בזכות הקורונה: לקחים מיישום פרויקט מחשוב בינלאומי בחברת STK

המשבר הבריאותי והעסקי שליווה את הופעת נגיף הקורונה גרם בשנה האחרונה לחברות להיסגר, לפרויקטים להידחות ולהיעצר, לשינוי בתכניות. אך רגע לפני שמושגת שליטה על המגיפה (בתקווה), יש להכיר גם בחידושים וביכולות הנפלאות שהיא הביאה איתה, וישנם לא מעט.

אילוצי התקופה הפנדמית של סגרים ועבודה מרחוק הובילו לשחרור מדרכי עבודה מסורבלות ולקיצור תהליכים. בסטוקטון (STK) – חברה בינלאומית שניצבת בחזית הטכנולוגיה בפיתוח חומרי הדברה ביולוגיים לכל העולם – אומצה רפורמה בתרבות הארגונית, שאפשרה עבודה מהבתים בסינרגיה, והוכיחה כי ניתן בשילוב כוחות ומוחות ליצור במהירות מערכות חדשות, מורכבות וגלובליות, שמשנות את פני הארגון ומובילות אותו קדימה.

פגישות אפיון, Kick off וסטטוס פרונטליות סביב חדר ישיבות הוחלפו בפגישות מרחוק עם שיתופי מסך אונליין. זמני נסיעות, פקקים, זמני המתנות ומעברים בין פגישות – כולם נחסכו. המעבר מפגישה לפגישה התאפשר בזכות קליק אחד בעכבר. במקביל, התפוקה עלתה, הדברים התקדמו בקצב מסחרר, ומתוך חדר המשחקים של הילדים בבית הושקה מערכת עולמית לתכנון תקציבי בזמן שיא של חודש וחצי. פרויקט של בניית מערכת בסדר גודל שכזה היה לוקח במציאות "הקודמת" שישה חודשים לפחות.

המידע הדרוש בארגון לצורך תכנון התקציב היה צריך להיאסף במהירות מישראל ומחברות הבנות בכל העולם – מקסיקו, גוואטמלה, קוסטה ריקה, צ'ילה, פרו, אקוודור, הונדורס, ניקרגואה, אל סלבדור, הרפובליקה הדומיניקנית, קולומביה, פיליפינים, סין, ברזיל, ועוד. לאחר מכן היה צורך בניתוח המידע ברמה גלובלית, אך עם יכולת ניתוח מעמיקה וירידה לפרטים. בכל שלב היה צורך בהגנה על המידע ושמירה על הרשאות צפיה מורכבות.

לוג'יקל BI

בפרויקט לקחו חלק שני בתי תוכנה ונעשה שימוש בשתי פלטפורמות עם סנכרון מלא ביניהן: חברת P.Z Projects שפיתחה על פלטפורמת SharePoint Online – מערכת מותאמת לאיסוף המידע על-ידי טפסים חכמים – וחברת Logical BI, חלוצת הטמעת מערכות BI בישראל, בעלת רקורד עשיר של למעלה מעשור של אפיון ופיתוח כלי בינה עסקית, המפתחת תוספים ומוצרי תוכנה יחודיים למקסום יכולות הבקרה והניתוח לטובת צמיחתם של ארגונים וחברות.

בפרויקט זה פיתחה לוג'יקל BI את הדו"חות בכלי ה-QlikSense BI, לצורך הצגה וניתוח אונליין של המידע שנאסף. אם בעבר שלב פיתוח הדו"חות ב-BI היה נעשה רק לאחר סיום הפיתוח ב-SharePoint והעברת שרביט מסודרת, הפעם מפאת לוחות הזמנים הקצרים נדרשה אינטגרציה מלאה בין השניים, תוך כדי העבודה על פיתוח הפלטפורמה הראשונה. השלבים הקלאסיים הוחלפו בפעולות מהירות ובתיעדופים חכמים, עם פגישות בזק מרובות משתתפים מכל התחומים, שתרמו לקצב הדברים המהיר.

"החברים מ-Logical BI נרתמו במרץ למשימה קצרת הזמן", שיתפה מורלי שי, מנהלת הפרויקט, מנמ"רית גלובלית ב-STK. "התעוזה הישראלית בלקיחת האתגר וביצועו המיטבי, גרפו שבחים מהנהלת הארגון העולמית. הפרויקט, שהחל בספקנות רבה באשר למידת היכולת להשיק מערכת תכנון תקציב הרמונית ומתקדמת תוך מעבר חלק לכלים עדכניים בזמן כה קצר, הסתיים בפליאה והערכה להישגי הצוות. בחרתי לעבוד מול חברת לוג'יקל BI מתוך אמונה שלמה שבזכות הביצועים הגבוהים שלהם נצליח להגיע לתוצר מרשים ואיכותי, בזמן כה קצר ולחוץ שעמד לרשותנו.

הפרויקט המהיר מהווה הישג מקצועי וטכנולוגי. במהלכו נוצרה דרך חדשה, מהירה, פשוטה ושקופה לתכנון תקציב גלובלי בשיתוף משתמשים מכל העולם, תוך הקפדה שכל מערכות הארגון יהיו מסונכרנות וידברו באותה שפה. דבר זה הצריך תכנון ושינוי תשתיתי של אופן ניהול המידע בארגון ברמה התכנונית, התפעולית, והדיווחית לצורך בקרה. בשנה הקודמת תהליך תכנון התקציב כלל עבודה על כמעט 300 גיליונות אקסל מכל העולם, לעומת השנה הנוכחית בה כל המידע נאסף על-ידי מערכת ה-SharePoint ונותח על-ידי מערכת ה- BI. בנוסף, זמן הכנת התקציב השנתי העולמי הופחת בכ-40%. שתי המערכות החדשות יחד מאפשרות יכולות ניתוח מתקדמות של המכירות, ההוצאות וגולת הכותרת – דו"ח מרכז במבנה P&L אחיד לכולם, מכל מקום בעולם. כיום למשל, סמנכ"ל הפיתוח יכול לדעת בדיוק כמה מתכוונים להוציא בגוואטמלה על ניסויי שדה לפיתוח מוצר X בחודש יוני".

מתודת העבודה העכשווית פינתה זמן רב לעובדי הארגון, בעקבות כך צפה השאלה האם נכון להשקיע את כל הזמן החדש שהתפנה אך ורק בעבודה?
"ובכן, התשובה היא בהחלט לא." מסכמת מורלי. "שיטת ה"עבודה מהבית" החדשה עלולה להוביל לשחיקה. המחסור באינטראקציה פרונטלית משפיע מאוד על הצורך החברתי שיש לכולנו כבני אדם, וזה עלול לגבות מחיר. השגרה החדשה חייבת לכלול בתוכה גם זמן לפעילות אישית שתטעין אותנו באנרגיות, זמן אוויר לנשימה אותו יש לתעדף בלו"ז. נוכחנו לראות כי עבור רבים מהעובדים, זמני הסגר הביאו איתם פעילות ספורטיבית/העשרתית שלא הייתה חלק מהשגרה היומיומית שלהם לפני עידן הקורונה. נוצרה גמישות חדשה שהובילה לשינוי מדהים בסדר היום. אני למשל, מתחילה את היום שלי בים בסאפ, במקום להיות על הכביש בפקקים, ועל כך אני אסירת תודה".

לחצו כאן לאתר לוג'יק BI