הפרויקט ששינה את מפת הרישוי בישראל

בחודש יולי בשנה שעברה סיים משרד התחבורה בהצלחה את פרויקט הסבת כל מערכות הליבה שלו, לקראת המעבר לרישוי כלי הרכב בישראל משבע ספרות לשמונה ספרות. זהו אחד מפרויקטי הליבה המורכבים ביותר שנעשו במגזר הציבורי בשנים האחרונות, מאחר ומעבר להיבט הטכנולוגי הלא-פשוט, הוא חולל סוג של מהפכה בצורת רישוי כלי הרכב בישראל.

למעשה החל מהקיץ האחרון, כל כלי הרכב שהיבואנים סימנו אותם בשנת הייצור 2018 צריכים להיות בעלי שמונה ספרות. המשמעות של החלטה זו נבעה מצורך שזוהה כבר לפני כמה שנים, לפיו במשרד התחבורה ידעו שבסוף 2017 יסתיים מלאי מספרי הרישוי בני שבע ספרות ויש צורך בשינוי.

ההחלטה הזו השפיעה על לא פחות מ-22 מגזרי משנה במשק, שמספר הרישוי של הרכב הוא קוד תפעולי המשמש לצרכים שונים: לדוגמה: משרד הרישוי, מכוני רישוי, בתי דפוס המפיקים רישיונות רכב, משטרת ישראל, כבישי אגרה, חברות הביטוח, הבנקים, דואר ישראל ושורה של משרדי ממשלה וגופים ציבוריים.

את החלק הטכנולוגי של הפרויקט הוביל אגף מערכות המידע בראשותו של המנמ"ר, צור אהרון, סמנכ"ל בכיר לתקשוב במשרד התחבורה, יחד עם צוותים של המשרד. שותף מרכזי נוסף בפרויקט שליווה אותו מתחילתו ועד סופו היא מוסט מקבוצת מלם, בראשותו של דני מרום. שותף טכנולוגי נוסף לפרויקט היה טסקום שניהלה את כל תהליך הבדיקות והתסריטים.

כאשר אהרון משחזר אחורה את תהליכי הפרויקט, בנסיון לתת לחבריו המנמ"רים טיפים מועילים, הוא שם את השותפות עם הספק ברמה גבוהה ביותר. כך גם מרום.

לדבריו, "בפרויקטים מסוג זה, אם הספק לא רואה עצמו חלק בלתי נפרד מהפרויקט, ואחראי במידה שווה להצלחות או לכשלונות, אין סיכוי שזה יצליח. כאן הכימיה והמרכיב האנושי, העבודה מול הצוותים של המשרד ושל האגף היתה קריטית ולשמחתנו היתה גם מוצלחת".

שני שלבים קריטיים

מה כלל אם כן הפרויקט? ראשית גובשה מתודלוגיה שייצרה את האסטרטגיה של ביצוע הפרוקיט בשני שלבים כדי למזער סיכונים. התאמת מערכות פנימיות של המשרד לשמונה ספרות ובניית ממשקים המאפשרים דו-קיום של רישוי שבע ספרות לצד שמונה ספרות עד לכניסתו המלא של השינוי. עם כל גורמי החוץ.

לדברי אהרון, "תהליך ההסבה של מערכות הליבה של המשרד כלל 1,200 תוכניות שונות, שהופעלו על שורה של תשתיות מחשוב כולל מיינפריים והסבת שורות קוד".

"השלב השני כאמור היה העברת ממשק העבודה עם שמונה ספרות. מרכיב מרכזי נוסף שהיה בפרוקיט זה: לוח זמנים. סוף 2017 היה המועד הסופי, ולא היה שום מצב, בכל תסריט של דחייה או מועד בית. הנתון הזה היה נכון לגבי כל מי שעבד בפרויקט ולא רק אנשי הטכנולוגיה".

סך הכל התקציב של הפרויקט היה 15 מיליון שקלים, וביחד עם הספקים הטכנולוגים, מוסט וטסקום, 25 שנות אדם. גם כאן מדגיש אהרון כי לא היתה חריגה בתקציב, וגם לא בלוח הזמנים, ומי שמכיר את סביבת הפרויקטים הממשלתית יכול להסכים לדבריו של אהרון שזה לא מובן מאליו.

"לנגד עיני כל מי שעבד בפרויקט, עמדה מטרה אחת – להביא לכך שההסבה תאפשר המשך פעילות תקינה במשק", מוסיף אהרון. "אסור לשכוח שענף הרכב מכניס לקופת המדינה בכל שנה 45 מיליארד שקלים, והקריטיות שלו היתה ברורה לכולנו".

כולם שמים את האגו בצד

"בפרויקט כזה יש מרכיב גדול מאוד של סיכונים", מסביר אהרון. "גם פה להערכתי ניהלנו את הסיכונים בצורה מושכלת. חלק מהתסריטים שהיו לנו בניהול הסיכונים התממשו, אבל מאחר ונערכנו מראש – ידענו להתמודד איתם".

"חלק חשוב לא פחות בתהליך הוא נושא הבדיקות. כאן עמדו בפני מנהלי הפרויקט מספר אתגרים: צורך בבניית בדיקות לתהליכי אצווה מורכבים שנבנו לפני שנים רבות, וצורך בבניית תהליכי בדיקה המשלבים פעילות עסקית אצל מספר גורמי חוץ. השימוש בכלי בדיקות אוטומטים הביא לקיצור משך הבדיקות ולצמצום כוח אדם, שלושה בודקים במקום שבעה לכ-1,200 תסריטי בדיקות".

"כמובן שגם בפרויקט זה היתה חשיבות רבה בשיתוף עם יתר הגורמים במשרד", אמר אהרון. "לצורך כך הוקמו ועדות היגוי, לתחומים שונים, הנהלת המשרד בראשות המנכ"לית קיבלה דיווחים שוטפים והבהירה את המחויבות שלה לפרויקט, ובעיקר התרומה העיקרית היא השת"פ האישי בין כל הגורמים, הצבת האגו בצד, ומחויבות לעמוד ביחד במשימה, תוך התנהלות מושכלת שיודעת גם להתגבר על משברים, וכאלו לא חסרים באופן טבעי.

שורה תחתונה: לדברי אהרון, "הפרויקט הזה יכול לשמש דוגמה למנמ"רים אחרים שמתמודדים עם פרויקטים מורכבים דומים לזה שהוא הוביל. ראשית יש להגדיר את תכולת הפרויקט מול הספק, לאחר שהושלם תהליך הבחירה כחוק. יש לוודא את מחויבות הספק, ברמה הכי אישית וגבוהה".

עוד ממשיך ואומר, כי "יש כאן מרכיב של ניהול סיכונים שלדעתי צלחנו אותו בצורה מיטבית. עוד שני תנאים הכרחיים בפרויקט זה הם עבודה כתף אל כתף עם כל גורמי המשרד ויצירת מחויבות אישית, כאשר כולם שמים את האגו בצד".

פרויקט ארז הוגש לתחרות מצטייני המחשוב 2018. בשנה שעברה זכה אהרון בתואר המנמ"ר המצטיין, על פי המלצה בראשותו של פרופ' גדי אריאב מאונ' תל אביב.