כיצד לשרוד בניהול פרויקטים את משולש הקסם – ספק, מנמ"ר, לקוח?

פורום המנמ"רים והמנכ"לים C3 של אנשים ומחשבים עסק במפגשו האחרון במשולש הקסם ביחסי הספקים, ה-IT והלקוחות.

יואב צור, יועץ אסטרטגי בכיר לפיתוח עסקי, אמר כי "התרבות הפרויקטילית בישראל די דומה בארגונים רבים. התפיסה היא שכל הספקים אותו דבר, הדברים מתנהלים עד שמגיע המשבר ואז מתחילים לדבר".

מטרת המפגש הייתה להציג כלים ותסריטים שימנעו את המשבר הבא ויאפשרו לכל הצדדים – הספקים, אנשי המחשוב בארגונים והלקוחות – לסיים את הפרויקטים בשלום. צור תיאר את מפת האינטרסים שקיימת בין שלושת מרכיבי משולש הקסם ועמד על ניגודי האינטרסים ביניהם. "הספק רוצה לא לחרוג מהתכולה הרצויה, חשוב לו לעמוד בלוח הזמנים, הוא אדיש לתקציב הלקוח, הרווח שלו מפרויקטים שבהם המחיר קבוע הוא מוגדר ומובטח", אמר. "האינטרס של המנמ"ר הוא עמידה במסגרת התקציב ובלוח הזמנים. הוא אדיש לרווח הספק. באשר ללקוח, גם לו חשובה העמידה בלוח הזמנים. לכולם חשובים ההצלחה והמוניטין".

בהמשך הרצאתו העלה צור מספר הצעות לגישור בין הצדדים. "ראשית, יש לשנות את התפיסה עוד בחוזה", ציין. "צריך שיהיו מחיר קבוע ותשלום לפי אבני דרך, על בסיס ההנחה שהעבודה משיגה את הכסף, להקפיד על קנסות ופיגורים תוך קביעת מדיניות ברורה ו-'לגלגל' את מרב הסיכונים לצד השני". בנוסף, הוא המליץ על "שילוב מנגנונים משתפים ובוני אמון, על בסיס תפיסת האג'ייל. כמו כן, חשוב מאוד לתת לספק משובים, לתת לו תחושה של אופק לגבי הפרויקט הבא – דבר שידרבן אותו להתאמץ יותר בפרויקט הנוכחי, גם אם לא הרוויח עליו כמו שחשב".
הוא סיים באמרו כי "לכל ארגון ופרויקט יש לבנות מודל ספציפי של חלוקת סיכונים מאוזנת ואינטרס משותף לכל השחקנים, ותמיד בהתחשב בתרבות הארגונית ובלקוח".

יישום המטרות והאסטרטגיה באגף מערכות המידע של קוקה קולה

במפגש השתתפה גם עדית שרויטמן, מנמ"רית החברה המרכזית למשקאות קלים, המייצגת בישראל, בין היתר, את קוקה קולה. היא הציגה את מטרת אגף מערכות המידע, שהיא עומדת בראשו: "לשרת תועלות עסקיות וארגוניות של חברות הקבוצה והעובדים, באמצעות ייזום, הקמה והטמעה של פתרונות מחשוב מתקדמים ואינטגרטיביים".

בהמשך פירטה שרויטמן כיצד היא מיישמת את אסטרטגיית האגף: "מתן פתרונות מחשוב מערכתיים אפקטיביים למכלול הדרישות העסקיות, ייעול תהליכים עסקיים ושמירה על זמינות ושרידות המערכות". "היישום נעשה על ידי הבנת המגמות בשוק, והכרת הסביבה התחרותית והאתגרים העסקיים של הארגון", אמרה. "זאת, בנוסף להכרת תשתיות טכנולוגיות ומוצרים חדשים רלוונטיים, וליישום מהיר שלהם, במידת הצורך".

עדית שרויטמן, מנמ"רית החברה המרכזית למשקאות קלים. צילום: פלי הנמר

באשר למערכת היחסים עם צדדים אחרים, עמדה שרויטמן על העקרונות הבאים: "תיאום ציפיות, שקיפות, דו שיח, הקשבה ללקוח, עבודת צוות ודגש על מקצוענות". "בסופו של יום", אמרה, "האיש הכי מרכזי בכל פרויקט הוא איש ה-IT. הוא המגשר בין שלוש הצלעות של המשולש – הספק, הלקוח העסקי וארגון ה-IT. המנמ"ר מקשיב לכל הצדדים, מוביל אותם לפתרונות יצירתיים ומלווה את כל התהליך – משלב המשא ומתן ועד לסיום".

"האג'ייל מתחיל בערך הלקוח"

דובר נוסף במפגש היה שי ורדי, מנמ"ר ישראכרט. לדבריו, אחד הפתרונות שנוהגים להציע כשזה נוגע למערכת היחסים במשולש הספק-מנמ"ר-לקוח הוא אימוץ שיטות אג'יליות. "בעיניי, האג'ייל מתחיל בערך הלקוח", אמר. "המנמ"רים צריכים לבדוק בכל פרויקט מהו הערך ללקוח, ולא משנה מה גודל הארגון. יש שיטות שמסבירות איך מודדים ערך לקוח. יש לוודא שהלקוח העסקי יהיה מרוצה ולא צריכים להגיד 'לא' אוטומטית".

"מותר להבין שטעינו במהלך הפרויקט, שהוא לא הולך לכיוון שרצינו", פנה ורדי למשתתפים. "אולם, צריך לזהות את זה כמה שיותר מהר, ואף פעם לא לשכוח שלא אנחנו, המנמ"רים, במרכז אלא הלקוח".

שי ורדי, מנמ"ר ישראכרט. צילום: פלי הנמר

בהמשך תיאר ורדי כיצד מנהלים פרויקטים בארגונו על בסיס התפיסה האג'ילית: "אנחנו מחלקים את הפרויקט לתתי פרויקטים, מקימים צוותים שכולם יושבים ביחד וכדי שזה יקרה, מתכננים היכן עושים זאת, כדי לעבוד ביחד ובשקט. אנחנו מקיימים בכל יום מפגשי אג'ייל ופעם בשבועיים – מפגש כללי במשך כשעתיים. במפגש זה אנחנו עושים תחקור מלא לגבי מה שהיה עד כה בפרויקט, מספרים מה הולך לקרות ומשתדלים להגיע כמה שיותר קרוב למה שהלקוח רוצה. יש חובה שתהיינה מחויבות מנכ"ל, הקפדה על ניהול סיכונים וידיעה איך להתמודד עם התנגדויות, שתמיד קיימות".

במפגש השתתפו גם רומן קלנדרויוב, מנהל ההנדסה של סיסקו ישראל, ורן טימור, סמנכ"ל השיווק של סטורנט. דיווח על הרצאותיהם – בהמשך.