שמונה תפיסות שגויות על ERP בענן ואיך להימנע מהן

מנמ"רים מתמודדים עם לחצים מכמה כיוונים להעביר את מערכת ה-ERP לענן. יצרני התוכנה דוחפים ליישום מתווה ענן. המנהלים העסקיים דורשים יכולות ענן כדי להשיג צמיחה ויתרון תחרותי, אך חלק מהמנמ"רים מרגישים שמבקשים מהם להעביר את מערכת ה-ERP לענן בלי שום צידוק עסקי, אלא רק כדי לעבור לענן. מנמ"רים צריכים להבין את התפיסות המוטעות הבאות ולהעביר את מערכת ה-ERP לענן משיקולים של טובת הארגון בלבד:

1. העברת ה-ERP לענן בתצורת תוכנה כשירות (SaaS) היא אפשרות טובה יותר מאשר תוכנה "טובה מסוגה" במודל SaaS.

המציאות: תפעול ERP במודל תוכנה כשירות לא מבטל את המורכבות שלה ולא משפר את היתרונות הגלומים באינטגרציה החזקה שלה. מעבר של רישיונות ERP למודל תוכנה כשירות יכול להיות יקר, מסוכן ומשבש לארגון, והשיפור עסקי שינבע ממנו יהיה קטן, אם בכלל. עלות החלפת חבילות תוכנה ברישוי בתוכנה כשירות עצומה אף היא.

המלצתנו: לפני שאתם מחליפים את חבילת ה-ERP של הארגון בצעו הערכה של אסטרטגיית היישומים שלכם וודאו שניתן לענות על הדרישות באמצעות תוכנת ERP כשירות. שקלו היכן תוכנה טובה מסוגה במודל תוכנה כשירות היא המתאימה וההגיונית ביותר.

2. רכישת אפליקציות SaaS מספק ה-ERP הנוכחי היא האסטרטגיה הטובה ביותר.

המציאות: ספקי ERP מפתחים מוצרים שמתאימים למכנה המשותף הרחב ביותר, לכן ייתכן שהפתרונות שלהם אינם הבחירה הטובה ביותר עבור התחום שלכם או הדרישות העסקיות המותאמות שלכם בהשוואה לתוכנות הטובות מסוגן.

המלצתנו: אפליקציות SaaS רבות מתאימות יותר להתמודדות עם צרכים עסקיים מורכבים בהשוואה לאלו שמוצעות לכם על ידי ספקי ה-ERP הנוכחיים. האסטרטגיה הטובה ביותר היא לבחור אפליקציות על בסיס הצרכים העסקיים. יש לבצע הערכה של המאפיינים והפונקציונליות של הטכנולוגיות הטובות מסוגן בהשוואה להיצע של ספק ה-ERP ולהחליט מה הוא הפתרון המתאים.

3. עלינו לעבור לתשתית הענן של יצרן ה-ERP שלנו.

המציאות: אימוץ תשתית הענן של יצרן ה-ERP שלכם יכול לכלוא אתכם בפלטפורמה שתגביל את מבחר הפתרונות והשירותים שיעמדו לרשותכם. במקום לבחור בתוכנה טובה מסוגה שמתאימה למורכבות העסקית של הארגון תהיו מוגבלים לאפליקציות שרצות במערם הטכנולוגי של היצרן.

המלצתנו: מומלץ לשקול תשתית ופלטפורמות של ספקים שתומכים בכל מערכת ERP, כמו AWS או Azure, שישמרו על הגמישות והאג'יליות שלכם. בחירה כזו תסייע לארגון להתמודד עם שינוי. מומלץ לוודא שהבחירה שלכם במערם טכנולוגיית ענן תתמוך במפת הדרכים העסקית שלכם, כיוון שהעלות והשיבוש הכרוכים בחזרה למצב הקודם עלולים להיות גבוהים.

4. אם לא נעבור לפתרון תוכנה כשירות של יצרן ה-ERP שלנו, לא נקבל תמיכה ממנו.

