חתימה אלקטרונית – מגמה מובהקת או כלי חיוני להמשכיות עסקית?

חתימה על טקסט באמצעות שרטוט אישי על מנת להבטיח את מחויבותו של הכותב או הסכמתו לחוזה הינה רעיון ישן – ותיק יותר מהנייר עצמו. העדויות המוקדמות ביותר לחתימה שהתגלו הן מסביבות שנת 3100 לפני הספירה, כשסופר בשם גאר אמה חתם את שמו על לוח חרס שומרי. גם בעידן הדיגיטלי שלנו, עד שנת 2017 נעשה שימוש בעט ובנייר ביותר מ-70% מתהליכי החתימה.

עם כניסתה לתוקף של תקנת האיחוד האירופי 910/2014, המכונה eIDAS-VO, נקבעו תנאי המסגרת האחידים לשימוש בחתימות אלקטרוניות ברחבי אירופה. תקנה זו יצרה את הבסיס לתוקפה החוקי של החתימה האלקטרונית.

פריצת דרך בעיבוד מסמכים אלקטרוניים

למרות שבמונחי עידן המחשבים לחתימה האלקטרונית יש היסטוריה ארוכה, עדיין לא נעשה בה שימוש נרחב. אולם מגיפת הקורונה והשפעותיה על סביבת העבודה שינו לפתע עובדה זו. "הערוצים הרשמיים הקצרים" מפסיקים להתקיים בעיתות משבר, ותהליכים עסקיים רבים המבוססים על חתימות, כמו חתימת חוזים, או העסקת עובדים חדשים, הפכו למסורבלים עוד יותר מאשר בעבר. נוסף על מגמת הגידול העצומה בדיגיטציה בכלל, משבר הקורונה הביא בסופו של דבר גם לפריצת דרך בשימוש בחתימות אלקטרוניות.

אומדן שהתבסס על שאילתות חיפוש בגוגל העלה, כי מתחילת המגיפה ועד אפריל 2020 נרשם זינוק של 511% בהתעניינות בפתרונות חתימה אלקטרונית. HelloSign רשמה גם כן גידול של פי שלושה  בבקשות לחתימה אלקטרונית בין ינואר לפברואר 2020. היתרונות של החתימה האלקטרונית – כגון פישוט והאצה של תהליכים עסקיים מורכבים – מגלמים בחובם פוטנציאל עצום לקידום השלב הבא בדיגיטציה של כלכלתנו, גם לאחר משבר הקורונה. כלי חתימה אלקטרונית מאפשרים לחברות ברחבי העולם להאיץ באופן משמעותי את הדיגיטציה שלהן ולעמוד באתגרי התקופה באמצעות שיטות עבודה מתקדמות ונפוצות, העמידות בפני משברים. חתימות אלקטרוניות הן אמצעי מובהק להמשכיות עסקית.

מה הופך את החתימה האלקטרונית לבטוחה?

ישנם שני היבטים המבטיחים את האבטחה בחתימות אלקטרוניות – מצד אחד הפן החוקי, ומנגד הפן הטכני. התקנה החדשה קובעת את המסגרת החוקית לביצוע טרנזאקציות דיגיטליות על ידי אנשים, חברות ורשויות  בכל מדינות האיחוד האירופי. אולם מה בדבר הצד הטכני? ראשית כל, ישנה התשתית הנשענת על מרכזי הנתונים הגדולים, שהינה עמוד השדרה של הכלכלה הדיגיטלית שלנו, הנהנית מתקני האבטחה הגבוהים החלים גם על כל היישומים האחרים. היכולת לאחסן נתונים במרכזי נתונים מאושרים באירופה מבטיחה עמידה בתקנות הרלוונטיות, כגון ה-GDPR. בנוסף למערכות פיירוול רחבות היקף, תקני הענף, כגון TLS (Transport Layer Security) והצפנת 256 bit AES, מגינים מפני כניסתם של גורמי צד ג' שאינם מורשים. כך שגם אם מישהו יצליח לעקוף את האמצעים הפיזיים ולהיכנס לכונן קשיח, לא תהיה לו יכולת לפענח את הנתונים. אמצעים כגון פרוטוקולי בדיקה, שאינם ניתנים לעריכה ולשינוי, מבטיחים כי כל הפעולות המתבצעות במסמכים ניתנות למעקב באופן מלא ומקבלות חתימת זמן, כך שבמקרה של מחלוקת ניתן לספק ראיות לכך שבוצעה כניסה, בדיקה וחתימה.

חתימה היא יותר מסתם חתימה

היכולת של ארגון להסתגל במהירות לשיבושים עסקיים ולהגן על עובדיו ונכסיו תוך שמירה על רמות גבוהות של פעילות עסקית, מהווה את ההמשכיות העסקית. חתימות אלקטרוניות מאפשרות לחברות להחליף טרנזאקציות מסורתיות מבוססות נייר בפתרון מקוון ומאובטח. באופן זה, הסכמים עסקיים קריטיים יכולים להתבצע במהירות, ללא מגע, בפשטות ובבטחה. עם זאת, חיוני שכלי זה לא יהיה מכוסה בשכבות הגנה מרובות מדי. כדי להיות מהיר, חסכוני וגמיש לשימוש, הפתרון צריך להשתלב בכל סביבת IT קיימת ולהיות קל ונוח לשימוש. לפתרונות חתימה אלקטרונית שניתן לשלב בקלות בתהליכי עבודה ופתרונות קיימים, יש סיכוי טוב להפוך לאמצעים החשובים ביותר בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית. המשכיות עסקית מובטחת הופכת לקריטריון המכריע לגמישות ואבטחה בעת משבר של חברות.

הכותב הוא מנהל מרכז הפיתוח של דרופבוקס בישראל.