אתגרי השירות של ההדפסה והפלט הארגוניים, וניהולם כתשתית מערכות מידע

כתב: אלון כהן, מנכ"ל פרינטר סנטר.

ארגונים רצים קדימה והמנמ"רים נעזרים בתשתיות טכלוגיות רבות על מנת לאפשר לארגוניvם להגיע להישגים – לרבות בתחום ההדפסה והפלט.

תשתית ההדפסה והפלט הארגונית נמצאת תחת אחריות המנמ"ר, משום שהיא נשענת על שרתי הדפסה, קווי התקשורת ואבטחת המידע של הארגון. האם היא גם מנוהלת, מנוטרת ונשלטת ככל שאר התשתיות של הארגון? כנראה שלא. אז מהם אתגרי המנמ"רים בנושא?

אתגרים הקשורים לרמת שירות SLA

החלפת מתכלים במדפסות – ארגונים מבזבזים זמן יקר בהחלפת טונרים במדפסות, חיפוש הטונר המתאים, הזמנתו וההמתנה להגעתו. נשאלת השאלה: מדוע אנשי הארגון צריכים בכלל להתעסק בהחלפה של מתכלים במדפסות?

פתיחה של קריאת שירות לתקלה, מעקב אחרי סגירתה והסגירה עצמה הם תהליך מיותר נוסף שמטריד את אנשי הארגון וגורם לזמן השבתה ארוך של השירות.

בנוגע לתחזוקה מונעת, יש לשאול: האם היא מבוצעת בהתאם לספר היצרן, או שמגיעים לתקן רק כשמתקלקל?

ויש גם את האתגרים של אנשי התמיכה, שצריכים להתקין דרייברים ולפתור תלונות כמו "המדפסת לא מדפיסה לי" או "הדיו התייבש".

אתגרים הקשורים לשליטה ובקרה

על ארגונים לשאול את עצמם בהקשר זה: האם הם יודעים מה מדפיסים אצלם וכמה? מי מבזבז כסף לארגון? מי מדפיס הדפסות אישיות? האם קיימת אופטימיזציה של משאבי ההדפסה ובכל מחלקה יש את הציוד המתאים לכמות המודפסת? והאם יש מדיניות של הרשאות להדפסה או שכל אחד יכול להדפיס מה שבא לו מתי שבא לו – ועוד בצבע?

אתגרים תפעוליים

ארגונים מנהלים מחסן של מתכלים למדפסות, טונרים, תנורים, מיכלי עודפים, תהליכי רכש, והליכי הזמנה ולוגיסטיקה פנימיים. האם הגיוני שארגון ינהל מחסן של מתכלים מסוגים שונים עבור המדפסות? יפתח מק"טים חדשות לבקרים למתכלים חדשים? ובכלל, ינהל רכש ולוגיסטיקה שלמה על שירות שהוא אמור לקבל?

האתגרים לעבודה בסביבה ירוקה ובריאה

מדפסות מזהמות את הסביבה בהליך ההדפסה. חימום הטונר בהליך הצמדתו לנייר פולט לאוויר חלקיקים רעילים, המזיקים לבריאותנו ומזרזים תחלואה שקשורה לנשימה. שתמשים בארגונים עדיין רואים במדפסת האישית "סמל סטטוס" ואינם ממהרים לוותר עליה, קל וחומר מנהלים ומשתמשים שמדפיסים חומר "מסווג" ו-"סודי". האתגר של המנמ"ר הוא לצמצם את מצאי המדפסות האישיות, להוציאן מחדרי העובדים וליצור סביבה בריאה וירוקה לארגון.

אתגרים הקשורים להתייעלות ולשיפור

הרעיון של "משרד ללא נייר" מלווה אותנו כבר יותר מעשור. בד בבד עם ההתפתחויות הטכנולוגיות בדמות מסמכים, חתימות וסריקות בצורה אלקטרונית, עלו רמות התכנים, הנגישות שלהם והצורך בהדפסות שלא היו בעבר. על כל מנמ"ר לשאול את עצמו: האם אני מצמצם הדפסות? חוסך באמת בעלויות ההדפסה? האם אני מאפשר למשתמשים הליכי סריקה חכמים ומהירים, על מנת לחסוך בהדפסות?

