עבודה יעילה מהבית – איך עושים את זה נכון?

כתב: אורי הוסיט, מומחה פתרונות סביבת עבודה מודרנית (ומאובטחת) במיקרוסופט ישראל.

מיקרוסופט ציינה לא מכבר שלוש שנים ל-Teams – כלי שיחות הווידיאו הפופולרי שלה, שהולך וצובר תאוצה. יותר ויותר ארגונים מבינים את יתרונות המערכת, ועוברים להשתמש בה.

Microsoft Teams הינה פלטפורמה ייעודית מבוססת צ'טים, המאחדת כלים, שיחות, תכנים ואנשים לקבוצות עבודה בסביבת העבודה המודרנית – מה שתורם להגברת הפרודוקטיביות בצוותי עבודה. הפלטפורמה מאפשרת שיחות ועידה אונליין, על מנת שניתן יהיה להמשיך שגרת עסקים פנימית ומול לקוחות B2B ו-B2C. שימוש מרכזי נוסף שמאפשרת הפלטפורמה הוא ביכולות ה-Broadcast להעברת מסרים ממנהלים בכירים לעובדים. בכתבה זו ריכזנו עבורכם כמה טיפים איך לעבוד עם Microsoft Teams על הצד הטוב ביותר.

מאיפה מתחילים?

תייצרו לכם סביבת עבודה
מצאו מקום שבו תוכלו להשיג ריכוז. אנחנו עדים לכך שבבתים, ובמיוחד בתקופה שבה ילדים ובני נוער נמצאים בבית, זו משימה בלתי אפשרית להימנע מהפרעות ברקע. לכן, וכדי שזה לא יפריע למשתתפי הפגישה הווירטואלית האחרים, אנחנו ממליצים להשתמש ביכולות טשטוש הרקע שזמינות לכל משתמש. Teams כך אתם והצופים בכם יכולים להתמקד בשיחה ולא ברעשי הרקע. בקרוב, אגב, תוכלו לבחור רקע שמתאים לכם.

המלצה: תתלבשו לעבודה – זה עוזר להיכנס לתפקיד והופך את שיתוף הווידיאו ליותר מקובל, כאילו הייתם בישיבה במשרד.

צילום: אורי הוסיט

כמו תמיד – תיאום ציפיות
קצב העבודה מהבית שונה מאוד ממה שקורה ביום יום במשרד. בנוסף, ייתכן שאתם לא לבד בבית ולצדכם יש ילדים, שחלקם זקוקים לתשומת הלב שלכם או בעצמם מנסים להתרכז בלמידה מרוחקת. חשוב מאוד לתקשר לעמיתים שלכם את הזמן הטוב ביותר לקיום שיחות וכמובן, לתאם ציפיות שעלולות להיות הפרעות. זה יעזור לכולם לשמור על נינוחות במהלך הפגישה.

ניתן לעשות זאת בפשטות, על ידי נעילת זמן ביומן לטובת פגישות והפניית הדורשים בנוכחותכם לשם כשאתם מנסים לייצר זימון לפגישה.

איזון בין הבית לעבודה
הקושי לקבוע גבולות לעבודה מהבית הוא רב. קיבעו שעות עבודה מסודרות, סדרו לעצמכם הפסקות והגדירו את שעת סיום העבודה בדיוק כפי שהיא הוגדרה לפני שנדרשנו לעבוד מהבית.

אנחנו ממליצים בחום להשתמש או ביכולות הגדרת הנוכחות כמחוץ למשרד או בנעילת הזמן שמוגדר – שתי אופציות שקיימות ב-Teams.

ניהול הפגישות

פגישות מקוונות זה ה-דבר
אנחנו יכולים לחזור ל-1980 ולשוחח בטלפון. אבל היות שאנחנו ב-2020, רצוי שנייצר שיחות שבלחיצת כפתור ניתן להצטרף אליהן מהמקום או מהמכשיר שמהם יהיה הכי נוח, יחד עם האפשרות להפעיל וידיאו, כדי לייצר שיחה "פרונטלית" ולשמר את המציאות המוכרת.

סטייה קלה מהטכנולוגיה אל התרבות
בפגישה פיזית, דיונים עשוי להיות בעלי "טמפרמנטים" שונים, שתרבות השיח משתנה בהתאם אליהם. עלינו לזכור ששיחות מקוונות דורשות סבלנות, עצירות מדודות ולא לשכוח מתן זמן לשאלות. ניתן להסתייע בתכתובות הצ'ט כדי לוודא שהמסרים עוברים.

ובכל זאת לטכנולוגיה: ב-Teams, כל מה שמכילה הפגישה – בין אם אלה התכתבויות, חומרים שעלו לאחריה או אפילו WhiteBoard (חלק בלתי נפרד מהשירות) – יהיה זמין גם אחרי שהיא מסתיימת, וכך ניתן יהיה לשמור על קשר רציף ויצירת פולו אפ בהקשר לפגישה בעתיד.

הקלטת שיחות
קשה לצפות מכולם לעלות באותו הזמן לכל השיחות. לכן, האפשרות להקלטת השיחה יכולה להקל על סנכרון המשתתפים שנבצר מהם מלהשתתף, או על אלה שרוצים להיזכר בתוכן השיחה.

כיום, Microsoft Teams תומך גם ביכולת לתמלל שיחות בשפות שונות (אך לצערנו, לא בעברית. אנגלית – כמובן שכן). כך, הפלטפורמה מאפשרת לאתר מידע מהשיחה לאחר שהיא מסתיימת.

איך נעשה זאת בלי שיחות מסדרון?

כעת, כשאנחנו עובדים מהבית, אנחנו פחות "נתקלים" זה בזה. אמצו לכם שגרת בדיקת דופק ושלחו הודעות מזדמנות בצ'ט כדי להישאר מחוברים לעובדים סביבכם ובכלל, לשגרת העבודה.

לא צריך לוותר על ההרגלים
חמישה עצמים מופיעים בפגישות: מחשבים, לוח מחיק, מחברות, עטים ו… קפה! Teams יעזור עם הכל, חוץ מהקפה (ותביאו – זה עוזר לשמור גם על ערנות וגם על האווירה בפגישה).

בכל פגישה ניתן ליצור מחברת ייעודית. אנחנו ממליצים לכם, משתמשי ה-OneNote, להשתמש ביכולת Insert->Meeting Details, שמאפשרת לבחור פגישה שאת הפרטים שלה תרצו להכניס כחלק מהרשימות שלכם.

תכייפו
תמצאו את הסיבות לחגוג כפי שהייתם רגילים, תתכנסו לפגישה או תתחילו תכתובת ותהללו את מה שניתן להלל. למרות המרחק, מקום העבודה הווירטואלי צריך להיות אזור חברתי כפי שהיה קודם, כשעוד יכולנו לנהל פגישות פיזיות.