במערכות מיחשוב – עדיף לעיתים להישאר עם אהבת הנעורים

כשאני שומעת בראש את השיר 50 ways to leave your lover, אני זוכרת את השמות שמתחרזים עם השיטה שבה יש לעזוב, את הלחן (המדהים) ואת המסר. איך אפשר בלי המסר: אתה צריך לקום וללכת חביבי. אבל המציאות קצת יותר מורכבת. וכשאנחנו רוצים להיפרד ממערכת ליבה ותיקה בארגון, זה לא עניין של מה בכך. למעשה, מדובר באתגר של ממש.

להגדיר את הסיבות לפרידה ממערכת ישנה

לפני שאתם עוזבים מערכת ישנה, עליכם להגדיר תחילה במדויק את הסיבות לפרידה. לא כי צריך להצדיק או לתרץ, אלא כי הסיבות הן חלק מהותי מהגדרת השיטה הנכונה לביצוע תהליך הפרידה.

הסיבות להחלפת מערכת שכזו מחולקות לשלוש קטגוריות עיקריות: טכנולוגיות – סביבת מיחשוב מיושנת או Expired; פונקציונאליות – תהליכי העבודה המוגדרים במערכת הותיקה לא תואמים את תהליכי העבודה החדשים בארגון; התנהלות – קשה לתת מענה טוב לדרישות לשינויים, אין צוות שבאמת מכיר את המערכת, והיחיד שמכיר אותה כבר יצא לפנסיה.

כאשר הסיבות לעזיבה כוללות את כל שלוש הקטגוריות הללו, אז אין ברירה, ואתם אכן עומדים להחליף את המערכת כולה. אבל במקרים שבהם העזיבה נובעת בעיקר מטכנולוגיה והתנהלות – יש מה להציל. אפשר לעבוד על הזוגיות. אפשר להגיע לתוצאות הנדרשות באמצעות פרויקט מודרניזציה.

פרויקט מודרניזציה של מערכות מיועד להתאים אותן לעידן המודרני, תוך שימור של הערכים והנכסים הקיימים שהן מספקות לארגון.

ישנם יתרונות רבים בהעדפת פרויקט מודרניזציה על פני פרויקט החלפת מערכת: מודרניזציה מאפשרת לשמור על הנכסים הקיימים ועל ידע שנצבר במשך שנים ארוכות, להגיע לתוצאות מהירות יותר, לשמור על הדרגתיות, לצמצם את הסיכונים הנובעים מפרויקט הסבות נתונים, להעלים את אתגרי הדו-קיום הנובעים מעבודה במקביל על שתי מערכות ועוד.

האם הגיע הזמן למודרניזציה? צילום אילוסטרציה: BigStock

אז איך עושים מודרניזציה?

היתרונות הלא מבוטלים של המודרניזציה יצרו עם השנים מתודולוגיות מובנות לביצוע פרויקטי מודרניזציה. אלו מגובות בארכיטקטורה ייעודית, פלטפורמות וכלים מתאימים ושיטות פיתוח ייחודיות.

יש היום גם דרכים נהדרות לעשות את זה וכלים ייעודיים התומכים בתהליכים: אפשר לבצע העברה בין פלטפורמות (למשל העברת מערכת לענן), להשתמש במנועי הסבות קוד אוטומטיים או חצי אוטומטיים, אפשר לחשוף מערכת כשירותים, למשל באמצעות WebServices או MicroServices, לשלב כלים לניהול ואוטומציה של תהליכי עבודה העוטפים את המערכת, ויש אפילו כלי LowCode לבניית פתרונות Web ו-Mobile, כדי ליצור ממשק משתמש חדש למערכת. כן, כן, זה שנולדת באייטיז לא אומר שאת לא מתאימה למובייל.

השיטות רבות לביצוע מודרניזציה של מערכות, כמעט כמספר סוגי מערכות הליבה הקיימות. אך בנקודת ההתחלה בוחרים בדרך כלל בין שני מסלולים עיקריים, המתווים את הדרך לתכנון הפרויקט:

מודרניזציה בשכבות – על פי שיטת מודרניזציה בשכבות, ראשית מתחילים מהבסיס. מערכת הליבה אותה רוצים לעדכן ולרענן מכילה נכסים עליהם אסור לוותר. ליהפך – צריך לנצל אותם ולחשוף אותם, כך שיוכלו לשמש אותנו יותר טוב בעתיד. לצורך ניצול טוב יותר של שכבת הליבה נדרש לבצע שני שלבים בסיסיים. הראשון – לזהות את אותם שירותים המהווים נכס אמיתי לארגון; השני – לחשוף אותם בצורה שתאפשר הפעלה שלהם על ידי מערכות או פתרונות חדשים. בסיס זה מהווה אבן יסוד של תהליך המודרניזציה, מכיוון שהוא מגדיר בצורה חד משמעית את הערכים אותם רוצים לשמר ושמהווים ערך מוסף עבור הארגון.

מעל שכבת הבסיס בונים את סביבת העבודה החדשה. בעידן שלנו מערכות רבות מבוססות פלטפורמות מתקדמות המשלבות כלי אינטגרציה, כלי ניהול תהליכים וכלים מתקדמים לפיתוח UI, שעיקרן שילוב פתרונות LowCode ליישום מהיר ואפקטיבי של דרישות, עם אפשרות להפעלה של רכיבי תוכנה מבוססי קוד. סביבות עבודה אלו מאפשרות לארגון פיתוח והכנסה מהירה של שינויים בקצב הנדרש מול התקנות וההנחיות המשתנות על בסיס פלטפורמות מתקדמות, תוך הפעלה של שירותי התוכנה הוותיקים ברקע.

מישן לחדש – מודרניזציה מבוססת מנועי הסבה – בחלק מהמקרים ניתן לבצע המרה של המערכת לסביבה חדשה, שתאפשר עבודה בכלים מודרניים שיביאו לתוצאה הרצויה. בקטגוריה זו נמצאים מנועים אוטומטיים להסבת קוד מקור, למנועים להסבת גרסאות ולכלים המאפשרים להעביר מערכות בין סביבות (מעבר בין מערכות הפעלה שונות או מעבר לעבודה בסביבת ענן). כלים אלו נדירים יותר ומתאימים לסוגי מערכות מאוד ספציפיים, אבל כשהמערכת מתאימה – הסבה מסוג זה מביאה ערך על ידי שימור מקסימום נכסים, ובדרך כלל מבוצעת בזמן קצר מאוד.

אם נתכנן את הפרויקט, תוך ניתוח נכון של הסיבות ובחירת הכלים הנכונים, נוכל לייצר פרויקט מודרניזציה מתאים, יעיל ואיכותי, שיוכל להביא ערך לארגון בזמן קצר. החיים הם לא שיר של פול סיימון: אפשר להמשיך קדימה לעידן החדש, ולהישאר עם האהבה הישנה שלנו. וגם עם מערכות ארגוניות ישנות בעלות ביצועים מודרניים ואטרקטיביים.

הכותבת היא מנהלת מרכזי התמחות מודרניזציה ו-CRM במטריקס