המציאות: אין צורך להעביר את מערכת ה-ERP שלכם לפתרון תוכנה כשירות אם אין בכך ערך עסקי. המעבר יכול להיות יקר, מסוכן ומשבש לארגון. אסטרטגיית יצירת הערך של היצרן היא להכריח לקוחות לעבור לפלטפורמות חדשות באמצעות תכנון תאריכי יעד לפקיעת התמיכה המלאה.

המלצתנו: ניתן לנצל את חלופות התמיכה של חברות צד ג' כדי להמשיך לקבל את התמיכה. המשיכו להריץ את ה-ERP היציב והמוכח שלכם בזמן שאתם מחכים שפתרון תוכנת ERP כשירות ענן יתבגר, שהעלות והסיכון יופחתו ושה-ROI יעלה.

5. הפונקציות של התוכנה כשירות תואמות למערכת ה-ERP הנוכחית שלנו.

המציאות: במקרים מסוימים, חלק מהמודולים של תוכנת ERP כשירות מספקים התאמה טובה או מספיק טובה. ברוב המקרים, הם לא הגיעו לרמת פונקציונליות זהה לזו של תוכנת ה-ERP המותקנת בארגון והם גם לא יכולים להחליף את ההתאמות המיוחדות ששולבו בה.

המלצתנו: ודאו שהפונקציונליות הבסיסית, במכנה המשותף הנמוך ביותר של תוכנתERP  כשירות – טובה דיה. אם לא, הדרך העדיפה היא להמשיך להריץ את חבילת ה-ERP המותאמת שלכם, שמספקת את צורכי ההווה וצורכי השנים הבאות.

6. ERP כתוכנה כשירות עולה פחות.

המציאות: המעבר ל-ERP במודל תוכנה כשירות הוא לא תמיד אסטרטגיה טובה להפחתת עלויות. לדוגמה, רישוי אורקל בענן עולה פי שלושה יותר בהשוואה להתקנה מקומית פלוס עלויות התמיכה.

המלצתנו: כאשר מעריכים עלות בעלות כוללת של פתרון ERP במודל תוכנה כשירות, הוסיפו את עלויות ההסרה וההחלפה כולל אלה של החלפת מרכיבים מותאמים וממשקים. כאשר מעריכים חלופות של תשתית כשירות ענן יש לכלול עלויות תפעוליות של ה-ERP, כמו הפחתה או הוספה של עומסים, שירותי ניטור ואבטחה שיספקו אומדן מציאותי של ה-TCO.

7. עדכונים במודל ERP כשירות הם פשוטים וקלים.

המציאות: הדבר נכון בהקשר של התקנות קטנות או פשוטות, שבוצע בהן מספר קטן של התאמות וממשקים. במקרים אחרים, עדכונים דחופים ידרשו ביצוע עבודה שחורה בתכיפות גבוהה. זו תכלול: ניתוח, קביעת תצורות, בדיקה והתקנת העדכונים.

המלצתנו: כיוון ששיבוש שנובע משדרוגים הוא אירוע כמעט שכיח לאור העובדה שאין לכם שליטה על התזמון ועל הביצוע, בחנו את תהליכי השדרוג ושפרו אותם כדי להסתגל לשינוי הבעלות על השדרוגים ועל תכיפותם.

8. כדאי להעביר את כל ה-ERP שלנו לענן.

המציאות: זהו צעד חכם עבור חלק מהארגונים. על פי ניסיוננו, התוצאות משתנות על פי שכבת הענן ומראות, כי גישה היברידית לרכש פתרונות ERP מניבה במקרים רבים את הטוב ביותר משילוב שני העולמות: הענן וההתקנות המקומיות.

המלצתנו: אל תעברו לענן רק בשביל לעבור לענן. תנו לארגון העסקי להניע את המהלך. במקום להניע את כל ה-ERP לענן, התחילו עם שכבות ה-IaaS (תשתית כשירות) וה-PaaS (פלטפורמה כשירות). הדבר יגביר את הגמישות והאג'יליות של מערך ה-IT ויאפשר לארגון להתמודד טוב יותר עם השינוי. מומלץ לשקול יצרני IaaS ו-PaaS שתומכים בכל חבילות ה-ERP.

הכותבת היא סגנית נשיא לתחום מחקרי שוק, רימיני סטריט.