בחירות 2020: הח"כים הבאים ימלאו את טפסי הכניסה לכנסת ללא נייר

הבחירות הקרבות לכנסת הן הזדמנות טובה להאיר את הזרקור את אחד הפרויקטים הטכנולוגיים החשובים שנעשו בשנים האחרונות במשכן: המעבר לטפסים דיגיטליים. הח"כים שייבחרו, חדשים (ככל שיהיו) וישנים, יתבקשו למלא את הטופסולוגיה הכרוכה בכך ללא נייר. יצוין כי הפרויקט רלוונטי לכל עובדי הכנסת – שכבר עושים זאת.

המערכת שאותה בחרה הכנסת להטמיע היא PB Digital של קונסיסט. שמעון עמית, מנהל הפיתוח העסקי של המערכת, ושי ברקוביץ', ראש תחום בכיר למערכות מינהליות בכנסת, הסבירו על הפרויקט בכנס ניהול הידע השנתי KMDM של אנשים ומחשבים. האירוע נערך ביום ה' האחרון במרכז האירועים לאגו בראשון לציון, בהנחיית אשר גליקמן, סמנכ"ל ומנהל תחום ניהול מסמכים וידע במטרופולינט.

שמעון עמית, מנהל הפיתוח העסקי של מערכת PB Digital בקונסיסט. צילום: ניב קנטור

עמית אמר כי המערכת מהווה "פתרון הוליסטי אחד לטרנספורמציה דיגיטלית: טפסים דיגיטליים, מודול חתימות דיגיטליות ותקשורת רב ערוצית. אנחנו מציעים טפסים דיגיטליים עם בוט מבוסס מנוע בינה מלאכותית. היא מאפשרת שיחה עם הבוט ובעקבותיה את יצירת הטופס – כל זאת באמצעות ווטסאפ. הטופס נוצר מהמידע שהמשתמש תורם לשיחה, ומיד עם סיומה הוא מקבל לינק לטופס, לחתימתו". יצוין כי המשתמש יכול למלא בכל פעם טופס אחד, מספר טפסים או את כולם.

ברקוביץ' אמר כי המניעים לביצוע הפרויקט היו חיסכון בנייר ובמילוי טפסים ידניים, שמירה על איכות הסביבה, קיצור זמן התגובה, יצירה של חוויית משתמש טובה יותר וחיסכון בעלויות.

שי ברקוביץ', ראש תחום בכיר למערכות מינהליות בכנסת. צילום: ניב קנטור

לדבריו, "הפרויקט המדובר הוא טרנספורמציה דיגיטלית לטפסים. עד היום, עובדים וח"כים חדשים קיבלו אוסף של טפסי נייר והיו צריכים למלא אותם. שליחת אוסף הטפסים בוצעה ידנית וגם המעקב אחרי התהליך היה ידני. מה שעשינו הוא לפתח אפליקציה שמאפשרת למלא את הטפסים". אחד הפיצ'רים באפליקציה מאפשר לעובד או לח"כ לראות על איזה טופס הוא חתם ועל איזה לא, באמצעות הצבעים ירוק ואדום, וכך גם המחלקה הרלוונטית בכנסת.

ניהול ידע לטיפול באוכלוסיות שזקוקות לשירותי רווחה

פרויקט ניהול ידע נוסף במגזר הציבורי שדובר עליו בכנס בוצע במשרד הרווחה. הוא הוצג על ידי .

הרמל סער אמרה כי בניגוד לארגונים עסקיים, "ניהול ידע במשרד הרווחה זה מפגש עם משפחה כואבת עם צורך אמיתי. אנחנו צריכים לתת את מיטב הידע לאדם הנכון בזמן הנכון".

מימין: אפרת הרמל סער, מנהלת תחום תכנון ופיתוח מקצועי, ומיטל ויצמן צברי, הממונה על ניהול הידע באגף המחקר, התכנון וההכשרה במשרד הרווחה. צילום: ניב קנטור

הדוברות ציינו כי הפרויקט כלל בחירת תהליכי ניהול ידע נבחרים, שנהוגים במשרד כבר 18 שנים, "על מנת לעלות רמה בפיתוח ובניהול הידע, לשימוש כל עובדי המשרד"; פתיחת קבוצות למידה; שכלול קהילות הידע בארגון, ש-"מאפשרות לכל מי שעובד בעולם הרווחה להיות חלק מכלי מקוון, שמאפשר ערוץ תקשורת להעברת נושאים מקצועיים, להתלבט, לשאול ולהעלות סוגיות מקצועיות"; שיפור חוויית המשתמש; והכשרה של העובדים לתהליכים החדשים ולמערכת החדשה שפותחה לצורך כך, שבוצעה בבית הספר המרכזי להכשרת עובדים בשירותי הרווחה, שהרמל סער מנהלת אותו.

לדבריהן, "השינויים בעולם הרווחה מהירים – נוספות אוכלוסיות חדשות, מגוונות תרבותית, שירותים חדשים וכדומה. אנחנו מאמינים בשיתוף – מזיהוי הצורך ועד לתוצר. זה דבר קשה כשמדובר בארגון מאוד היררכי כמו משרד הרווחה. אלא שזיהינו בפרויקט זה הזדמנות גדולה, כי יש במשרד הרווחה ובקהילת עובדי הרווחה אנשים איכותיים ומקצועיים, בעלי ידע וניסיון, שמשתפים ידע בדרכים שונות. כאן הצענו להם כלי טוב יותר, עם חוויית משתמש טובה יותר, לעשות זאת, ולנהל את הידע".