"אין ברירה אלא לעשות יחסי ציבור גם לניהול הידע"

"בארגונים רבים, חלקים ניכרים מהם עדיין לא נכנסו לתהליכים של ניהול ידע. זה קורה בארגונים ממשלתיים, ציבוריים אחרים ופרטיים כאחד. לוקח המון זמן להכניס תהליכי ניהול ידע לארגונים, אין ברירה אלא לעשות לזה יחסי ציבור. כשלב ראשון, צריך לחפש את ההצלחות הקטנות בפרויקט ולרתום את השותפים בארגון", כך אמר אשר גליקמן, סמנכ"ל ומנהל תחום מסמכים וניהול ידע במטרופולי-נט.

גליקמן אמר את הדברים בכנס השנתי של אנשים ומחשבים לניהול ידע, KMDM, שהתקיים ביום ה' האחרון באולם האירועים לאגו בראשון לציון. הוא הנחה את הכנס יחד עם ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledgeware.

איבוד מסמכים או עיבוד מסמכים?ההרצאה של גליקמן התקיימה תחת הכותרת "איבוד מסמכים או עיבוד מסמכים?". הוא אמר כי "יש כמויות גדולות של מידע ושימוש בניהול ידע חוסך מקום ומסייע בשימורו". ובמילים אחרות, מסייע שמסמכים לא יאבדו.

צילום ועריכת וידיאו: ליטל רובינשטיין

גליקמן העלה את השאלה: איך יכול להיראות הארגון בעתיד הקרוב? "ארגונים צריכים להשיג שליטה ובקרה על כמות אדירה של מידע, תוך שיפור השירות ללקוחות הפנימיים והחיצוניים, וכן אבטחת והבטחת מידע", אמר. הוא ציין ש-"בתהליכים הדיגיטליים יש הבטחה שהמידע יישמר. עובדים בממוצע בהיי-טק נשארים שנה וחצי-שנתיים בארגון וגם לכן, תהליכי ניהול הידע חייבים להיות מובנים. מה גם שהתהליכים הדיגיטליים מניבים חסכון משמעותי בזמן אחזור המידע. מה שצריך הוא להבין מה אנחנו מחפשים ואיך למצוא את זה".

בהמשך ציטט גליקמן כמה נתונים לא ממש טובים: "ברוב הארגונים – פרטיים וציבוריים כאחד – העובדים והלקוחות עדיין נאלצים להתנהל דרך ניירת וטלפונים. זה נותן תחושה של חוויה אפורה ולא מתקדמת. 90% מהמסמכים עדיין נשמרים בנייר. אחת הסיבות לכך היא שההדפסות הן הרבה יותר קלות מבעבר. עוד נתונים הם ש-3% מהמסמכים מתויקים בצורה שגויה ומעל 7% מהמסמכים אובדים, גם אם הם מתייגים בצורה נכונה. בנוסף, חמישית מהזמן מתבזבז על חיפוש ואחזור מידע. העובדים מרגישים שהם מאבדים את היכולת לגשת אל המידע, להשתמש בו ולשלוט עליו, ובכך הם חשים שהם נותנים שירותי פחות טוב ללקוחות. הגיע הזמן לשנות את הגישה ואת שיטת העבודה".

מה צריך לעשות? לדברי גליקמן, "יש להטמיע כלים יעילים יותר לניהול מסמכים, שיזהו את המידע בתוך המסמכים שסורקים. זה נוגע גם לתרבות ארגונית ולשיתוף עובדים, ושהמידע יהיה נגיש ומונגש. על התהליכים להיות אונליין, אם כי זה לא מספיק – צריך לשווק אותם לעובדים. בנוסף, לא מספיק שהתהליכים יהיו טובים – הם צריכים להיות אטרקטיביים ומעניינים".