"זה בסדר להחליף מערכת אחזקה ברזל מול ברזל"

"אחד הדברים שמגלים בפרויקט כמו שעברנו ואנחנו עדיין עוברים, עבור גוף האחזקה שלנו הוא שזה בסדר להחליף מערכת אחזקה ברזל מול ברזל, אבל מהר מאוד מתברר שזה יותר מכך וזה בדיוק כמו בשיפוץ בית, כשרוצים לבנות אותו מחדש. אנחנו לא נותנים את המפתחות לאדריכל ואומרים לו תעשה מה שאתה רוצה, אנחנו אלו שבאים אליו ואומרים לו אנחנו רוצים אמנם להחליף, אבל יש כמה דברים שדווקא בסדר לנו בבית וחשוב לנו שתשמור על זה ועל זה, אבל מצד שני זו בדיוק ההזדמנות שלנו גם להיפטר מדברים שלא טובים לנו אז תוציא את זה וזה, ויש גם כמה חלקים חסרים שצריך להוסיף, אבל הכי חשוב הוא לדייק. בחטיבת מערכות המידע גילינו מהר מאוד בהתאם שהחלפת מערכות הניהול של האחזקה הפכה ליותר מאשר רק החלפה: זהו מהלך של שיפור ושיקום של כל המערכת", כך סיפרה שני א., מנהלת פרויקט שיפור ומחשוב תהליכי אחזקה ברפאל, בכנס GIV Solutions + Infor EAM = Nut Crackers שנערך השבוע בתל אביב.

אלימלך הרצתה בפני מאות הנוכחים, שבאו לחגוג עם GIV בכנס גם עשור לשיתוף הפעולה שלה עם אינפור – והופק בידי אנשים ומחשבים במלון שרתון בתל אביב – והעבירה כמה מהתובנות שלמדו באחת מחברות הדגל של ישראל בהכנות, בדרך ובמהלך פרויקט מחשוב רחב היקף של חטיבת האחזקה בחברה.

"כפי שכבר ניתן להבין, מהתחלה היה ברור לנו שהמטרה שלנו היא לשפר את המערכת ולא להמציא אותה מחדש כי אי אפשר, וגם לא רצינו, לגרום בטעות לבעיות תפקוד המערכת במהלך הפרויקט. מה שחיפשנו הוא תהליך עם שקיפות מידע, עם זמינות ויעלות משופרים. היה חשוב לנו ליצור מערכת הוליסטית לטובת המשתמשים במערכת האחזקה, להוסיף מערכות מובייל כדי שניתן יהיה לחתוך את הכבלים למשרד כי הרי רוב העבודה גם כך נעשית בחוץ, וגם להוסיף ממשקים למערכות אחרות – זה היה אחד האתגרים הגדולים שהיו בפנינו, וזה לחבר את המערכת החדשה והמשופרת, בסופו של דבר, למערכות הקיימות כבר ברפאל", היא סיפרה.

השלב הראשון בתהליך אמרה, היה כמובן למצוא את הפתרון המתאים ואת המיישמים שיפעלו להקמת המערכת החדשה יחד אם אנשי מערכות המידע של רפאל. "וברפאל כמו ברפאל, ערכנו כמובן בחינת חלופות רחבה מאוד. בדקנו בחברות דומות בשוק כדי ללמוד ולהבין במה משתמשים ואיך, וזאת כשברור לנו שאנחנו לא רוצים משהו מותאם, אלא מערכת מהמדף שיבוצעו בה התאמות לפי הצרכים שלנו. לפי סקר השוק בחנו את כל המערכות שמדברות אחזקה בעולם, מי נותן את הערך הכי גדול, ובשיקולים של עלות מול תועלת בחרנו ב-Infor EAM כי זיהינו בה סמן ימני לכל מה שקשור למערכות אחזקה. לגבי היישום הבחירה ב-GIV הייתה טבעית, לא רק בגלל שהיא זאת שמיישמת את EAM, אלא גם בגלל שחיפשנו ומצאנו בה שותף שיוסיף לנו את הערך לו אנו זקוקים", היא אמרה.

לא להשאיר אף פינה ללא טיפול

אלימלך תיארה את התהליך כהפיכת אבנים, כהחלטה ברורה לא להשאיר אף פינה ללא טיפול, ולעשות זאת באופן אינטנסיבי. "וכשהופכים אבנים יכולים לגלות כמה דברים, מאדמה צחיחה שדורשת טיפול מלא, דרך אדמה מניבה וצומחת שהפירות ממנה ראויים ועד אבנים אחרות שגם אותן צריך להרים כדי לגלות מה יש מלמטה. אבל עם אותן אבנים אפשר בסופו של דבר גם לבנות מבנים חזקים ועמידים ובהחזרה לקרקע, בהיבט שלנו זה אומר שבסופו של דבר המשתמש במרכז זה בכלל לא צריך לעניין אותו: הוא לא צריך לדעת מה עשינו ולא שהוא עובר ממשקים ומערכות, הוא רק צריך שישקפו את המידע עבורו כדי שיוכל לבצע את העבודה שלו", היא סיפרה כמה מהתובנות שלה.

בנוסף אלימלך הדגישה את הצורך בשמירה על האיזון לכל אורך ביצוע הפרויקט. "זה רלבנטי לכל פרויקט, בוודאי עבור פרויקט IT תהליכי ארוך ומורכב: צריך לשמור על איזון בין לוח הזמנים, לבין האיכות ולבין העלויות. זה לא פשוט בכלל, וכולם כמעט מכירים זאת. לאורך כל הפרויקט עשינו זום פנימה והחוצה כדי לבדוק אם צריך לחתוך, להוסיף, לתקן ולרוץ, באופן שמצריך סבלנות מכל הצדדים בפרויקט", אמרה.

היא התייחסה גם לתהליכי העבודה, עם בחירה בדרך האג'ילית, ולסיום גם להון האנושי. "היו פגישות וימים מרוכזים ואינטנסיביים, בצורת עבודה שאפשרה לנו אספקת פתרונות מהירה מאוד וגם הגדילה את המעורבות של האנשים שגם יכלו לקדם את הפרויקט לאחר מכן בשטח. כמו כן היה חשוב היה לנו להגדיר וקטורים מקבילים כדי ליישם כמה שיותר דברים בו זמנית במהירות. כמו כן בחרנו מה יעלה קודם לאוויר בהתאם לניהול סיכונים מאוד מדויק. אבל הכי חשוב הוא הדגש על ההון האנושי, מתוך רפאל ומ-GIV. החיבור של כולם לתוך הפרויקט היה אחד הדברים הבסיסיים, עם אמונה שלא צריך לפחד לקפוץ למים ושזה גורם להתקדם מהר יותר – ואת זה מצאנו ב-GIV כמו גם את היכולת שלהם להוסיף ערך. השותפות פה היא זה שעזרה לזה לקרות ועדיין עוזרת לזה לקרות", סיכמה אלימלך.