צורך נוסף, שהולך ועולה, הוא הניידות. הסמארטפונים מאפשרים לנו לנהל תהליכים עסקיים גם כשאנחנו לא במשרד. האם מערך ההדפסה שלנו נותן מענה להדפסה מכל מקום?

גיבוי ושרידות – הדאגה הכי גדולה אולי של אנשי טכנולוגיות המידע היא תשתית שנפלה, איבוד מידע והשבתה של תהליכים. האם תשתית ההדפסה שלכם מגובה? מה קורה כששרת ההדפסה נופל וצריך להדפיס בזמן אמת מסמך חשוב שכל הדרקטוריון מחכה לחתום עליו?

אתגרים הקשורים לאבטחת מידע

הארגון מקיף את עצמו בפיירוולים, תוכנות להצפנה, סיסמאות ואף שומרים פיזיים על מנת להגן על המידע. הפרדוקס הגדול הוא שבסופו של יום מדפיסים את כל המידע החסוי של הארגון, שכה שמרו עליו, על נייר. על הארגון לשאול את השאלות: כשהמידע הזה נפלט למגש היציאה של המדפסת, מי שומר עליו? מי מוודא שלא יגיע לידיים לא מורשות?

מה עושים על מנת לא לאבד את הראש?

פתרון iSERVICE של פרינטר סנטר מאפשר ניטור מרחוק של כלל המדפסות בארגון על ידי ספק המדפסות בזמן אמת.

מדובר בשירות באמצעות מוקד המנטר את צי המדפסות המחוברות אליו. המוקד מקבל התראות על תקלות ומטפל בהן מרחוק או על ידי שליחת טכנאי לבית הלקוח, במסגרת SLA.

הוא עוקב אונליין אחר מצב המתכלים במדפסות, מבצע החלפה יזומה בבית הלקוח של הטונר שעומד להיגמר בטונר חדש ואף מפנה את זה הישן למחזור. כמו כן, הוא פועל לתחזוקה סדירה, על פי הוראות היצרן.

בכך נותנת פרינטר סנטר מענה לאתגרים שהצגתי כאן: הפתרון חוסך במשאבי הארגון, מייתר את הצורך בניהול של מחסן מתכלים ובהליכי רכש ולוגיסטיקה, ואנשי התמיכה פנויים למשימות ליבה ולא מתעסקים עם המדפסות, קריאות שירות והמתנה לספקי שירות.

פתרון Access control

פתרון Access control להטמעה של קונספט מרכזי הדפסה חכמים מבית פרינטר סנטר, המאופיין בהזדהות מאובטחת והגבלת גישה להתקנים בארגון, נותן מענה לאתגרי אבטחת המידע. כל גישה לאמצעי הפלט בארגון מתבצעת רק על ידי מורשים, המזדהים באמצעות קוד אישי או תג עובד.

איסוף עבודות ההדפסה מתבצע מכל מדפסת ברשת הארגון ואף ניתן להדפיס ממכשירים ניידים, כך שיש בפתרון מענה מיטבי גם לאתגר הניידות.

הפתרון מאפשר להפיק דו"חות הדפסה מפורטים הן לגבי התנהגות המשתמשים והן לגבי אמצעי ההדפסה, וכן מאפשר ניהול שליטה ואופטימיזציה של משאבי ההדפסה בארגון.

קביעת חוקי הדפסה חכמים מאפשרים לשלוט בעלויות ההדפסה של הארגון כולו. קחו, למשל, חוק הדפסה פשוט וטרויויאלי כמו כפיית הדפסה דו צדדית לכלל הארגון וכבר חסכתם מחצית מדפי הנייר שאתם מדפיסים כיום. בכך אתם תורמים גם לסביבה ירוקה.

חסלו את המדפסות האישיות וחנכו את המשתמשים להדפיס בבטחה במרכז ההדפסה המאובטח. הם ידפיסו רק את מה שהם צריכים, עבודות שהתיישנו יימחקו והארגון יחסוך.

לסיכום, תמשיכו לרוץ קדימה. אנחנו, הספק שלכם, נדאג לשקט הנדרש בשירותי ההדפסה והפלט הארגוניים.