האם נגיף הקורונה יחסל את החתימה המסורתית?

כתב: סהר יוסף, מנהל מכירות ישראל בדרופבוקס.

בעת שגלי ההלם של נגיף הקורונה היכו, ועודם מכים, בחברה האנושית, הם חשפו מספר כשלים אנכרוניסטיים, שנתפסו מאז ומעולם כמובנים מאליהם. דוגמה בולטת לכך היא רעיון המשרד הריכוזי: בתקופה שחיבורי האינטרנט מהירים מאוד והמחשבים זולים כל כך, לא ברור מדוע עבודה מבוזרת לא הייתה מקובלת עד כה.

בתהליך אימוץ המודל עלתה עוד שאלה: למה אנשים עדיין מתעקשים על חתימות פיזיות, בדיו? התהליך המסורבל של הדפסת מסמך, חתימה עליו, סריקתו, צירופו ושליחתו במייל שייך לתקופה שלפני 20 שנה, לא לעידן הנוכחי של אינטרנט מקושר בשלל מכשירים, מסונכרן ומבוסס בינה מלאכותית.

יזמים נוטים לראות באתגרים הזדמנויות. כשדרופבוקס פנתה למסלול של פיתוח כלים לעבודה משותפת, היא ידעה שתיאלץ להתמודד עם נושא זה. אחרי הכול, כאשר צוותים פרוסים במיקומים ובמספר אזורי זמן שונים, הפרודוקטיביות שלהם תלויה בקיומם של תהליכי עבודה חלקים, והמתנה מתמשכת לחתימה באמצעות עט ודיו היא חסם. זו הסיבה שדרופבוקס רכשה בשנה שעברה את HelloSign, ששילוב הטכנולוגיה שלה עשוי להוביל לחדשנות שהיא הרבה מעבר לאימות פשוט של מסמך.

רתיעה משינוי – כמו עם הענן לפני עשור

אולם, גם בצורתה הבסיסית ביותר, עבור ארגונים רבים המעבר לחתימה אלקטרונית מהווה שינוי קיצוני מדי. אנליסטים מעריכים שכיום, רק כ-30% מהעסקות נסגרות אלקטרונית; רובן עדיין נחתמות על נייר. הדבר נובע בעיקר מסוג של נתק תרבותי.

הדבר דומה למצבו של מחשוב הענן לפני עשור. אנשים נרתעים משינוי וסומכים רק על שמוכר להם, מה שניתן לגעת בו ולראותו. יש גם חוסר מודעות לפתרונות הזמינים בשוק, אולם אני סבור שאנחנו ממש בנקודת מפנה מעניינת. מגיפת הקורונה היוותה זרז לכך.

סהר יוסף, מנהל מכירות ישראל בדרופבוקס. צילום: שירה גורפיין

היתרונות של חתימות אלקטרוניות הם רבים. באופן מיידי, הם חוסכים זמן וכסף, ומייתרים את כל עלויות האחסון, המשלוח ואיתור המסמכים הפיזיים. התוכנה של HelloSign מאפשרת לצוותים מבוזרים לקבל מסמכים קריטיים עסקיים שנשלחו באופן מאובטח, חתומים ושמורים, בכל מקום שהם עובדים. מסתבר גם שחתימה אלקטרונית מאיצה את זמני ההמרה של מסמכים עד ל-80%, מקצרת את מחזורי המכירות ב-10 ימים וחוסכת כ-700 שעות עבודה שנתיות. החתימה האלקטרונית אף מקדמת באופן ישיר חתימה על מסמכים: נכון לעכשיו, בממוצע, 15% מהמסמכים לעולם לא ייחתמו, וחתימות אלקטרוניות מצמצמות את הנתון בשיעור של עד 26%.

טכנולוגיה מורכבת מאחורי הכלי הפשוט

יצוין שמאחורי הכלי הפשוט לכאורה הזה מסתתרת טכנולוגיה מורכבת. ראשית, יש חשיבות עליונה לאבטחה, ולכן HelloSign חייבת לעמוד בסטנדרטים בלתי מתפשרים של זיהוי משתמשים והצפנת נתונים. בנוסף, הרגולציה הנוגעת לחתימות משתנה ממדינה למדינה, ולכן יש חשיבות מכרעת לתאימות. אולם, ייתכן שהבעיה הגדולה ביותר היא הגנה משפטית.

מה שהופך חתימה דיגיטלית ל-"חתימה" הוא שזהותו של כל צד שמעורב בתהליך וכל פעולה שמבצע כל אחד מאותם צדדים מאומתים בכל שלב. לאחר מכן, הדבר נשמר במסלול ביקורת מוצפן וחשאי שאנחנו יוצרים ומתחזקים, שנקרא "תעודה (סרטיפיקציה) דיגיטלית", כך שאם אי פעם בעתיד תוקפו של ההסכם יוטל בספק, נוכל להתייצב בבית המשפט, להציג את כל היסטוריית העסקאות ולהצהיר: "זה נכון!"

אולם, השאיפות של HelloSign לא נעצרות שם. תמיד היה לחברה חזון שהרגע שבו חותמים על משהו הוא לא העיקר, אלא העסקה כולה – החל במשא ומתן על חוזה מראש וכלה בביצוע תשלום פוטנציאלי או הפעלת שירותי צד שלישי אחרים.

האם הטכנולוגיה יכולה, למשל, לבצע אוטומטית בדיקת נאותות, או ליצור חוזים בצורה חכמה לאחר סיום תהליך המכירה? יש גם את הבינה הספציפית שהטכנולוגיה יכולה להביא לדרופבוקס, שהוא אחד המאגרים הגדולים ביותר של מסמכי PDF ו-Word בעולם. רבים ממסמכים אלה הם בבירור חוזים שצריכים להיחתם. האם נוכל להשתמש בבינה מלאכותית כדי לגלות חוזים אלה, לעבד אותם באופן יזום, להכין אותם לחתימה ולבקש מהמשתמש לחתום עליהם?

ככל שחתימות אלקטרוניות הופכות לפופולריות יותר, הן בהחלט עשויות להמשיך ולהתפתח. רבים מאיתנו עדיין רגילים למשהו שנראה כאילו שורטט על נייר. אנחנו סוגדים לרעיון שהוא נכתב ביד. כולנו רגילים להשתמש בחתימה "מצוירת" כי זה מרגיש לנו טבעי.

השאלה היא: האם זה ישתנה אי פעם? במבט קדימה, ייתכן שזה ייראה מעניין יותר. מה אם חתימה הופכת למשהו שהוא לא ממש חתימה? מה אם יש במקומה מזהה ייחודי שאין עליו עוררין, ביומטרי – אולי טביעת האצבע שלי, שמאפשר לכל אחד בעולם לדעת שאני אכן האדם שאומר שאני? סביר להניח שיבוא שינוי כשהתהליך יהפוך לקל ומהיר עוד יותר, כשנמשיך להתקדם וכשהטכנולוגיה תמשיך להתפתח.

רוצים לשמוע עוד? להרשמה לאירוע Future of AI של אנשים ומחשבים לחצו כאן.