השאלות שאסור שהמנכ"ל שלך ישאל

במערכת היחסים המסועפת שבין המנכ"ל למנמ"ר, קיימות מספר שאלות שהמנכ"ל לא צריך לשאול. למה? כי אם הוא ישאל אותן, סימן שהמיצוב של ה-IT בארגון הוא בעייתי עד כדי קטלני.

לא, זו לא שאלה של נימוסים והליכות ואפילו לא פוליטיקה ארגונית – מדובר בתפיסה חדשנית שמסתובבת במסדרונות האקדמיה בארץ ובעולם, ומחלחלת אט-אט לתודעת המנמ"רים. התפיסה הזו גזורה מתוך ספר שכתבו פטר וויל וג'ין רוס בשם "IT Savvy", שנועד להסביר למנכ"לים בארגונים מה עליהם לדעת בכל הקשור ל-IT.

במפגש פורום C3 של אנשים ומחשבים שדן הבוקר (ב') בנושא ניהול הדרישות, הציג רז הייפרמן – סמנכ"ל מערכות המידע בביטוח ישיר, את הסוגיה הזו של מערכת היחסים בין המנמ"ר למנכ"ל, כחלק מהרצאתו על ניהול דרישות. הייפרמן הסביר, כי IT Savvy יצא ב-2009 בארצות הברית וזכה לביקורות נלהבות. הוא מבוסס על מחקר שנערך בקרב 1,800 פירמות שביצעו שני המחברים ב-60 מדינות.

המחקר נערך בקרב חברות שביצעו תהליכים בולטים בתחום הממשל התאגידי. אחת המסקנות של המחקר, אמר הייפרמן, הנה שחברות שביצעו תהליכי ממשל תאגידי נכון – לרבות בניית מערכת יחסים בריאה בין ההנהלה למנמ"ר, הפגינו רמת רווחיות גבוהה יותר לאורך זמן.

שבע שנים לפני אותו מחקר, חיברו שני חוקרים דו"ח מפורסם אחר, שהיה מעין הקדמה לספר הנ"ל, ובו הם ציינו את השאלות שאסור שמנכ"ל בארגון ישאל את המנמ"ר. הייפרמן הציג בפני המשתתפים את עיקרי השאלות, שהתשובות עליהן צריכות להגיע בכלל מהמנכ"ל.

השאלות הן:

כמה כסף עלינו להוציא השנה על IT?

איזה תהליכים עסקיים אנו רוצים לעשות השנה?

כמה טובים צריכים להיות שירותי ה-IT?

מהם סיכוני אבטחת המידע שכרוכים בפרויקט?

את מי נאשים אם יוזמות ה-IT יכשלו?

לשאלות הללו, הדגיש הייפרמן, משקל כבד ואסור חלילה לזלזל בהן. "אלו הם דברים שהנהלה צריכה לקבוע – ולא המנמ"ר", הסביר הייפרמן, ואמר, כי לכן אל לו למנכ"ל לשאול את המנמ"ר את השאלות הללו.

גם תהליכים עסקיים אינם באחריותו הישירה של המנמ"ר. נכון הוא שחלק מהמנמ"רים לוקחים על עצמם את האחריות הזו, אך הם אינם יכולים לנהל את התהליכים הללו ישירות – ולכן גם זו החלטה שצריכה להתקבל סביב שולחן ההנהלה. לפי תפיסת שני החוקרים, המנכ"ל הוא זה שצריך לקבוע את איכות שירותי ה-IT של ארגונו, כי לאיכות יש מחיר – ועל כן השפעה על תעדוף ועל אלף ואחד דברים אחרים.

ניהול סיכונים היה מאז ומתמיד התיק של ההנהלה. בעידן שבו התלות במערכות מידע לעסקים כל כך גדולה, לא יעלה על הדעת שמנהל לא יהיה מודע לסיכונים שאגף ה-IT שלו לוקח על עצמו.

השאלה האחרונה מהותית ביותר, משום שהיא מכילה את תמצית כל הפילוסופיה. המנמ"ר לא בורח מאחריות. אגף ה-IT צריך להתנהג בדיוק כמו אגפים אחרים ולקבל את אותה רמת אשראי עסקי ממנה נהנים אגפי הארגון אחרים.

הנושאים האלו צריכים להיות בבסיס מערכת היחסים שבין המנמ"ר והמנכ"ל. אסור לשכוח שהמנמ"ר הוא האחרון שהצטרף לשולחן ההנהלה. מעמדת כוח מוערכת זו הוא צריך לצפות לא לענות על חמש השאלות שרק המנכ"ל צריך לתת עליהן את הדעת. חומר למחשבה.