כיצד ניתן למנף את האוטומציה וטכנולוגיות ה-RPA להשגת תועלות ארגוניות?

העידן הדיגיטלי, שהחל אי שם בשנות ה-70’ של המאה הקודמת עם הופעת מחשבי המיינפריים וממשיך בימים אלה של טרנספורמציה דיגיטלית וטכנולוגיות חדשניות כגון chd ביג דטה, בינה מלאכותית, ולמידת מכונה, האינטרנט של הדברים (IoT), רובוטיקה ועוד.

טכנולוגיות אלה ואחרות משנות באופן משמעותי את הדרך בה ארגונים עושים עסקים ומחייבות כל ארגון לבחון כיצד הוא מתאים את עצמו לעידן הדיגיטלי כלומר כיצד הוא הופך לארגון דיגיטלי ואינטליגנטי.

מקובל להתייחס ל-3 קטגוריות של תחומי השפעה עיקריים של הטרנספורמציה הדיגיטלית: חוויית הלקוח (Customer Experience), תהליכים תפעוליים (Operational Processes) ומודלים עסקיים (Business Models). קטגוריית חוויית הלקוח זוכה לפופולריות רבה והיא בדרך כלל הנושא הראשון במסע הדיגיטלי של הארגון.

נושא התהליכים התפעוליים זוכה להילה פחותה, למרות חשיבותו הרבה ביישום חוויית לקוח איכותית והשפעתו על היעילות הארגונית והפיכת הארגון לארגון אינטליגנטי ואוטומטי.

במאמר זה נתמקד במהפכה הטכנולוגית של אוטומציה על ידי תהליכים רובוטיים (RPA – Robotic Process Automation). טכנולוגיה חדשה זו מאפשרת לארגונים במגזרים רבים לעשות יותר עם פחות. היא מאפשרת לארגונים להפוך חלק מהתהליכים התפעוליים לתהליכים אוטומטיים, המבוצעים על ידי תוכנה חכמה, ולצמצם את העלויות הכרוכות בביצוע התהליכים תוך שיפור איכות התהליכים וצמצום הזמן הדרוש לביצועם.

תוכנה המחקה פעולות אנושיות במערכות דיגיטליות

הגדרה – תוכנת RPA היא תוכנה המחקה (mimic) פעולות אנושיות במערכות דיגיטליות, לאופטימיזציה ואוטומציה של תהליכים תפעוליים, תוך ביטול הצורך לבצע משימות החוזרות על עצמן. התוכנה מבצעת משימות של הזנת/שליפת/עריכת/שמירת/עדכון נתונים במערכות הדיגיטליות תוך מעבר בין יישומים שונים בסדר נתון (Workflow), העברת נתונים בין היישומים, הפקת דוחות, תגובה לאירועים וכד'. התוכנה גמישה ומתאימה לארגונים שונים, חברות קטנות וחברות גדולות ומורכבות.

קיימים שני סוגי תוכנות בשוק:

בוטים ברי תכנות (Programmable Bots) – בוטים המסוגלים לבצע אוסף של הוראות או חוקים. ניתן להגדיר את הכללים שעליו לבצע. מחייב מיפוי התהליך והגדרת הכללים באמצעות ממשק שהתוכנה מספקת.

בוטים אינטליגנטיים (Intelligent Bots) – בוטים המשתמשים בבינה מלאכותית ומסוגלים לנתח נתונים וללמוד כיצד העובדים מבצעים את התהליך. הבוט עוקב אחר הפעולות שהעובד מבצע ולאחר שהוא צבר מספיק נתונים, הוא מסוגל לבצע את התהליך בעצמו. בוטים כאלנה מתאימים לביצוע תהליכים בהם נדרש לטפל בנתונים לא מובנים (Unstructured Data), תהליכים בהם הפרמטרים של התהליך משתנים באופן תדיר.

רו"ח ירון פלד, שותף ומנהל קבוצת הייעוץ של פירמת ראיית החשבון BDO זיו האפט. צילום: ניב קנטור

יתרונות:

• מניעת טעויות ושיפור העקביות בביצוע הפעולות
• ניתוב העובדים למשימות בעלות ערך רב יותר
• שיפור בשביעות הרצון של עובדים (פחות פעולות שחוזרות על עצמן)
• ביצוע הפעולות בקבועי זמן ברורים וברי חיזוי
• נתיבי בקרה על הפעולות שבוצעו
• זיהוי מצבי קיצון וגילוי חריגים

דוגמאות:

• משאבי אנוש – הזנת טפסים עבור עובד חדש, שינויים בתנאי העסקה של עובד, הזנת טפסים עם סיום העסקת עובד וכדומה.
• יישומים פיננסים – הזנת נתונים ספקים או לקוחות, שיוך תקבולים לחשבונות, ביצוע התאמות, בקרה פיננסית, תהליך הקצאת הון וכדומה.
• מערכות המידע – הקמת משתמש חדש במערכות המידע, מעקב אחר מלאי ציודים לעובד וכדומה.
• חברת ביטוח – פתיחת פוליסות וניהול הניירת הכרוכה בכך, תהליכי גביה מבעלי פוליסות, טיפול בתביעות, תשלום תביעות וכד'.

תהליך היישום של RPA: מומלץ להתחיל בבוט אחד למשימה מוגדרת ולאחר צבירת ניסיון מסוים להתרחב לבוטים נוספים ולתהליכים מורכבים יותר.

העלות ליישום RPA: העלות תלויה במספר גורמים: מורכבות התהליכים, מספר הבוטים ליישום, זמן הפיתוח והיישום, היקף השינויים וכד'. ספקי ה RPA מספקים מספר בוטים מוגדרים מראש (Pre-Built) ומיושמים ללא פיתוח נוסף. התועלות ה RPA יכולות להיות רבות עם השקעה כספית נמוכה יחסית.

צעדים לבחינת יישום RPA בארגונכם: זיהוי התהליכים הידניים הדורשים מאמץ גדול, זיהוי צווארי בקבוק בתהליכים ידניים עיקריים. מומלץ לבצע פיילוט שמטרתו הצפת הערך ליישום בוטים. התהליכים הראשונים ליישום הם אלה שחוזרים על עצמם מספר רב של פעמים, קלים להגדרה ופשוטים.

לסיכום, טכנולוגיית ה-RPA מהווה מרכיב חשוב בטרנספורמציה הדיגיטלית ופתרון אפקטיבי וזול יחסית לייעול תהליכים. להבדיל ממרכיבים אחרים בטרנספורמציה הדיגיטלית, קל יחסית להציג ROI מיישום פתרונות אלה.

כנס IT TOP STARS שיערך ב- 3 ליוני  יעסוק בארגון האוטומטי ויציג מתודולוגיות, כלים וניסיון מיישום אוטומציה בארגונים. לפרטים והרשמה לחצו כאן 

הכותבים הם ירון פלד, שותף ומנהל BDO Consulting  ורז הייפרמן מ-BDO Digital.