיוצא בזה. בין אם מדובר בחברת מדיקל גלובלית ובין אם עסקינן בסטארט-אפ מקומי קטן, כולם זקוקים לאיש הנכון במקום הנכון ובזמן הנכון, שיכיר את "הקרביים" של המערכת וידע להפיק מכך את כל המידע הנחוץ למשתמשי הקצה.

נדרשים לפרויקט מוצלח. כתב טכני והמדריך למשתמש שיכין. צילום: BigStock

ומה הן דרישות השוק ומה נוכל ללמוד מכך?

בכל תהליך פיתוח וייצור ישנן דרישות רגולטוריות מצד השוק אליו הוא שייך. גופי בריאות ורפואה נדרשים בדרך כלל "ליישר קו" בנושא הכתיבה הטכנית עם ה-FDA ותקן 60601. גופים מעולמות תוכן אחרים נדרשים להתייחס לתקנים שונים, דוגמת ISO, ולספק הוראות הפעלה מדויקות שיהיו חלק בלתי נפרד מהמוצר. חלק מהדרישות הן ללוות את התהליך מתחילתו ולא להשאיר את מלאכת הכתיבה לסוף. כלומר, נדרש תיעוד מלא של רצף פעולות התפעול כדי להגיע לתוצאה סופית של ספרות ברורה לקהל היעד של המוצר. 

כמו בהרבה דברים, כדאי ללמוד מהעולם: בעולם מקובל לקרוא לעומק את המדריך למשתמש של כל מוצר. אנחנו, הישראלים, פחות שם. השקעת משאבים של זמן ותקציב לכתיבה הטכנית, כבר בשלבי האסטרטגיה, היא שתביא להצלחת הפרויקט, לחיסכון בזמן, במשאבים, ובעלויות ולהגדלת הערך המוסף מהמערכת. היעדר התייחסות לסעיף הכתיבה כבר בשלבי ההתחלה של הפרויקט עלול להביא לחריגה תקציבית, לדחיית הלו"ז ולאי-עמידה ביעדיו המרכזיים של כל פרויקט. כניסה מוקדמת של כתב טכני מקצועי תאפשר שימת דגש על ניואנסים של המערכת, הקפדה על יישום כל השלבים, הימנעות מפערים בהבנה והעברה נכונה של התורה למשתמש באופן מוצלח.

אז אם השקעתם משאבים אדירים בפרויקט אדיר ממדים – כדאי לדאוג שהוא לא ייפול, על סעיף הבנת הנקרא.

חמישה טיפים לניהול נכון של כתיבה טכנית:

אסטרטגיה – ארגון שמבין את נחיצות הכתיבה הטכנית, ישלב אותה בפרויקט ויימנע מכשלים.

טיימינג – הכניסו את הכתב הטכני בזמן הנכון, כבר בתחילת הפרויקט ובהגדרת לוחות הזמנים שלו.

זמן – הזמן המושקע בשלבי הכתיבה והתיעוד הטכני הוא קריטי. שלבו אותו בבניית הפרויקט מראשיתו.

כסף – הקצו משאב תקציבי עבור כתיבה, ברמה מקצועית גבוהה ככל שניתן.

בחירה – בחרו באיש המקצוע המדויק – כתב טכני מקצועי, הבקיא בעולמות התוכן של הפרויקט שלכם!

הכותבת היא מנהלת כתיבה טכנית וגיוס בחברת קורן טקסט, מקבוצת יעל